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Come scrivere il verbale di una riunione

Se siete coinvolti in un progetto o in un qualsiasi gruppo di lavoro, fate parte di una associazione o di un consiglio di amministrazione di una società, potreste trovarvi nella situazione di dover scrivere il verbale di una riunione. Si tratta sostanzialmente di riportare fedelmente quanto si è discusso nel corso della riunione e le decisioni che eventualmente sono state assunte.  Grazie al verbale si evidenziano le osservazioni di tutti, si rimarcano le decisioni assunte così come i compiti assegnati, così da evitare le incomprensioni, i ritardi e il mancato rispeto delle scadenze. Un documento, dunque, che ha una grossa rilevanza strategica.

Nella stesura di un verbale occorre essere sintetici, essenziali ed esaustivi, cercando di rappresentare gli interventi, le osservazioni o le decisioni assunte in maniera oggettiva, senza interpretazioni personali, ambigue o fuorvianti. Il tempo dei verbi utilizzato è il presente.

Ma vediamo quali possono essere i contenuti di una ipotetica scaletta:
1. dove e quando si è svolge la riunione, i partecipanti, gli assenti, il nome di chi presiede e quello del segretario verbalizzante;
2. le questioni o i problemi ancora irrisolti;
3. i (nuovi) argomenti posti in discussione all'ordine del giorno;
4. gli interventi più significativi rappresentati in ordine temporale;
5. i suggerimenti, le proposte, le conclusioni e le decisioni assunte;
6. i compiti assegnati ad ognuno con indicazione delle rispettive scadenze;
7. gli argomenti da trattare nella prossima riunione.

Vi proponiamo un paio di schemi da cui potete trarre spunti e suggerimenti utili per la stesura del vostro futuro verbale: fac simile (a), fac simile (b).

Questo invece un fac simile di verbale di assemblea condominiale.

Se il verbale viene trasmesso via posta elettronica ai partecipanti alla riunione, ai fini della sua approvazione potreste aggiungere una frase al testo dell’email del tipo “Il verbale si ritiene approvato dai destinatari della presente email qualora non pervenga esplicita indicazione contraria nei prossimi …. giorni".

Pubblicato il 18/07/2011    6 Commenti
Tags: verbale assemblea verbale riunione
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29598 - Redazione
04/04/2014 18:27
Giacomo, non esiste un numero minimo o massimo di verbali da predisporre nel corso dell'anno, dipende in altri termini dagli argomenti che vengono posti in discussione e, dunque, dalle volte che il consiglio si riunisce per discuterli.

29591 - Gristina Giacomo
04/04/2014 14:58
I verbali del consiglio direttivo in un anno quanti sono?

24458 - maria
11/06/2013 12:48
Mi occorre un verbale per una società che è in liquidazione e ora vuole ritornare operativa. grazie

17041 - vincenzo zingale
13/05/2012 16:23
ringrazio chie ha fornito il portale dei moduli che facilitano la scrittura semplificata di un verbale di qualsiasi natura. Vincenzo

17029 - Redazione
11/05/2012 18:08
Può tranquillamente utilizzarli Roberta secondo le sue personali necessità e in maniera completamente gratuita. Ciò che non può fare è riprodurli (ad s. su altri siti web) o distribuirli senza il nostro preventivo consenso.

17025 - roberta sartori
11/05/2012 15:56
mi interessano tutti fac simile