Data certa ai documenti cartacei e digitali: ecco a cosa serve

Attraverso l'apposizione della data certa si attribuisce certezza sul giorno e sull'ora in cui un determinato documento è stato prodotto e sottoscritto. E' un passaggio fondamentale per rendere il documento opponibile ai terzi, dunque utile per coloro che intendono tutelare i propri rapporti con enti privati o istituzioni pubbliche. In questo articolo approfondiremo in modo particolare i metodi per ottenere la data certa su un documento.

Data certa: in cosa consiste

Può capitare che ci sia la necessità di dimostrare a terzi (creditori, fisco, eredi, ecc.) che un certo documento (scrittura privata, contratto, testamento olografo, ecc.) sia stato sottoscritto proprio in una certa data. I soggetti terzi cointeressati potrebbero, infatti, contestare la validità di quel documento sostenendo ad esempio che la data apposta sul documento non sia quella effettiva e che sia stata volutamente retrodatata dalle parti o da una delle parti.

Ma facciamo un esempio per capire meglio il problema.

Rossi stipula una scrittura privata con Bianchi dichiarando di rinunciare irrevocabilmente al credito vantato nei suoi confronti. Le parti appongono luogo e data e sottoscrivono il documento. Tale scrittura è pienamente efficace tra le parti, tuttavia c'è il rischio concreto che terze persone, in un momento successivo, decidano di manifestare la propria opposizione contro la volontà espressa da Rossi, chiedendo che la relativa scrittura venga considerata nulla.

Sulla base di quale presupposto? Molto semplice: potrebbe accadere, ad esempio, che i parenti di Rossi sostengano il fatto che quando quella scrittura è stata redatta e sottoscritta (secondo loro in un periodo successivo a quello indicato sul documento), lo stesso era incapace di intendere e/o di volere a causa di una infermità di mente. In altre parole accuserebbero Rossi di aver operato una retrodatazione fittizia del documento, col fine proprio di scongiurare l'annullamento della scrittura per incapacità del dichiarante.

A questo punto Bianchi si troverebbe nella situazione di dover provare che quel documento in realtà è stato stipulato prima che Rossi diventasse incapace. Bianchi potrebbe aver ragione in effetti, ma per lui potrebbe non essere così facile sostenere le proprie ragioni.

In realtà sarebbe stato tutto più semplice se le parti avessero apposto sul documento una data certa.

In sintesi la “data certa” assolve la funzione di fornire la prova che un documento è stato formato in un certo giorno e magari anche ad una certa ora o, comunque, che è stato prodotto o sottoscritto anteriormente ad uno specifico evento o una specifica data. Ciò è fondamentale per rendere il documento opponibile a terzi in caso di contestazioni.

Timbro postale data certa: servizio non più disponibile

Per tanti anni è stato relativamente semplice attribuire data certa ad un documento; era infatti sufficiente recarsi ad un ufficio postale e chiedere all’addetto allo sportello, considerato un pubblico ufficiale, di apporre il timbro postale sul documento.

Dunque con un semplice timbro che annullava l’affrancatura, effettuata mediante francobolli, si dava la certezza sul giorno, mese, anno in cui il documento era stato formulato e sottoscritto.

Sul frontespizio il documento doveva riportare, bene in vista, la dicitura "Si richiede l'apposizione del Timbro Postale per la Data Certa", seguita dalla firma del richiedente e dalla data, inserita dallo stesso richiedente, in cui questi effettuava la richiesta.

Chiaramente se il documento era composto da più fogli (si pensi ad esempio ad una scrittura privata o ad un contratto), oltre ad essere stampati su entrambi i lati della pagina (fronte/retro), essi dovevano essere spillati lungo tutto il fianco e timbrati e firmati dal mittente nella congiunzione della spillatura. Sulla prima facciata, inoltre, doveva essere apposta la dicitura "Testo unico formato da n° ... pagine". Ciò al fine di non consentire l’aggiunta o la rimozione di pagine.

Poi Poste Italiane comunicò attraverso una circolare che a partire dal 1 Aprile 2016 non avrebbe più effettuato il servizio “data certa”. Oggi la stessa azienda offre un servizio simile ai propri clienti, anche se rispetto al precedente consente di associare data e ora certa ad un documento elettronico anziché cartaceo. Ci riferiamo alla servizio di Data Certa Digitale di Postel, di cui parleremo meglio in seguito.

Naturalmente il servizio offerto da Poste Italiane non era l’unico modo per attribuire data certa ad un documento: si poteva (e si può ancora oggi) fare ricorso al Notaio ovvero alla registrazione presso l’Agenzia delle Entrate.

E oggi, invece, quali sono i mezzi per ottenere la data certa? Possiamo dire che le soluzioni sono diverse a seconda che si voglia attribuire data certa a un documento cartaceo oppure ad un documento informatico.

Come apporre data certa ai documenti cartacei

La “data certa” di un documento cartaceo è possibile ottenerla utilizzando uno dei seguenti servizi alternativi:

REGISTRAZIONE PRESSO L'AGENZIA DELLE ENTRATE

Ci sono atti che devono essere registrati per legge: ci riferiamo ad esempio ai contratti di locazione di fabbricati e affitto di terreni, ai contratti di trasferimento e affitto di aziende esistenti nel territorio dello Stato e così via.

Ci sono però anche atti per i quali la legge non prevede alcun obbligo di registrazione, ma che le parti possono comunque avere interesse a fare. In questo caso basta recarsi presso gli uffici dell'Agenzia delle Entrate, compilare l'apposita modulistica e versare l'imposta di registro in misura fissa di euro 200.

L'importo va versato mediante il modello F24 utilizzando il codice tributo “109T”. Gli atti pubblici e le scritture private autenticate devono essere presentati alla registrazione dal pubblico ufficiale che li ha redatti o autenticati. Se si tratta di atti giudiziari la registrazione deve essere richiesta dal cancelliere del Tribunale.

NOTAIO

In questo caso le possibilità sono due:

• richiedere il verbale di deposito del documento. In pratica nel verbale il notaio annota nome del richiedente, luogo e data in cui il documento è stato depositato. In questo modo non farà altro che attribuire data certa al documento depositato;
• richiedere l’autentica della firma da apporre sul documento. In pratica il notaio prima verificherà l’identità del richiedente, quindi certificherà che l’apposizione della firma è avvenuta in sua presenza il giorno “x”.

RACCOMANDATA SENZA BUSTA

Un altro modo per attribuire data certa ad un documento è quello di ricorrere alla classica raccomandata. Per tornare all'esempio fatto, Rossi potrebbe trasmettere a Bianchi la propria dichiarazione tramite il servizio di raccomandata offerto da Poste Italiane. Ma attenzione: è importante che Rossi spedisca il documento si tramite raccomandata, ma senza utilizzare la busta, in quando un domani soggetti terzi, interessati ad invalidare il contenuto di quel documento, potrebbero sostenere che quella busta fosse vuota o contenesse un atto diverso da quello notificato.

La soluzione in questi casi è appunto la raccomandata senza busta, che la stessa Cassazione con la Sentenza. n. 10873/1999 ha riconosciuto come strumento valido ad attribuire data certa opponibile ai terzi.

Ma come si fa una raccomandata senza busta? In pratica Rossi deve stampare il documento su un normale foglio A4 per poi piegarlo in tre parti a soffietto, facendo in modo che il testo rimanga all'interno e che all'esterno figuri solo il mittente e il destinatario. E' molto importante quando si piega il foglio, che si rispettino le dimensioni standard di una busta. Se il documento si compone di più fogli, si consiglia di chiudere il plico sui lati aperti con il nastro adesivo trasparente piuttosto che con la spillatrice. A questo punto Rossi non deve far altro che recarsi presso un ufficio postale, compilare il classico fogliettino e la cartolina bianca della raccomandata e pagare quanto dovuto (il costo varia in funzione anche del peso).

In questo modo chi riceve la raccomandata e/o eventuali soggetti terzi non possono sostenere di aver ricevuto un documento diverso, considerato che il contenuto è direttamente esposto.

Quando Bianchi (il destinatario) riceverà il plico troverà sul frontespizio un primo adesivo apposto dall'addetto allo sportello al momento della spedizione (in basso riporta la data e l'ora della spedizione) e un secondo adesivo con un codice a barre attraverso il quale è possibile risalire alla data di consegna. Per conoscere quest'ultima data si può utilizzare il servizio "Cerca Spedizioni" di Poste Italiane: basta inserire il codice di spedizione riportato sotto il codice a barre e attivare la ricerca. Il sistema restituirà la data in cui è stata effettuata la consegna del documento.

Si tratta in definitiva si una soluzione comoda, semplice e tutto sommato poco costosa. 

UFFICIALE GIUDIZIARIO

In questo caso occorre recarsi presso l’Ufficio Notifiche presente in ogni Tribunale e chiedere espressamente che un determinato documento venga notificato dall’ufficiale giudiziario “a mano” o “a mezzo posta”.

Quest’ultimo scrivendo la sua relazione di notifica sull'originale del documento (restituito al richiedente) e sulla copia (consegnata al destinatario), non farà altro che attribuire data certa al documento.

Al costo del servizio si aggiunge quello della marche da bollo da 16 euro (1 ogni 4 facciate).

Come apporre data certa ai documenti informatici

Se ci fosse la necessità di attribuire data certa ad un documento informatico (ad esempio un file in "pdf") anziché cartaceo, Rossi - una volta scansionato il documento - potrebbe far ricorso ad una delle seguenti soluzioni:

• la marcatura temporale;
• il servizio Data certa digitale di Postel;
• la posta elettronica certificata (PEC).

Vediamo di analizzarle una per una.

MARCATURA TEMPORALE

Si tratta di un servizio a pagamento fornito dai certificatori accreditati (Infocert, Aruba, Namirial, ecc.) che consente di associare data e ora certe e legalmente valide a un documento informatico, garantendo la sua validità nel tempo.

Per apporre una marca temporale ad un documento non è necessario essere dotati della firma digitale, ma occorre scaricare l’apposito software fornito dal certificatore. Può essere marcato un qualunque file di tipo digitale o reso tale successivamente alla scansione, ma è comunque preferibile l’utilizzo di formati PDF (file statici).

Il file marcato temporalmente ha estensione “.m7m”. I certificatori mettono a disposizione dei propri utenti diverse tipologie di pacchetti (da 50, 100, 200 o più marche temporali) così da soddisfare le diverse esigenze quantitative di ciascuno. In definitiva un sistema pratico, comodo e veloce, ma soprattutto molto economico visto che una marca può arrivare a costare pochissimi centesimi. 

DATA CERTA DIGITALE DI POSTEL

Un altro modo per attribuire data certa ad un documento informatico consiste nel servirsi dell'EPCM (Electronic Postal Certification Mark) di Poste italiane. Si tratta in particolare di un servizio che consente di apporre una marca postale elettronica al documento informatico e, in definitiva, di associare a quest'ultimo una data e un orario giuridicamente certi e opponibili ai terzi.

Il servizio offre anche la garanzia sulla sua autenticità, integrità, validità e reperibilità nel tempo grazie al fatto che viene memorizzato in un sistema di conservazione digitale accreditato dall'Agenzia per l'Italia Digitale.

POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA (PEC)

E' possibile attribuire data certa ad un documento informatico anche con la posta elettronica, ma utilizzando non una casella tradizionale, quelle per intenderci del tipo gmail.com, yahoo.it o virgilio.it, ma una casella di posta elettronica certificata (PEC). Infatti la PEC fornisce la prova al mittente dell'invio e della consegna del documento informatico, specificandone la data e l'ora esatta. A ta fine i gestori del servizio PEC devono utilizzare un riferimento orario allineato con gli istituti ufficiali che garantiscono l'ora esatta.

La trasmissione a mezzo PEC equivale in tutto e per tutto alla notificazione a mezzo posta raccomandata con avviso di ricevimento e ha valore legale.

Chiaramente sia il mittente che il destinatario devono disporre di una PEC. Diversamente non sarebbe possibile ottenere quelle garanzie previste per la posta certificata e l’utente non riceverebbe quelle ricevute tipiche della posta certificata. E' fondamentale inserire il testo della scrittura privata, della dichiarazione o del contratto a cui si vuole attribuire data certa, nel corpo del messaggio e non in un file allegato al messaggio.

Una volta inviato il messaggio il mittente ottiene dal gestore di posta (Register, Legalmail, Aruba, Poste Italiane, ecc.) una ricevuta che prova l’avvenuta spedizione del messaggio e, nel momento in cui lo stesso viene recapitato, una seconda ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna con attestazione dell'orario esatto di spedizione.

Tali ricevute (sono file) dovranno essere conservate (e non stampate) in una cartella del proprio pc, ma è consigliabile anche salvarne una copia su un supporto di tipo flash (chiavetta USB o scheda di memoria), su un DVD o in un uno spazio online. Va considerato, infatti, che gestori del servizio PEC sono obbligati a registrare e conservare i tracciati che riguardano la trasmissione (non dunque il messaggio o i suoi allegati) per un periodo massimo di 30 mesi.