Modello rimborso spese viaggio excel
Descrizione
Il presente modulo rimborso spese viaggio va compilato con il dettaglio degli importi spesi durante la trasferta e corredato di tutte le ricevute in tuo possesso.
Quando si utilizza il modulo rimborso spese viaggio
I moduli rimborso spese viaggio excel scaricabili da questa scheda sono degli strumenti tanto utili quanto semplici da redigere e servono per rendicontare tutte le spese sostenute durante un viaggio o una trasferta connessi a loro volta allo svolgimento di una certa attività lavorativa: partecipazione ad un convegno, ad un incontro con potenziali clienti o fornitori oppure ad un corso di aggiornamento professionale, inaugurazione di una nuova sede commerciale e così via.
Chiaramente la finalità di questi moduli è ottenere il rimborso dalla direzione amministrativa dell'azienda o dell'ente. A tal fine è importante conservare tutte le ricevute che potranno risultare utili alla compilazione del modulo e a comprovare le spese sostenute. Naturalmente prima di partire sarebbe buona cosa informarsi sulla tipologia di spese ammissibili a rimborso: potrebbe accadere, infatti, che l'ente non preveda il ristore delle spese sostenute per l'acquisto dei biglietti aerei, per l'utilizzo del taxi o per il pernottamento in hotel oltre una certa categoria. Così come potrebbe condizionare determinati rimborsi (ad es. relativi all'uso del mezzo proprio) alla richiesta di una preventiva autorizzazione da parte della direzione aziendale. Solitamente le spese per i pasti sono incluse, ma talvolta l’azienda può elargire ai dipendenti uno o più blocchetti di buoni pasto da spendere negli esercizi convenzionati.
Come detto, al modello rimborso spese viaggio vanno allegate le "pezze d'appoggio", ossia la documentazione giustificativa delle spese sostenute: ricevuta/fattura dell'hotel, ricevuta autostradale (se non si utilizza il Telepass aziendale), ricevuta del ristorante, biglietto dei mezzi pubblici e così via.
Se il dipendente o il professionista hanno utilizzato il proprio veicolo per svolgere attività a favore del datore di lavoro, il modello rimborso spese viaggio calcolerà l'importo spettante sulla base della indennità di rimborso chilometrico stabilita.
Come compilare il modulo rimborso spese viaggio excel
In questa scheda è possibile scaricare tre distinti modelli in formato excel, due dei quali realizzati da Avis e Microsoft. Si tratta di documenti che consentono di annotare le proprie spese su un foglio di calcolo e di determinare in automatico gli importi parziali e totali: ad esempio il foglio di Microsoft consente, dopo aver impostato la tariffa di chilometraggio e aver riportato i km all'inizio e alla fine del viaggio, di calcolare in automatico il rimborso previsto per l'utilizzo del proprio mezzo.
Tutti i modelli rimborso spese viaggio excel prevedono appositi spazi per l'inserimento del nome dell'aziende/ente e di quello del lavoratore, della motivazione della missione/trasferta, della data di inizio e fine del viaggio, delle diverse tipologie di spese (treno, aereo, autobus, tariffa chilometrica, pasti, pernottamento, ecc.).
In questa stessa scheda è disponibile anche una lettera di accompagnamento a cui allegare il modello rimborso spese viaggio excel e i documenti giustificativi.
Sempre in tema di rimborsi segnaliamo questi ulteriori modelli:
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