Videosorveglianza sui luoghi di lavoro: come chiedere l'autorizzazione

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Sempre più aziende sentono la necessità di installare impianti di videosorveglianza, apparecchi GPS sulle vetture aziendali o altri strumenti di controllo a distanza. I motivi sono dettati fondamentalmente da esigenze di tutela e prevenzione contro i rischi di furti e intrusioni, di sicurezza dei luoghi di lavoro, ma anche di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori. Se da una parte c'è, dunque, la necessità di collocare dei dispositivi di videosorveglianza, dall’altro le aziende sono tenute però a rispettare non solo l'art. 4 dello statuto dei lavoratori, ma anche la normativa sulla privacy (D.Lgs 196/2003) che limita e regolamenta l’uso di queste specifiche tecnologie di controllo a distanza.

In particolare ogni azienda è tenuta ad inviare un’istanza di autorizzazione scritta alla Direzione Territoriale Lavoro prima di procedere all’installazione dei dispositivi di videosorveglianza e controllo a distanza dei lavoratori, nella quale di impegna a rispettare le normative vigenti e ad allegare i documenti necessari al rilascio. In questo articolo ti illustreremo come scaricare il modulo d'istanza e compilarlo a dovere, rispettando le direttive ministeriali sull’uso dei dati personali.

Videosorveglianza: jobs act e garante privacy

L’articolo 23 del DLsg 14/9/2015 n. 151 introduce dei nuovi limiti al controllo a distanza dei lavoratori mediante tecnologie GPS e videosorveglianza (telecamere), stabilendo che queste tecnologie possono essere utilizzate solo per “esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale”, mentre viene ribadita l’illegittimità della videosorveglianza professionale al solo scopo di controllare il lavoro dei dipendenti.

L’azienda, inoltre, è tenuta a stipulare con le rappresentanze sindacali un accordo collettivo che autorizzi l’impianto di videsorveglianza oppure, in caso di mancato accordo con tali organismi, ad inviare questo specifico modulo d'istanza unificato alla Direzione Territoriale del Lavoro competente - Servizio Ispezione del Lavoro.

Il Decreto stabilisce che i lavoratori debbano essere adeguatamente informati circa l’istallazione e le modalità d’utilizzo dei dispositivi di videsorveglianza nei luoghi di lavoro, attraverso la diffusione di una circolare e la predisposizione di apposita segnaletica da parte dell'azienda.

Il soggetto che viola la disciplina sancita dal JobsAct e dal Garante privacy rischia, in base alla gravità dell’abuso, il pagamento di una ammenda o l’arresto ai sensi dell’art.38 della Legge n. 300/1970.

Videosorveglianza nei luoghi di lavoro: compilazione del modulo d'istanza unificato

Si chiama MODULO UNIFICATO ISTANZA DI AUTORIZZAZIONE ALL’INSTALLAZIONE DI IMPIANTI DI VIDEOSORVEGLIANZA E ALL’INSTALLAZIONE E UTILIZZO DI IMPIANTI E APPARECCHIATURE DI LOCALIZZAZIONE SATELLITARE GPS A BORDO DI MEZZI AZIENDALI ed è stato predisposto direttamente dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.

Questo documento è estremamente ricco di contenuti eppure così semplice da compilare. Per scaricarlo basta cliccare qui ed in pochi secondi riceverai il file in formato pdf sul tuo pc. Si tratta di un file in formato pdf editabile, questo significa che per inserire i dati relativi all’azienda e al tipo di richiesta che intendi effettuare basta posizionare il cursore su ogni singolo campo, digitare il testo e passare oltre.

Qualora ci fossero errori, è possibile tornare indietro e correggerli. Attenzione: una volta ultimata la compilazione, non è possibile salvare i dati inseriti nel modulo. Quindi se desideri una copia da archiviare, non devi far altro che stampare il modulo compilato.

E' essenziale che il soggetto richiedente legga con attenzione tutta la parte relativa agli obblighi aziendali, sia in materia di videosorveglianza, sia in materia di localizzazione satellitare dei lavoratori. Come abbiamo scritto nel paragrafo precedente, eventuali abusi prevedono sanzioni assai onerose, sicché è consigliabile sempre agire in buona fede e nel rispetto della normativa vigente.

È doveroso prestare attenzione anche alle modalità d’invio del modulo, il quale può essere spedito tramite PEC o posta elettronica ordinaria, alla Direzione Territoriale Lavoro più vicina, ricordandosi di allegare tutta la documentazione richiesta nel modulo stesso. Dopo aver inviato l’istanza di autorizzazione bisogna consegnare personalmente due marche da bollo da 16 euro presso la Direzione Territoriale Lavoro nella quale hai inviato la richiesta.

Videosorveglianza dipendenti: gli obblighi da rispettare

Le aziende che intendono istallare dispositivi di videosorveglianza devono attenersi a regole ben precise, come ad esempio:
- rivolgere le telecamere verso le aree a rischio, rispettando la riservatezza dei lavoratori;
- non riprendere luoghi riservati esclusivamente al personale dipendente (spogliatoi o servizi);
- custodire i filmati sotto chiave o sotto password consentendone la visione unicamente al rappresentante legale dell’azienda o a un suo delegato e al rappresentante dei lavoratori;
- conservare le registrazioni per non più di 24 ore;
- permettere la visione dei filmati solo al legale di competenza e al rappresentante dei lavoratori;
- non diffondere all’esterno i filmati, a meno che non vengano richiesti dall’autorità giudiziaria;
- informare i lavoratori per tempo dell’istallazione, provvedendo tramite apposita planimetria ad illustrare i luoghi nei quali saranno posizionate le videocamere;
- redigere una relazione tecnico-scientifica sulla gestione e sull’utilizzo dei dispositivi di videosorveglianza.

Dettagli ed ulteriori informazioni sono presenti nel modulo d'istanza unificato.

Geolocalizzazione dipendenti: i vincoli per l'azienda

Esattamente come per gli impianti di videosorveglianza, anche l’istallazione dei dispositivi di geolocalizzazione richiede l’adempimento di alcune direttive, le quali impongono all’azienda:
- di effettuare il monitoraggio delle autovetture aziendali solo quando necessario, dunque in situazioni e per motivi specifici. In particolare i dispositivi di tracciamento dei veicoli dovranno essere utilizzati al solo fine di rintracciare o monitorare l’ubicazione dei veicoli sui quali sono installati. Dunque non possono essere utilizzati come strumenti per seguire o monitorare il comportamento o gli spostamenti di autisti o di altro personale;
- di rispettare i tempi di conservazione dei dati raccolti;
- di informare gli operatori che forniscono i servizi di geolocalizzazione circa la loro diretta responsabilità sul corretto uso dei dati personali;
- di redigere una relazione di tipo tecnico-scientifico per illustrare le modalità d’indagine e la gestione dei dati raccolti, oltre che descrivere con precisione la tipologia di apparecchi usati nella sede aziendale.
- di rispettare la disciplina dettata dal decreto legislativo 30/06/2003 n. 196 (codice in materia di Protezione dei dati personali) e dai successivi provvedimenti del Garante per la Protezione dei Dati Personali, in particolare il Provvedimento dell’8 Aprile 2010 (G.U. n. 99 del 29/04/2010).

E’ importante rilevare che attraverso i sistemi di geolocalizzazione possono in realtà essere oggetto di trattamento non solo l’ubicazione del veicolo, ma anche la distanza percorsa, i tempi di percorrenza, il carburante consumato, nonché la velocità media del veicolo.

Anche in questo caso è necessario che l’azienda provveda ad informare tutto il personale dipendente interessato nelle forme previste dal D.Lgs. n. 196/2003. Inoltre, una volta ultima l’installazione del sistema di controllo, è tenuta a collocare, all’interno dei veicoli interessati, delle vetrofanie recanti la dizione “VEICOLO GEOLOCALIZZATO” o, comunque, avvisi ben visibili che segnalino la circostanza della geolocalizzazione del veicolo. Ti segnaliamo in proposito questo fac simile di avviso veicolo geolocalizzato.

Come al solito ti invitiamo a consultare con attenzione il modulo d'istanza unificato nel quale troverai altre utili indicazioni a riguardo.

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