Chi possiede un’attività commerciale sa bene quanto lavoro richiede l’apertura di un nuovo punto vendita o la riapertura del negozio dopo una fase di rinnovo. Il momento in cui “si taglia il nastro” è molto importante, per questo solitamente viene celebrato con un’inaugurazione: un evento in cui invitare clienti affezionati e persone interessate, collaboratori, colleghi e perché no anche i commercianti della zona. Per non sbagliare è consigliabile scaricare questo modello invito inaugurazione da personalizzare in base al destinatario, inserendo naturalmente i propri dati e le informazioni riguardanti l’evento.
In quali casi è possibile utilizzare il facsimile invito inaugurazione
Il modello invito inaugurazione va adeguato allo stile dell’evento. Il facsimile proposto in questa scheda è decisamente formale, dunque più adatto all’apertura di uno showroom, di un negozio, un ristorante di classe o di un’attività fornitrice di servizi piuttosto che di un food track o un locale di musica reggae. Il testo della lettera invito inaugurazione va riportato su carta intestata, in alternativa si può provvedere all’ideazione di un layout (con una grafica appropriata) sul quale inserire la casella di testo. Anche il supporto dell’invito stesso, che può essere cartaceo ma anche digitale, va adattato all’evento ma soprattutto alla clientela, dunque al target dell’attività commerciale, con un occhio di riguardo ai clienti più affezionati.
Quando inviare il fac-simile invito inaugurazione
Il fac-simile invito inaugurazione negozio va spedito o consegnato personalmente ai destinatari almeno 30 giorni prima dell’evento. Nelle settimane successive sarà necessario pubblicizzare l’inaugurazione tramite i canali di comunicazione scelti (se l’invito è aperto a tutti) o ricordare agli invitati dell’evento tramite una comunicazione più informale (se l’accesso è limitato ai soli clienti).
Come si organizza un evento di inaugurazione
L’inaugurazione va organizzata con estrema attenzione. Occorre scegliere con cura il giorno e l’ora dell’evento, stabilire il budget, determinare una lista di invitati consona alla capienza del locale, prenotare intrattenimento, buffet e camerieri, preparare delle promozioni speciali e un discorso di ringraziamento. Ecco, in ordine temporale, quali sono gli impegni da assolvere per organizzare un’inaugurazione di successo:
- 1 mese e mezzo prima: scegliere il giorno e l’orario dell’evento, stabilire quanto è possibile spendere, stilare la lista degli ospiti, prenotare il catering;
- 1 mese prima: preparare ed inoltrare il modello invito inaugurazione, prendere nota delle conferme, prenotare il fotografo, i camerieri e gli inservienti in numero adeguato alle presenze;
- 1 settimana prima: preparare l’allestimento del negozio, eventuali promozioni ed omaggi da offrire agli ospiti, estendere l’invito anche ai commercianti vicini al punto vendita, ricordare agli invitati tramite un fax, un messaggio o un’email dell’inaugurazione;
- 1 giorno prima: predisporre l’impianto audio e gli spazi adeguati per il buffet e l’angolo drink, richiamare tutti i fornitori per avere conferma e preparare un breve discorso di ringraziamento, da fare nel corso dell’inaugurazione, dopo l’arrivo degli ospiti.
Durante lo svolgimento dell’evento occorre dedicarsi completamente agli ospiti, dunque sarà meglio delegare a qualcun altro la gestione di musica, guardaroba e buffet.
Prima che gli ospiti vadano via è bene lasciare loro un ricordo dell’inaugurazione: un omaggio o ancor meglio con un coupon promozionale da utilizzare nel nuovo punto vendita.
Se l’inaugurazione riguarda l'apertura di una nuova sede, consigliamo di visionare anche questi specifici fac simile di comunicazione apertura nuova attività. Per ulteriori spunti leggi anche quanto contenuto nella scheda informativa dedicata alla "lettera invito evento".
