Come scrivere l'invito formale per un evento

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Quante volte ti sarà capitato di invitare amici e parenti a casa per una festicciola intima? È di fatto una cosa semplice: alzi il telefono, componi il numero e inviti la persona desiderata. Negli eventi formali, invece, la situazione si complica, poiché l’invito deve rispecchiare la tipologia di evento in programma comunicando i dettagli importanti.

L'invito ad un matrimonio non può somigliare a quello per l’inaugurazione di una boutique, come l’invito ad un’esposizione artistica non può avere niente a che fare con la convocazione ad un convegno scientifico.

Ogni invito formale deve rispettare un’etichetta e contenere le informazioni giuste, a cui gli invitati dovranno attenersi. In questo articolo ti indicheremo come scrivere l’invito formale ad un evento: le regole da rispettare e gli errori da evitare.

Invito evento: informazioni a portata di mano

Prima di scrivere un invito formale devi assicurarti di avere alcune informazioni principali, come:

  • la lista completa degli invitati;
  • gli indirizzi e i contatti degli invitati;
  • le cariche rivestite dagli invitati (Eccellenza, Eminenza, Onorevole, Avvocato, Ingegnere, Dottore, Professore, Signor Sindaco o Ministro e così via).

Solo in un secondo momento potrai scrivere un appunto che funga da “brutta copia” con le informazioni certe dell’evento in programma, in modo da iniziare a comporre un testo.

Nell’invito non devono assolutamente mancare:

  • data, ora e luogo dell’evento;
  • tipo di abbigliamento richiesto secondo la nomenclatura internazionale (cravatta bianca, cravatta nera, abito da cocktail, business casual) o tema della serata;
  • recapiti a cui inviare la conferma della presenza all’evento.

Invito evento: testo, forma ed fac simile

Dopo aver chiarito il concept dell’evento e le informazioni da scrivere nell’invito, puoi passare alla stesura del testo. Redigilo in modo tale che risulti chiaro, elegante e armonico, disponendo gli elementi chiave tra le righe senza aggiungere niente di superfluo.

Il tono dell’invito formale deve essere rispettoso ed educato, cordiale ma non confidenziale. Siamo a conoscenza della pluralità di situazioni, cerimonie ed eventi diversi che necessitano di un invito adeguato, perciò ti invitiamo a consultare i modelli di invito presenti sul nostro portale:

Invito evento: scelta del supporto e revisione

Dopo aver redatto il testo dell’invito e aver inserito i recapiti ai quali gli invitati devono comunicare la loro conferma, si passa alla delicata scelta del supporto. Ti ricordiamo che l’invito formale è solitamente cartaceo o elettronico, quindi puoi scegliere se consegnarlo a mano, tramite e-mail o per posta tradizionale.

Se l’evento in programma è un incontro tra amici e familiari, se conta moltissimi invitati o è una cerimonia informale, ti consigliamo di inviare il messaggio per e-mail, usando la posta elettronica. Per serate di gala, matrimoni e cerimonie pubbliche, invece, è sicuramente più opportuno usare la posta tradizionale o imbucare personalmente l’invito presso il domicilio dei futuri ospiti.

Un altro elemento importante, che comunica indirettamente i particolari dell’evento, è la scelta della carta e del font. Se non sei un esperto lasciati consigliare da un grafico o da una tipografia. Noi ti consigliamo di usare una carta liscia di ottima qualità, meglio se di colore chiaro come il bianco, l’avorio o l’ecrù, mentre il testo può assumere i toni del grigio, del blu o del seppia.

Solitamente le immagini non sono necessarie, è perciò consigliato allegarle all’invito solo quando è strettamente necessario (ad esempio nel caso di una mostra, la presentazione di un libro, una serata di beneficienza a sostegno di una fondazione X o per una serata in ricordo di Y).

Ciò che invece rappresenta una vera caduta di stile sono gli errori ortografici: assicurati che il testo sia assolutamente corretto, facendolo revisionare da un esperto o usando gli strumenti di correzione dei maggiori software di scrittura.

Invito evento: tempistica e risposte

Affinché un invito formale rispetti tutte le regole del galateo classico è necessario che arrivi nelle mani degli invitati almeno 10 giorni prima dell’evento in programma. Sarà opportuno calcolare bene i tempi fin dal principio, quindi redigerlo, stamparlo e inviarlo almeno due settimane prima. La motivazione di questa scelta consiste in un atto di educazione nei confronti degli invitati, ma al tempo stesso ti permette di pianificare con il giusto anticipo le presenze effettive, in modo da comunicarlo al catering o alla location che si occuperà di posti a sedere e mise en place.

Quando si riceve un invito formale è altresì importante formulare una risposta adeguata. Sia che si confermi la propria presenza all’evento, sia che si declini l’invito, è buona educazione comunicarlo al mittente, usando i recapiti presenti nel messaggio stesso. Se sull’invito è presente un numero di telefono, la conferma deve essere comunicata a voce, ma se invece è riportato un indirizzo di posta elettronica o tradizionale, bisogna elaborare un messaggio scritto ad hoc. Anche in questo caso ti forniamo dei fac simile di risposta:

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47442 - Giuseppe
18/11/2016
Vorrei invitare clienti e casa mia per una dimostrazione di un nuovo eccellente prodotto

42008 - gianfranco
15/10/2015
ottima traccia- for compliments

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