Autenticazione di firma: dal notaio o in comune?

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L'autentica di firma è una procedura che serve a garantire la veridicità della firma stessa, ossia che la sottoscrizione di quel determinato documento è stata effettuata proprio dal soggetto legittimato. Cosa diversa è, invece, l’autenticazione di copia, un’attestazione di conformità ad un documento originale da parte del pubblico ufficiale autorizzato. In questo articolo vedremo in quali casi è necessario ricorrere all'autenticazione di firma, come si effettua e quanto costa.

Autentica di firma: cos'è e quando è necessaria

In estrema sintesi possiamo dire che l’autentica di firma è un'operazione con cui un pubblico ufficiale attesta che la firma del dichiarante in fondo ad un documento è stata apposta in sua presenza, dopo che lui stesso ne ha accertato l’identità. Quando si parla di pubblico ufficiale ci si riferisce al Sindaco o ad un funzionario da questi incaricato (presente presso l'Ufficio Anagrafe ad esempio), al segretario comunale, al Cancelliere del Tribunale, al Notaio. L'autentica della firma può essere effettuata anche in Comune diverso da quello di residenza.

Tuttavia come vedremo fra breve ci possono essere sostanziali differenze tra l'autentica effettuata da un notaio e quella eseguita da un funzionario o dipendente dell'amministrazione comunale.

L'autentica della firma può essere richiesta per:

  • istanze e dichiarazioni sostitutive di atto notorio da presentare a privati (una banca, una compagnia assicurativa, ecc.);
  • istanze e dichiarazioni sostitutive di atti di notorietà da presentare agli organi della pubblica amministrazione o ai gestori di servizi pubblici al fine di per ricevere somme economiche da parte di terzi (ad esempio deleghe alla riscossione di pensioni, contributi);
  • passaggi di proprietà di veicoli;
  • quietanze liberatorie per la prova dell'avvenuto pagamento dell'assegno emesso senza provvista ("assegno scoperto");
  • istanze e dichiarazioni proposte da stranieri senza un permesso di soggiorno regolare e non cittadini dell’Unione Europea.

Dal nostro portale è possibile scaricare questo fac simile dichiarazione sostitutiva di atto notorio con firma autenticata.

Per tutte le altre istanze e dichiarazioni sostitutive di atto notorio da presentare agli organi della pubblica amministrazione o ai gestori di servizi pubblici non è richiesta l’autentica di firma, purché siano sottoscritte in presenza del dipendente addetto ovvero sottoscritte e presentate unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore.

Così come non è soggetta ad autenticazione di firma la sottoscrizione di domande per la partecipazione a selezioni per l’assunzione in un ente della Pubblica Amministrazione, nonché per la partecipazione ad esami per il conseguimento di abilitazioni, diplomi o titoli culturali.

Il servizio di autenticazione di firma può essere effettuato al domicilio del dichiarante esclusivamente per le persone che per motivi vari (malattia, invalidità, ecc.) sono impossibilitate a recarsi presso gli uffici. Nel caso specifico la persona interessata deve essere in grado di intendere e volere ed in possesso di documento di riconoscimento valido.

L’autentica di firma può effettuarsi solo rispetto a documenti redatti in lingua italiana. Dunque se l’atto è in lingua straniera, il suo contenuto non solo dovrà essere tradotto in italiano, ma dovrà altresì recare il timbro “per traduzione conforme”. 

Autentica di firma notaio

Abbiamo accennato qualche riga più su alla differenza che c'è fra l'autentica effettuata presso un notaio e la stessa operazione eseguita in comune (autenticazione amministrativa). In entrambi i casi c'è sempre un pubblico ufficiale che attesta che la firma è stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell'identità della persona che sottoscrive, tuttavia mentre il notaio estende il controllo anche rispetto al contenuto dell'atto, il Sindaco, il dipendente da questi incaricato o il segretario comunale si limitano a verificare e ad attestare che la persona davanti a loro ha effettivamente firmato di suo pugno quel documento, non entrando dunque nel merito del contenuto del documento.

Attenzione perché il pubblico ufficiale (notaio) che nell’atto di autenticazione di firma attesti falsi è punito a norma dell’art. 479 c.p., se riguarda un atto pubblico, e ai sensi dell’art. 480 c.p., se attiene ad un atto amministrativo.

L'autentica di firma notaio può essere fatta solo a favore di cittadini italiani

Autentica di firma in Comune

L'Ufficiale di Anagrafe non ha competenza in merito al contenuto delle dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà che rimangono in capo al dichiarante e si limita ad autenticare la sottoscrizione verificando che il contenuto del testo riguardi stati, qualità personali o fatti a diretta conoscenza dell'interessato.

In Comune non  si possono autenticare dichiarazioni aventi valore negoziale: contratti, accettazioni o rinunce d'incarico, procure (atti con cui l'interessato conferisce ad un altro soggetto il potere di agire in nome e per proprio conto), scritture private, manifestazioni di impegno circa il fare o non fare qualcosa, in un futuro prossimo o remoto, ecc.

Autentica di firma: chi può farla

Cominciamo col dire che per l'autenticazione di firma è sufficiente che il la persona maggiorenne si presenti presso l’ufficio anagrafe o lo studio notarile con un proprio documento di riconoscimento in corso di validità e con l’atto da sottoscrivere. Il rilascio è immediato. Se invece l'interessato all'autentica è un:

  • minorenne, la sottoscrizione deve essere effettuata da chi esercitala potestà o dal tutore;
  • interdetto o incapace d'intendere, la sottoscrizione deve essere effettuata dal tutore;

Il cittadino che non sa o non può firmare per motivi di analfabetismo o di ordine fisico (ad esempio ha le mani paralizzate) che tuttavia non pregiudicano la capacità d’intendere e di volere, può rendere la dichiarazione davanti ad un pubblico ufficiale (che può essere un notaio, un cancelliere, un funzionario o un segretario comunale, un funzionario dell’istituto previdenziale e così via), il quale dopo aver accertato l’identità del dichiarante e la causa dell’impedimento, può validare quanto dichiarato.

Sul nostro portale è disponibile un modello di dichiarazione sostitutiva di chi non può firmare.

Il documento deve essere compilato dal pubblico ufficiale, previa identificazione del soggetto dichiarante. Nel modulo devono essere inseriti i dati anagrafici del cittadino impossibilitato alla firma, il tipo di certificazione che il documento sostituisce e i dati identificativi del pubblico ufficiale, che deve apporre il timbro del suo ufficio e la firma. Secondo quanto stabilito dall’art. 4 del DPR 20 dicembre 2000 n.445 queste disposizioni non si applicano in materia di dichiarazioni fiscali.

Tutt’altra procedura è prevista nei casi in cui l'impedimento alla firma derivi dalla temporanea incapacità d'intendere e di volere. I cittadini temporaneamente impossibilitati alla firma per ragioni di salute sono quelli che stanno affrontando la fase acuta di una malattia, coloro che risultano affetti da demenza senile o che si trovano in una fase di degenza post-operatoria, i tossicodipendenti, gli alcolisti, ecc.

In questo caso l’art. 4 del DPR 20 dicembre 2000 n.445 prevede che “la dichiarazione nell'interesse di chi si trovi in una situazione d'impedimento temporaneo, per ragioni connesse allo stato di salute, è sostituita dalla dichiarazione, contenente espressa indicazione dell'esistenza di un impedimento resa dal coniuge o, in sua assenza, dai figli o, in mancanza di questi da altro parente in linea retta o collaterale fino al terzo grado”.

A questo proposito ti ricordiamo che i parenti in linea retta sono i genitori, i nonni, i figli, i nipoti e i pronipoti, mentre i parenti in linea collaterale sono gli zii, i fratelli e i nipoti.

La dichiarazione deve essere resa davanti al pubblico ufficiale, il quale deve attestare l’identità del dichiarante e il grado di parentela con il soggetto temporaneamente impossibilitato alla firma. In questo caso è necessario scaricare e compilare questo modulo di autocertificazione resa nell'interesse di una persona temporaneamente impedita. Il documento deve riportare i dati anagrafici del dichiarante, il grado di parentela tra i soggetti e il tipo di dichiarazione che si depone nell’interesse del cittadino temporaneamente incapace d’intendere e di volere. Per essere valida, l’autocertificazione deve essere firmata anche dal pubblico ufficiale. La procedura ivi descritta non è valida per le dichiarazioni riguardanti materie fiscali.

Autentica di firma: costi

In base all'uso per cui si richiede, l'autenticazione di firma può essere soggetta o meno all'imposta di bollo. In questo caso il costo a carico del cittadino ammonta a Euro 16,00 per la marca da bollo più i diritti di segreteria (0,52 euro). Nel caso in cui l'autentica sia esente da bollo, il costo è limitato ai soli diritti di segreteria.

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