Esempio registro dei trattamenti privacy compilato
Descrizione
Da questa scheda si può scaricare nelle versioni "xls" e "pdf" il modello registro trattamenti privacy, vale a dire uno schema del Registro delle attività di trattamento dei dati personali, reso obbligatorio dal nuovo Regolamento europeo sulla privacy 2019/679 - GDPR.
A cosa serve il modello registro trattamenti privacy
In pratica attraverso il modello registro trattamenti privacy, imprese, associazioni, esercizi commerciali e liberi professionisti hanno la possibilità di disporre di un quadro costantemente aggiornato dei trattamenti in essere. È tenuto in forma scritta, anche in formato elettronico, e va esibito su richiesta al Garante.
Ad essere precisi gli schemi predisposti dal Garante della Privacy sono due: l'uno per il titolare e l'altro per la figura del responsabile, qualora nominato. Come detto per ciascuno è prevista la versione in "pdf" e quella in "excel". Quest’ultima si rende particolarmente utile nel caso in cui titolare e/o responsabile decidano di tenere e conservare il modello registro trattamenti privacy esclusivamente in formato elettronico.
In ogni caso, qualunque sia la scelta, il registro deve sempre recare la data della sua creazione (“scheda creata in data ….”) e quella dell’ultimo aggiornamento (“ultimo aggiornamento avvenuto in data ……”)
Quali sono i contenuti del registro trattamenti privacy modello
I contenuti del registro delle attività di trattamento, indicati all’art. 30 del citato Regolamento riguardano: il nome e i dati di contatto del titolare del trattamento, le finalità del trattamento (ossia lo scopo per cui i dati vengono raccolti e gestiti), le categorie di persone e di dati personali interessati, i destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, i termini ultimi previsti per la cancellazione delle diverse categorie di dati.
E' altrettanto importante riportare sul registro trattamenti privacy una descrizione generale delle misure di sicurezza tecniche e organizzative adottate, allo scopo di garantire la massima protezione dei dati ed evitarne l’utilizzo illecito, la cancellazione, la modifica e così via.
Chiaramente questi sono i contenuti minimi del modello registro trattamenti privacy; nulla vieta, infatti, che il titolare o il responsabile del trattamenti riportino nello schema altre informazioni ritenute utili allo scopo.
Chi è tenuto alla redazione del registro trattamenti privacy
In ambito privato sono tenuti alla redazione del registro trattamenti privacy modello le imprese con almeno 250 dipendenti e più in generale tutte quelle organizzazioni - anche con meno di 250 dipendenti - che effettuano trattamenti non occasionali o comunque tali da porre potenzialmente a rischio i diritti e le libertà dell'interessato.
Così come sono tenuti a farlo tutti coloro che effettuano il trattamento di particolari categorie di dati, come quelli sull'origine razziale o etnica, sulle opinioni politiche, sulle convinzioni religiose, sui dati genetici, sulla salute, sulla vita sessuale o sull'orientamento sessuale, sulle condanne penali e sui reati.
Da quanto appena scritto si evince chiaramente che quello della tenuta del modello registro trattamenti privacy è un obbligo che incombe su una platea piuttosto ampia di soggetti:
- esercizi commerciali e artigiani con almeno un dipendente (ristoranti, bar, negozi, officine, ecc.)
- esercizi o professionisti che trattano dati sanitari (estetisti, ottici, dentisti, osteopati, farmacisti, ecc.)
- liberi professionisti con almeno un dipendente (commercialisti, notai, avvocati, ecc.)
- associazioni, fondazioni e comitati che prestano servizio e assistenza in favore di persone che ad esempio scontano condanne penali o reati o sono affette da disabilità
- associazioni sportive che raccolgono dati sanitari sui propri soci,
- sindacati, associazioni e movimenti a carattere religioso
- condomini ove tratti “categorie particolari di dati” (es. delibere per interventi volti al superamento e all’abbattimento delle barriere architettoniche).
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