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Autocertificazione

Cos'è l'autocertificazione

L’autocertificazione è uno strumento di semplificazione amministrativa che consente alla persona interessata di presentare, in luogo dei certificati richiesti dagli uffici della pubblica amministrazione, una dichiarazione con cui, sotto la sua piena responsabilità, attesta la sua condizione, i suoi stati e requisiti personali o i fatti di cui è a diretta conoscenza.

Chi deve accettare l’autocertificazione

Dal 1° gennaio 2012 Pubbliche Amministrazioni (enti locali, scuole e università, prefetture, Inps, Inail, camere di commercio, motorizzazione civile, Asl, ecc.) e Società che gestiscono pubblici servizi (aziende municipalizzate, Poste, Enel, ACI, Aziende del Gas, Rai, Ferrovie dello Stato, Telecom, Società Autostrade, ecc.), non possono più richiedere ai cittadini certificati anagrafici e di stato civile ma hanno l’obbligo di accettare le autocertificazioni (leggi “Dal 2012 meno certificati e più autocertificazioni”).

Le amministrazioni pubbliche si riservano la possibilità di controllo e verifica in caso di sussistenza di ragionevoli dubbi sulla veridicità del loro contenuto. Vi sono pochi casi, nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, in cui devono essere esibiti i tradizionali certificati: pratiche per contrarre matrimonio, rapporti con l'autorità giudiziaria, atti da trasmettere all'estero.

Si può presentare l’autocertificazione anche ai privati (ad esempio banche, assicurazioni o notai) se questi decidono di accettarla. Infatti per i privati, a differenza di quanto accade con le amministrazioni pubbliche, accettare l’autocertificazione non è un obbligo, ma una facoltà.

Quali e quanti tipi di autocertificazione esistono

Le dichiarazioni sostitutive possono essere di due tipi:

- le dichiarazioni sostitutive di certificazioni (art. 46 D.P.R. 445/2000). Sono dichiarazioni con cui il cittadino può attestare dati anagrafici e di stato civile (luogo e data di nascita, residenza, cittadinanza, godimento dei diritti civili e politici, stato di famiglia, ecc.), titoli di studio, qualifiche professionali (iscrizione in albi o elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni, appartenenza ad ordini professionali, esami sostenuti, titolo di specializzazione, ecc.), situazione reddituale, economica e fiscale (assolvimento degli obblighi contributivi, stato di disoccupazione, qualità di pensionato, possesso e numero del codice fiscale o partita IVA, ecc.), posizione giuridica (qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili, di non aver riportato condanne penali, di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento, ecc.) e altro ancora.

- le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà (art. 47 D.P.R. 445/2000)con cui il cittadino può autocertificare tutte le condizioni, le qualità personali e i fatti (anche riferiti ad altre persone) di cui sia a diretta conoscenza.

Il cittadino può ad esempio dichiarare di essere proprietario o affittuario di un certo immobile, di avere la qualità di erede, la conformità all'originale della copia di un documento, il proprio stato di servizio, ecc. (“Le dichiarazioni sostitutive di atto notorio”)

Che cosa non è autocertificabile

Non è possibile ricorrere a dichiarazioni sostitutive di certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE (che attestano la conformità di un prodotto alla normativa comunitaria che ne disciplina l’utilizzo), di marchi e brevetti;

Inoltre non è possibile utilizzare dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà per attestare informazioni che non rientrano nella propria conoscenza diretta o che riguardano manifestazioni di volontà (es. una dichiarazione d’impegno ovvero un’attestazione che abbia ad oggetto eventi o fatti futuri).

Come si fa l’autocertificazione

È sufficiente compilare un modulo appositamente predisposto, scaricabile a questo indirizzo, o riportare la formula su un qualsiasi foglio di carta e sottoscrivere la dichiarazione così rilasciata, senza bollo, né autentica della firma.

È importante ricordare che, mentre per le dichiarazioni sostitutive di certificazioni è sufficiente una semplice sottoscrizione, le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà e/o la domanda che le contiene, devono essere sottoscritte in presenza del dipendente addetto a riceverle - previa identificazione del richiedente oppure trasmesse (via posta, fax, posta elettronica certificata) all’amministrazione competente allegando la fotocopia di un documento di identità.

L’autentica della firma rimane necessaria per le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà da presentare a privati,come banche o assicurazioni, e per le domande di riscossione di benefici economici da parte di altre persone (es. delega per riscuotere la pensione).

L'autentica della firma può essere eseguita dai seguenti pubblici ufficiali: notai, cancellieri, segretari comunali e funzionari incaricati dai sindaci, anche di comuni diversi da quello di residenza, nonché dal funzionario competente a ricevere la documentazione e dal funzionario incaricato dal gestore di pubblici servizi. L’autentica della firma è soggetta ad imposta di bollo.

Quando è prevista l'imposta di bollo

Le dichiarazioni sostitutive sono esenti da imposta di bollo. L'esenzione è prevista anche per i certificati trasmessi d'ufficio da una pubblica amministrazione all'altra ovvero inviati all'interno della Pubblica Amministrazione stessa.

I documenti d’identità al posto dei certificati

L’esibizione di un documento d’identità o di riconoscimento (ad esempio carta d’identità, passaporto, patente di guida, libretto di pensione ecc.), a seconda dei dati che contiene, sostituisce i certificati di nascita,residenza,cittadinanza e stato civile.

Chi può fare le dichiarazioni sostitutive

Possono fare l’autocertificazione:

  • i cittadini italiani;
  • i cittadini dell'Unione Europea;
  • i cittadini dei paesi extracomunitari in possesso di regolare permesso di soggiorno,limitatamente ai dati attestabili dalle pubbliche amministrazioni italiane.

Le responsabilità di chi autocertifica

Il cittadino è responsabile di quello che dichiara con l’autocertificazione. Le amministrazioni gli danno fiducia e al tempo stesso effettuano controlli sulla corrispondenza alla verità delle autocertificazioni.

In caso di dichiarazione falsa il cittadino viene denunciato all’autorità giudiziaria, può subire una condanna penale e decade dagli eventuali benefici ottenuti con l’autocertificazione.

Autentica di copia

Si può dichiarare che è conforme all’originale:

  • la copia di un documento rilasciato o conservato da una pubblica amministrazione;
  • la copia di una pubblicazione, di un titolo di studio e di servizio;
  • la copia di documenti fiscali che debbono essere conservati dai privati.

Non è più necessario, quindi, far autenticare le copie di questi documenti in Comune o presso l’amministrazione a cui devono essere consegnati, ma è sufficiente una dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà firmata davanti al dipendente addetto oppure presentata o inviata con la fotocopia del documento d’identità.

Se l'atto originale è depositato presso un notaio, solo quest'ultimo può rilasciare la copia autentica.

Per maggiori informazioni si rimanda alla lettura dell’articolo “Come autenticare copie di atti, documenti o pubblicazioni

Legalizzazione di fotografie

Le amministrazioni competenti al rilascio dei documenti personali (passaporto, patente di guida, porto d'armi, licenza di caccia, licenza di pesca; licenze, attestati e abilitazioni aeronautiche, ecc.) devono legalizzare direttamente le fotografie. L’interessato può anche rivolgersi presso qualsiasi Comune.

Per maggiori informazioni si rimanda alla lettura dell’articolo “Legalizzazione fotografie: quando e come richiederla”.

Impedimento per ragioni di salute

Quando una persona non è in grado di rendere una dichiarazione a causa di un temporaneo impedimento per ragioni di salute, un parente prossimo (il coniuge o in sua assenza i figli o, in mancanza, un altro parente fino al terzo grado) può fare una dichiarazione nel suo interesse.

In questo caso la dichiarazione va resa, indicando l’esistenza di un impedimento temporaneo per ragioni di salute, davanti al pubblico ufficiale che accerta l’identità della persona che ha fatto la dichiarazione.

Questo il modello di dichiarazione di chi non sa o non può firmare , mentre questo è il modello di dichiarazione resa dal genitore o dal tutore.

Cosa fare se non viene accettata

Il dipendente pubblico che non accetta la dichiarazione sostitutiva nei casi in cui la legge ne prevede la possibilità, o che richiede certificati o atti di notorietà nei casi in cui ha invece l’obbligo di accettare le dichiarazioni sostitutive, incorre in violazione dei doveri d’ufficio e sarà quindi soggetto a conseguenze disciplinari.

In caso di rifiuto il cittadino dovrà accertare chi è il responsabile del procedimento e richiedere per iscritto i motivi del mancato accoglimento. Entro 30 giorni deve essere fornita una risposta scritta sulle motivazioni del rifiuto.

Se il pubblico ufficiale o il responsabile del procedimento non comunica entro i suddetti termini le ragioni del ritardo/rifiuto, scattano i presupposti per le sanzioni (reclusione o multa) previste dall'art. 328 del Codice penale per "omissioni" o "rifiuto d'atti d'ufficio".