Come impostare una lettera di reclamo

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Quando sottoscrivi un contratto con un gestore telefonico o elettrico, con una compagnia assicurativa o con un qualsiasi ente pubblico o privato, hai il diritto di ricevere i servizi per i quali hai pagato. Qualora ciò non accadesse, puoi inoltrare una lettera di reclamo che abbia come oggetto la segnalazione di un disservizio da parte dell’azienda. In questo articolo ti illustreremo come scriverla ed impostarla, affinché risulti efficace e corretta.

Lettera di reclamo per disservizio: cosa scrivere

Innanzitutto è bene ricordarti che la lettera di reclamo è una lettera formale che ha lo scopo di informare in maniera corretta il destinatario del problema riscontrato o del disservizio subito per cause non imputabili alla tua persona. Ciò al fine di mettere nelle condizioni chi la riceve di risolvere o quantomeno tentare di risolvere il problema.

Nella lettera di reclamo è assolutamente sconsigliato lasciarsi andare a minacce o commenti inopportuni, senz’altro dettati dalla rabbia e dalla delusione del momento.

Anche i riferimenti a successivi procedimenti sono sconsigliati, poiché si suppone che se stai ricorrendo ad una lettera per segnalare un disagio, tu sia indirizzato ad una mediazione con il destinatario, escludendo almeno per il momento il ricorso alle vie legali.

Ciò che devi assolutamente includere nella lettera di reclamo sono i tuoi dati personali e quelli relativi al tuo contratto. Se, per esempio, devi scrivere una lettera di reclamo Sky, dovrai ricordarti di inserire il tuo codice cliente e il numero della tua tessera, mentre se devi inviare una lettera di reclamo alla compagnia assicurativa sarà essenziale riportare il numero della polizza e la targa dell’automobile. Qualora, invece, dovessi inviare una comunicazione di reclamo ad una compagnia telefonica come Tre, Fastweb o Vodafone è opportuno specificare, oltre al tuo numero di telefono, anche il tipo di offerta o tariffa attivata.

Tutt’altro tipo di informazioni sono richieste, ad esempio, nella lettera di reclamo Enel, che deve indicare il numero cliente (solitamente riportato in alto a destra sulla bolletta) o nella lettera di reclamo banca, che deve obbligatoriamente contenere il numero del tuo conto corrente e la filiale presso la quale hai aperto il conto.

Invece nel caso in cui il motivo del reclamo riguardasse una spedizione danneggiata o un pacco arrivato in ritardo o ancora disservizi postali di diversa natura, ricorda di inserire il codice dell’ordine, di modo che il pacco venga identificato immediatamente.

Non tutte le aziende predispongono sul proprio sito ufficiale una sezione dedicata alla modulistica, nella quale i consumatori possono trovare modelli già impostati circa le richieste, le comunicazioni e i reclami che è possibile inviare tramite raccomandata. La soluzione in questi casi è possibile trovarla su Moduli.it, che offre un’ampia scelta di lettere di reclamo: scegli il documento che fa al caso tuo, scaricarlo gratuitamente e leggi le indicazioni contenute nel blog per eseguire la procedura richiesta in maniera ottimale.

Lettera di reclamo: come scrivere

Come deve essere scritta una lettera di reclamo? Sicuramente in modo chiaro, conciso e formale. Deve poi rispettare un’impostazione ben precisa, tipica delle lettere formali. È possibile redigere una lettera di reclamo anche su carta semplice, l’importante è includere tutti gli elementi necessari affinché risulti completa e valida al suo scopo.

Il primo componente di una lettera di reclamo è il destinatario, che deve essere riportato in alto a destra, cui segue l’oggetto del reclamo, che precede il testo, posizionandosi in alto a sinistra. In seguito devi inserire i tuoi dati personali: nome e cognome, indirizzo e codice fiscale. Successivamente occorre descrivere, in poche righe, le motivazioni del reclamo e il tipo di disservizio riscontrato.

Per permettere al destinatario di contattarti e comunicare in maniera celere, è bene inserire anche il tuo numero di telefono cellulare (eventualmente fax) e il tuo indirizzo e-mail. Dopo il corpo del testo, la lettera di reclamo, come qualsiasi altro tipo di lettera, deve essere firmata dal mittente ed accompagnata da una copia di tutti i documenti che possano in qualche modo avvalorare la tua tesi e descrivere il problema riscontrato e il danno subito. Inserire delle prove ti aiuterà ad abbreviare le tempistiche del reclamo ed ottenere una risposta risolutiva dal tuo destinatario.

Se non vuoi rischiare di omettere informazioni importanti circa la segnalazione da inviare per posta, puoi affidarti ai fac simile disponibili su questo portale. Non ti serve altro che una connessione ad internet ed una stampante; una volta ottenuto il modello di reclamo in formato cartaceo, potrai compilarlo e firmarlo, per poi inviarlo per posta, mediante raccomandata con avviso di ricevimento.

Su Moduli.it trovi i modelli preimpostati per redigere lettere di reclamo e comunicazioni di ogni tipo: dalle segnalazioni all’Agenzia delle Entrate ai reclami per disservizi relativi ai mezzi di trasporto come autobus, treni e aerei; dalle comunicazioni alle officine meccaniche che non hanno svolto in maniera idonea il lavoro richiesto, alla segnalazione di un comportamento scorretto da parte di un tassista e molto altro ancora.

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