Come scrivere un verbale di una riunione
Se siete coinvolti in un progetto o in un qualsiasi gruppo di lavoro, se fate parte di una associazione o di un consiglio di amministrazione di una società, se partecipate ad una riunione condominiale potreste trovarvi nella situazione di dover scrivere il verbale di una riunione.
Si tratta sostanzialmente di un documento in cui riportare fedelmente i temi discussi nel corso della riunione, le questioni sollevate, le obiezioni emerse, le proposte formulate, le decisioni eventualmente assunte, magari con relative votazioni. Grazie al verbale si evidenziano le osservazioni di tutti, si rimarcano le risoluzioni assunte, i compiti assegnati, così da evitare possibili fraintendimenti, ritardi o mancato rispetto delle scadenze fissate. Un documento, dunque, che ha una grossa rilevanza strategica.
Nella stesura di un verbale occorre essere sintetici, essenziali ed esaustivi, cercando di rappresentare gli interventi, le osservazioni o le decisioni assunte in maniera oggettiva, senza interpretazioni personali, ambigue o fuorvianti. Il tempo dei verbi utilizzato è il presente.
Ma vediamo quali possono essere i contenuti di una ipotetica scaletta:
- dove e quando si è svolge la riunione, i partecipanti, gli assenti, il nome di chi presiede e quello del segretario verbalizzante;
- le questioni o i problemi ancora irrisolti;
- i (nuovi) argomenti posti in discussione all'ordine del giorno;
- gli interventi più significativi rappresentati in ordine temporale;
- i suggerimenti, le proposte, le conclusioni e le decisioni assunte;
- i compiti assegnati ad ognuno con indicazione delle rispettive scadenze;
- gli argomenti da trattare nella prossima riunione;
- l'ora di conclusione della riunione.
E' importante che il verbale venga approvato da tutti i partecipanti alla riunione o comunque da una maggioranza qualificata.
Vi proponiamo un paio di modelli di verbali di riunione da cui potrete trarre spunti e suggerimenti utili per la stesura del vostro futuro verbale.
Questi invece gli altri schemi di verbale scaricabili dal nostro portale:
Potrebbe risultare utile allegare al verbale
- un foglio firme o foglio presenze;
- le copie delle relazioni e dei documenti che i partecipanti all'assemblea hanno eventualmente prodotto.
Se il verbale viene trasmesso via posta elettronica ai partecipanti alla riunione, ai fini della sua approvazione potreste aggiungere una frase al testo dell’email del tipo “Il verbale si ritiene approvato dai destinatari della presente email qualora non pervenga esplicita indicazione contraria nei prossimi …. giorni".
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Salve, avrei bisogno di un'informazione. Nel 2014 son stata titolare assieme a mio zio (50 e 50) di una s.r.l. a dicembre abbiamo venduto le quote a un terzo. Io ero amministratore unico della società, ora so che per dimettermi da tale ruolo il nuovo socio deve fare un verbale per eleggere il nuovo amministratore. In questo caso chi sono il PdC e il segretario? dovrei scriverlo io il verbale? Grazie
Antonio, certo che può far conoscere le sue opinioni su certe questioni, ma se vuole che sia riportato sul verbale di assemblea deve innanzitutto far si che le questioni siano poste all'ordine del giorno, quindi discusse nel corso dell'assemblea e da ultimo verbalizzate dal segretario nominato. In alternativa può scrivere una lettera di suo pugno e indirizzarla a soci, membri del consiglio direttivo, ecc. In linea generale chi redige un verbale assume delle precise resposabilità, anche penali dal momento che potrebbe essere accusato di contraffazione o alterazione del documento o di falso ideologico (attestazioni non rispondenti al vero), ecc. Naturalmente tali accuse vanno provate.
Buonasera,
1 - può il presidente di una associazione, scrivere di suo pugno il verbale, scrivere dei suoi pareri, delle sue interpretazioni, non discusse in assemblea?
2 - il segretario verbalizzante, che ha firmato tale atto (del tutto estraneo a quanto si è discusso) è soggetto a qualche sanzione?
3 - Il Presidente è soggetto a qualche sanzione? Grazie
Ruggiero, diciamo che sull'inciviltà dei condòmini si registrano non pochi casi su cui la Corte di Cassazione si è pronunciata con sentenze di condanna. Francamente però ci pare difficile che il caso di questo inquilino possa rientrare fra questi. Il nostro suggerimento è che l'Amministratore invii al condòmino una lettera di deplorazione scritta (diffida o ammonizione) con invito formale ad uniformarsi a quanto deliberato dall'assemblea.
Durante la riunione condominiale, un condomino, alterato perchè l'assemblea non era d'accordo con lui su alcuni punti, ha dato in escadescenza dirigendosi c/o il tavolo del presidente, del segretario e dell'amministratore, strappando il verbale che si stava redigendo. E' punibile legalmente?
Giacomo, non esiste un numero minimo o massimo di verbali da predisporre nel corso dell'anno, dipende in altri termini dagli argomenti che vengono posti in discussione e, dunque, dalle volte che il consiglio si riunisce per discuterli.
I verbali del consiglio direttivo in un anno quanti sono?
Mi occorre un verbale per una società che è in liquidazione e ora vuole ritornare operativa.
grazie
ringrazio chie ha fornito il portale dei moduli che facilitano la scrittura semplificata di un verbale di qualsiasi natura. Vincenzo
Può tranquillamente utilizzarli Roberta secondo le sue personali necessità e in maniera completamente gratuita.
Ciò che non può fare è riprodurli (ad s. su altri siti web) o distribuirli senza il nostro preventivo consenso.
