La notifica del trattamento dei dati al Garante Privacy

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La notificazione è una comunicazione una tantum con la quale un soggetto (ente pubblico, impresa, libero professionista) rende nota l'esistenza di un'attività di raccolta, registrazione, conservazione e utilizzazione di dati personali (trattamento).

Sono dati personali, ad esempio, il nome e cognome, l’indirizzo, il codice fiscale, una foto, la registrazione della voce di una persona, i dati sanitari, i dati bancari, la sua impronta digitale, ecc..

La notificazione deve essere effettuata utilizzando un apposito modulo da inviare al Garante per via telematica e con firma digitale. Non si possono dunque utilizzare modelli cartacei o dischetti, né per la compilazione, né per l'invio. Il fac simile del modello naturalmente è a titolo dimostrativo e, dunque, non utilizzabile per la notificazione.

Attraverso il modulo vengono descritte le principali caratteristiche del trattamento (categorie dei dati trattati, finalità del trattamento, luogo ove avviene il trattamento, soggetti ai quali i dati sono eventualmente comunicati, misure di sicurezza adottate).

La notificazione come detto è una dichiarazione una tantum che viene resa prima di dare inizio al trattamento. Va eventualmente ripetuta se si modificano le caratteristiche del trattamento (ad es. cambiano le finalità del trattamento, cambia la ragione sociale del titolare, ecc.).

Naturalmente non tutti sono tenuti alla notifica. A tal proposito il Garante ha individuato tra i trattamenti previsti dall'art. 37 del Codice quelli che presentano minori rischi per i diritti degli interessati e li ha pertanto esonerati dall'obbligo di notificazione. Questo il provvedimento.

Il titolare che non è tenuto alla notificazione deve comunque fornire le notizie contenute nel modello di notificazione a chi ne fa richiesta (art. 7 del Codice).

Va precisato che la notifica secondo la nuova procedura va effettuata indipendentemente dalla circostanza che il titolare del trattamento lo abbia già fatto in passato in base alla legge n. 675/1996. In tale circostanza deve quindi dichiarare nella prima pagina del modello, che effettua appunto una "nuova notificazione".

Tutte le notificazioni sono conservate in un "registro dei trattamenti" accessibile al pubblico gratuitamente per via telematica.

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