Avviso di giacenza: come capire da chi arriva la raccomandata

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Quando sei tu ad inviare una comunicazione tramite posta raccomandata, puoi facilmente conoscere il tempo che impiega per giungere a destinazione, ossia quattro giorni lavorativi, oltre quello di spedizione o addirittura uno o due giorni lavorativi successivi a quello di accettazione (dipende dal Comune italiano a cui è diretta) nel caso in cui tu usufruisca del servizio Raccomandata 1. Tra l'altro puoi anche tracciare la raccomandata e capire esattamente dove sia in quel preciso istante e quando è prevista la sua consegna. A tal fine è possibile utilizzare la funzione "Cerca Spedizioni" presente sul sito www.poste.it (basta inserire il codice presente nella ricevuta sotto il codice a barre) oppure chiamare il numero verde 803.160 e fornire il codice invio. Si può usufruire del medesimo servizio anche per tracciare la spedizione di un pacco postale.

Quando invece non sei il mittente, ma il destinatario di una lettera raccomandata, non ti è dato sapere né quando arriverà, né tantomeno chi te la manda. Solo nel momento in cui il portalettere suona al citofono e ti comunica che “C’è da firmare una raccomandata” vieni effettivamente a conoscenza del mittente e del contenuto della missiva. Apriamo una piccola parentesi per ricordarti che a ritirare la raccomandata può essere non solo il destinatario dell'atto, ma anche un qualsiasi membro della tua famiglia (tua moglie o tuo figlio), un collaboratore della tua azienda (ad es. la segretaria), il portiere dello stabile e perfino il tuo vicino di casa, purché naturalmente accetti di ricevere l'atto e firmi la ricevuta.

Cosa accade, però, se ti rifiuti di aprire al portalettere o se non sei presente in casa quando arriva il postino con la raccomandata? L’impiegato postale, in questi casi, lascia nella cassetta delle lettere un avviso cartaceo, il quale ti informa che è arrivata una comunicazione tramite raccomandata per te e che puoi ritirarla presso il deposito dell’Ufficio Postale presente nel tuo territorio. Questo talloncino cartaceo si chiama avviso di giacenza. Nei paragrafi che seguono capirai come è possibile capire da chi proviene e cosa contiene la raccomandata, ancor prima di ritirarla presso l’Ufficio Postale.

Avviso di giacenza: cos’è e come si presenta

L’avviso di giacenza è il comunicato con cui il servizio postale ti informa che è arrivato un pacco o una raccomandata mentre eri fuori casa, e che da quel momento puoi ritirarla recandoti presso il deposito o l'ufficio indicato sull'avviso stesso. L’avviso di giacenza si presenta come uno scontrino oppure come una cartolina, che può assumere tre colorazioni: bianca, gialla o verde.

Ci sono i riferimenti dell’ufficio postale dalla quale è stata spedita la comunicazione e chiaramente c’è scritto dove presentarsi (avendo cura di portare con sé l’avviso di giacenza Poste Italiane e un valido documento di identità), quali sono i giorni di apertura del deposito e in quali orari è possibile procedere al ritiro della raccomandata.

Qualora per motivi lavorativi o personali tu non possa recarti fisicamente presso l’ufficio o il deposito postale per il ritiro, ti basterà delegare una persona di fiducia, compilando la sezione dell'avviso di giacenza relativa alla delega. Nello specifico, dovrai fornire il nominativo del delegato, che dovrà portare con sé un documento d’identità in corso di validità. Dal canto tuo, in qualità di delegante, dovrai allegare una copia fronte-retro del tuo documento di identità (verifica che sia ancora valido). Nel caso in cui sull’avviso non ci sia una “sezione delega” o questa si presenti tagliata o scolorita, puoi scaricare questo modulo delega per ritiro raccomandata, compilarlo in ogni sua parte, firmarlo e corredarlo di una copia di un documento d’identità. Poi dovrai consegnare il tutto al tuo delegato, che a sua volta dovrà recarsi presso l’ufficio postale, munito di un documento d’identità.

Ricorda che se la raccomandata non è intestata a te ma alla tua società o associazione, dovrai esibire la documentazione (eventualmente anche a mezzo autocertificazione) comprovante la qualità di legale rappresentante di chi ha conferito la delega.

Considera che hai un determinato lasso di tempo per ritirare la raccomandata, esattamente 10 giorni o 30 giorni a seconda che si tratti di un atto giudiziario o di una semplice raccomandata. Ma cosa succede se non la ritiri? In questo caso la raccomandata viene restituita al mittente con la dicitura “compiuta giacenza”, in considerazione del fatto che la raccomandata è rimasta nel deposito e non è stata ritirata dal destinatario nel lasso di tempo stabilito. Fai attenzione, il mancato ritiro di una raccomandata e, dunque, la sua compiuta giacenza, equivale esattamente alla sua consegna. In altri termini con la compiuta giacenza è come se avessi materialmente ritirato l’atto giudiziario o la raccomandata presso l'ufficio postale.

Capisci, dunque, che rifiutarsi di ritirare la raccomandata e quindi di conoscere il contenuto della lettera o del plico non ha senso e non porta alcun vantaggio; anzi a dirla tutta può causarti soltanto dei problemi ulteriori specie nel caso in cui dovesse trattarsi di una citazione in giudizio, di una cartella esattoriale o di una multa (leggi "Notifica verbale: cosa accade se il destinatario è assente").

Avviso di giacenza: da dove viene e cosa contiene

Se, aprendo la cassetta delle lettere, ti ritrovassi con un avviso di giacenza in mano, che indica il mancato recapito di una raccomandata, potresti essere assalito da mille dubbi: “Si tratterà di una multa? Ho pagato il bollo auto? E se fosse una cartella di pagamento?” Le ipotesi sono tante, la risposta invece è solo una. Come conoscere il mittente e/o l'oggetto della spedizione, prima ancora di andare a ritirarla? La risposta è molto semplice, e dopo aver letto queste poche righe riuscirai immediatamente a capire se si tratta di un’innocua comunicazione da parte della banca, oppure se è il caso di preoccuparsi per davvero.

Veniamo al sodo: quali sono gli elementi che rivelano informazioni circa il mittente ed eventualmente l'oggetto della raccomandata? Fondamentalmente sono due:

- il colore e la forma del talloncino cartaceo;
- le prime 2 o 3 cifre del codice identificativo indicato sull’avviso di giacenza.

Forma e colore dell’avviso di giacenza

Come abbiamo accennato in precedenza, l’avviso di giacenza può assumere diverse forme, anche se oggi il postino che ha verifica l'assenza del destinatario della raccomandata, si limita quasi sempre a stampare e lasciare nella casetta della posta il classico scontrino bianco. In questo caso le ipotesi circa il probabile mittente ed oggetto della raccomandata potrebbero essere tante, ma c'è da preoccuparsi davvero solo se a recapitare la lettera sia stato il messo comunale più che il postino (questa è una indicazione che trovi appunto sullo scontrino). In questo caso, infatti, è probabile che si tratti di una multa o di un provvedimento notificato da un Tribunale.

Già perchè il messo comunale può notificare:
- atti emessi dal Comune o da altri Enti della Pubblica Amministrazione;
- atti tributari dello Stato e degli Enti pubblici indirizzati a soggetti che abbiano la loro residenza, domicilio o azienda, in quel comune.

In questo caso il destinatario dell'avviso di giacenza deve recarsi presso la Casa Comunale, con un documento di identità al seguito, e ritirare materialmente l'atto. Attenzione perchè si tratta di un ufficio che ha precisi orari di apertura e chiusura, per cui prima di chiedere un permesso al tuo datore di lavoro ti consigliamo di acquisire le necessarie informazioni.

Se in sostituzione del classico scontrino bianco trovi invece una cartolina, devi osservarne con attenzione il colore: l’avviso di giacenza giallo o bianco viene utilizzato per le raccomandate contenenti delle semplici lettere, delle diffide, dei solleciti o delle contestazioni, ma anche delle richieste di pagamento. L’avviso di giacenza verde, invece, viene utilizzato per le raccomandate contenenti degli atti giudiziari, ovvero quelli che provengono dal Tribunale o da un avvocato, per le multe, le sanzioni elevate dalla prefettura e così via.

Codice univoco indicato sull’avviso di giacenza

Un altro elemento da tenere in considerazione se si vuole tentare di capire chi è il mittente e qual è l'oggetto della raccomandata, è il codice univoco indicato sull’avviso di giacenza. Tale codice è rappresentato da una sequenza di numeri e da un codice a barre. Sebbene non sia possibile comunicarlo a nessuno per conoscere il contenuto della raccomandata senza andare a ritirarla di persona, c'è se non altro la possibilità di analizzare le prime due o tre cifre e dedurne il tipo di spedizione a cui si riferisce.

Ciò chiaramente costituisce poco più di un indizio, ma potrebbe esserti comunque d’aiuto per escludere alcuni spauracchi e recarti all’ufficio postale con più serenità. Per aiutarti a comprendere meglio, non ci resta che elencare i prefissi dei codici univoci e il corrispondente significato:

- Prefisso 05: si tratta di una comunicazione urgente. I codici che cominciano per 05 sono quelli della “Raccomandata1” che solitamente viene inviata in occasione della disdetta di un contratto oppure quando è necessario avvertire il destinatario di una scadenza imminente;

- Prefissi 12, 13, 14, 15, 151, 152, 1513, 1514 e 1515: si tratta di una raccomandata semplice, che non si riferisce né ad atti giudiziari, né a cartelle di pagamento. Di solito questi prefissi identificano delle semplici comunicazioni che vengono spedite tramite raccomandata perché, magari, il mittente vuole assicurarsi del suo effettivo arrivo. Un esempio su tutti? Se spedisci un curriculum ad un’azienda è probabile che venga identificato con uno dei prefissi sopra riportati;

- Prefissi 75, 76, 77, 78 (781, 782, 783 … 788 e 789) e 79: sono quelli che indicano contravvenzioni e atti giudiziari di vario genere, come ad esempio quelli notificati dal Tribunale. Questi prefissi vengono altresì utilizzati per identificare le comunicazioni inviate dall’Agenzia delle Entrate, dunque di natura tributaria;

- Prefissi 608 e 609: quella che ti attende presso il deposito dell’Ufficio Postale è una comunicazione da parte di un Ente Pubblico;

- Prefissi 612, 614 e 0693: si tratta di una raccomandata proveniente dalla banca o da un altro istituto di credito. Fai attenzione, poiché il mittente della raccomandata potrebbe anche essere la stessa Poste Italiane;

- Prefissi 613 e 615: la raccomandata è stata inviata dall’Agenzia delle Entrate, la quale intende notificare una multa oppure l’evasione di alcune imposte;

- Prefisso 616: hai dimenticato di pagare qualcosa, magari la bolletta della luce o del gas, la bolletta telefonica, il bollo auto o il richiamo di autovettura da parte della casa automobilistica. Le raccomandate con questo prefisso possono anche essere inviate dall’Agenzia delle Entrate, in merito ad esempio ad errori rilevati nella dichiarazione dei redditi;

- Prefisso 648: la raccomandata proviene sicuramente dall’Agenzia delle Entrate e la motivazione può essere una banale comunicazione oppure una richiesta di pagamento;

- Prefissi: 649 e 669: vengono utilizzati per identificare le raccomandate contenenti una nuova carta di credito, un bancomat, dei richiami di autovettura o il sollecito di pagamento da parte di un’utenza, domestica e non.

- Prefisso 665: la comunicazione proviene dall’assicurazione e si riferisce ad un sinistro stradale o più in generale ad una questione di carattere assicurativo;

- Prefissi 670, 671 e 689: la raccomandata che ti aspetta in deposito è stata inviata dall'Agenzia delle Entrate-Riscossione (ex Equitalia);

- Prefissi 63, 65, 630 e 650: la raccomandata contiene degli atti o delle semplici comunicazioni da parte dell’Istituto Nazionale di Previdenza Sociale (come ad esempio l’assegnazione del Pin INPS).

Inserendo il codice univoco di spedizione senza interruzioni e senza trattino nell'apposito spazio "Cerca Spedizioni" presente sul sito di Poste Italiane a questa pagina, potrai ottenere informazioni circa lo stato della spedizione e il luogo di provenienza, più difficilmente indicazioni sul mittente.

I codici che abbiamo riportato in questo articolo vanno comunque presi con la dovuta cautela; in alcune occasioni, infatti, i nostri utenti ci hanno segnalato codici diversi rispetto a specifiche tipologie di atti se non addirittura nuovi codici. Recentemente ci hanno segnato anche la tipologia "raccomandata market" accompagnata dal numero 649, ad indicare atti provenienti dall’Agenzia delle Entrate o dall’Inps.

Se anche tu dovessi intercettare nuovi codici o riscontrare delle incongruenze rispetto a quanto riportato in questo articolo e volessi condividere la tua esperienza con noi, saremmo ben felici di pubblicare il tuo commento sul nostro blog.

Avviso di giacenza e raccomandata: cosa fare in caso di disservizi

Se aspetti una raccomandata che tarda ad arrivare, se l’avviso di giacenza è stato gettato maldestramente, poi danneggiato e ora risulta illeggibile, se l'oggetto della raccomandata risulta introvabile, se hai ricevuto un qualsiasi disservizio da parte di Poste Italiane, sappi che è tuo diritto farti valere, segnalando l’accaduto tramite un reclamo scritto. Questo è il modello lettera di reclamo per disservizi postali che è possibile scaricare gratuitamente da Moduli.it e presentare direttamente nell’ufficio postale più vicino oppure inviare ai seguenti canali:

- Posta - Inviare tramite raccomandata a Casella Postale 160 - 00144 Roma;
- PEC (Posta Elettronica Certificata), il modulo deve essere indirizzato a reclamiretail@postecert.it;
- Fax - Da inoltrare al numero 06 98686415.

In alternativa si può compilare questo modulo online ed inoltrare la segnalazione o il reclamo a Poste Italiane direttamente dal sito internet. Qualora si preferisca, invece, comunicare il problema al servizio assistenza, di modo da risolverlo con immediatezza, è possibile contattare il Customer Service di Poste Italiane, al numero 803.160.

Infine, ti ricordiamo che per assicurarti l’esito positivo del reclamo, è essenziale includere nel modulo i propri riferimenti telefonici, l’indirizzo e-mail e l’indirizzo di domicilio. In mancanza di queste informazioni, Poste Italiane non prenderà in considerazione il reclamo. Vuoi approfondire l’argomento relativo alla Posta Raccomandata? Leggi l’articolo “Posta Raccomandata: tutto quello che c’è da sapere”.

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