Ufficio coworking: caratteristiche, costi e vantaggi

Lo spazio coworking sta designando la nuova forma di ufficio del futuro. Al contrario di chi sosteneva potesse essere un’innovazione passeggera, una moda temporanea, una tendenza-meteora, l’idea di ufficio condiviso sembra proprio la risposta ideale alle esigenze di quanti oggi sono alla ricerca di una postazione di lavoro.

Ufficio coworking cos’è

Lo spazio coworking è una nuova forma di condivisione dell’ufficio di lavoro che consente a startupper, freelance, lavoratori autonomi e professionisti di utilizzare uno spazio comune a costi contenuti, favorendo nel contempo la socialità e lo scambio di esperienze.

A dire il vero la condivisione dell’ufficio è una soluzione utilizzata da tempo tra i professionisti (avvocati, architetti, ecc.) e per certi versi si può dire che il Coworking abbia rilanciato un po’ questa idea.

Tuttavia lo spazio coworking presenta una maggiore flessibilità, consentendo di poter disporre di un ufficio per periodi anche brevissimi - addirittura di un’ora – così come di utilizzare solo alcuni dei suoi servizi (sala riunioni, sala corsi o sala esposizioni), ottimizzando al massimo la spesa.

Inoltre il coworking accresce enormemente la possibilità di lavorare a contatto con altri imprenditori o professionisti, stabilire con loro relazioni e collaborazioni e in definitiva creare nuove opportunità di lavoro.

Chi ha interesse a fruire dello spazio coworking

All’interno di un open space possono lavorare svariate tipologie di persone, come ad esempio

• freelance e telelavoratori
• giovani che si affacciamo al mondo del lavoro e che non vogliono sobbarcarsi le spese che un singolo ufficio comporta
• professionisti che viaggiando molto hanno bisogno di postazioni di lavoro appositamente attrezzate
• piccoli imprenditori che hanno la necessità di fare delle riunioni ma che non dispongono degli spazi necessari
• professionisti che non hanno bisogno di un ufficio tutti i giorni o che pur lavorando da casa vogliono accogliere i clienti in spazi più formali.

Insomma all’interno di un Coworking, indipendentemente dagli spazi e dai servizi che offre, c’è posto per tutti.

Come funziona l'ufficio condiviso

Il Coworking si caratterizza per essere un grande ambiente dotato di varie postazioni di lavoro. Ogni postazione dispone di una scrivania e di una serie di attrezzature e servizi: lampada, fotocopiatrice, stampante, fax, linea adsl, ecc. Sono inclusi, inoltre, i servizi di illuminazione, riscaldamento e pulizie periodiche.

A questi servizi basilari generalmente se ne affiancano altri, come:

• l’area riunioni dedicata a meeting, incontri e scambi;
• la sala corsi disponibile per organizzare workshop, seminari, incontri ed eventi;
• lo spazio dedicato a mostre ed esposizioni.

E’ possibile che i Coworking dispongono anche di una zona relax comune, provvista di un bar o di macchinette erogatrici di bevande e piccoli snack.

Alcuni di essi sono dotati prefino di uno spazio di babysitting e playground per bambini fino a tre anni, seguiti da un team preparato. Si tratta di una soluzione particolarmente apprezzata dai lavoratori dal momento che consente di conciliare efficacemente lavoro e famiglia.

Le società di coworking aderiscono in gran parte alla rete “Cowo” condividendone delle regole fondamentali come il rispetto della privacy, il tetto massimo dei prezzi e le norme di sicurezza.

Quando nasce il coworking

Le prime forme di Coworking nascono negli Stati Uniti d’America negli anni conclusivi del secolo scorso. In breve tempo si fecero strada anche tra le grandi città dell’Europa del Nord e in dieci anni hanno raggiunto moltissime città in tutti i continenti. In Italia i primi esperimenti di Coworking risalgono al 2008, anno in cui i primi uffici condivisi aprirono i loro battenti a Milano e a Roma, riscuotendo da subito moltissimo successo.

La comodità di avere un ufficio low cost per periodi di tempo limitati anche a qualche ora è ormai dilagata tra tante categorie di lavoratori, che nel coworking hanno trovato una valida alternativa all’ufficio tradizionale. Per questo motivo il Coworking è arrivato, nel giro di pochi anni, a diffondersi sul territorio italiano in maniera omogenea, dal Piemonte alla Sicilia.

Spazio coworking: quanto costa e perché funziona

Il Coworking ha successo perché consente innanzitutto di distribuire i costi. È una soluzione flessibile e low cost aperta a tutti. Essa permette di pagare le spese relative all’ufficio solo per le reali ore nel quale lo si utilizza. Basti pensare ai costi che un normale ufficio di 50-60 mq comporta: tra affitto, servizi (telefono, internet, luce, gas, ecc.), spese di gestione (manutenzione, pulizie, ecc.) e quote di ammortamento (attrezzature, arredamento, ecc.), il costo mensile può arrivare fino a 7/800 €.

Le tariffe offerte invece da un Coworking per una postazione di lavoro variano da città a città e da struttura a struttura, ma mediamente oscillano tra 15 e 20 euro per mezza giornata, 30-35 € per l’intera giornata, 300-350 € per un mese e così via. Per l'utilizzo di una sala riunioni il costo per due ore può oscillare tra 30 e 40 euro, mentre per la sala corso/workshop il prezzo può variare tra 40 e 50 euro.

Ma la convenienza economica, come si è detto, non è l’unico punto di forza del Coworking. Infatti lavorare a stretto contatto con altri professionisti permette di condividere le idee e il know how oltre agli spazi, di conoscere gente proveniente da altri contesti e con professionalità diverse. Il contatto con la diversità è sempre fonte di arricchimento personale, ecco perché chi ha scelto di lavorare in coworking continua a farlo.

Cosa fare prima di affittare uno spazio di lavoro

Per chi volesse fruire del servizio è molto importante informarsi preventivamente sui contenuti del contratto di coworking, in modo da chiarire il rapporto con la struttura in tutti i suoi aspetti: orario, costi, prestazioni, responsabilità furti e infortuni, rispetto della privacy, ecc.

Il contratto coworking si stipula tra il lavoratore/professionista utilizzatore dello spazio di lavoro e il detentore della struttura. Sul nostro portale è possibile scaricare gratuitamente un fac simile di contratto di coworking.

Il contratto di coworking disciplina nello specifico le caratteristiche, le modalità di prenotazione e di utilizzo dei singoli servizi (postazione di lavoro, sala riunioni, sala corso, ecc.), i loro prezzi e le relative modalità di pagamento.

E’ importante che l’utilizzatore presti molta attenzione a quelle parti di contratto che disciplinano le responsabilità che potrebbero essergli imputate: ci riferiamo ad esempio agli eventuali danni arrecati alle attrezzature, ai locali o agli spazi utilizzati, all'utilizzo improprio o illegale della connessione internet o al fatto di mantenere un atteggiamento non rispettoso nei confronti dei presenti.