Fac simile invito a meeting aziendale

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Descrizione

La lettera invito meeting disponibile in questa scheda in 3 diverse verioni, può essere utilizzata per comunicare a dipendenti, colleghi, collaboratori, professionisti, ma anche a clienti, fornitori, investitori e partner l'organizzazione di un incontro in cui si discuterà ad esempio dei risultati ottenuti dall'azienda nell'ultimo periodo, delle strategie commerciali da mettere in campo, del lancio di un nuovo prodotto, di una particolare criticità che sta colpendo lo sviluppo di un certo prodotto e così via. Se più che di un meeting aziendale si tratta di un convegno allora meglio ricorrere a questo fac simile lettera di invito a convegno, mentre nel caso in cui gli argomenti fossero affrontati e discussi in occasione di una cena, allora sarebbe meglio utilizzare questa lettera invito cena aziendale

I meeting aziendale possono rappresentare una efficace occasione di confronto e di scambio di opinioni su certi temi, ma anche di sprono e coinvolgimento emotivo del personale, di formazione, di rafforzamento del legame con i propri partner e così via. I meeting aziendali possono essere convocati anche con una certa frequenza (ad es. una volta a settimana) oppure in funzione di certe necessità. Possono tenersi in un apposito ufficio dell'azienda oppure nella sala conferenze di un hotel, in un centro congressi ecc.

Il meeting va organizzato suddividendo i tempi di esposizione e di discussione, prevedendo le eventuali pause e naturalmente provvedendo ad informare gli invitati per tempo, di modo che possano organizzarsi per poter presenziare. Chiaramente se l'invito non riguarda soltanto i dipendenti dell'azienda, ma è esteso anche a figure esterne (professionisti, partner, clienti ecc.), occorre predisporre una lettera formale di invito.

Lettera invito meeting aziendale: quali informazioni contiene

La lettera di invito ad un meeting deve innanzitutto contenere il nome e i recapiti esatti del destinatario, dunque una lettera personalizzata e non generica. Lo stile dei moduli precompilati disponibili su questo portale sono tutti sobri, formali ed eleganti, ma potrebbe essere una buona idea specificare il tipo di carica rivestita dal destinatario della comunicazione. Invece che scrivere semplicemente Sig. Piero Rossi sarebbe meglio optare per Dott. Piero Rossi o Prof. Piero Rossi oppure Cav. Uff. Piero Rossi e così via.

Chiaramente prima di procedere alla redazione degli inviti è assolutamente necessario aver prenotato la location, stabilendo il giorno e l’ora di inizio dell’evento così come il giorno e l’ora della sua conclusione. Inserire un’indicazione chiara del posto e del giorno in cui si svolgerà il meeting è il l’unico modo per permettere agli invitati di pianificare la loro partecipazione.

Quando e come inviare l'invito

La lettera di invito meeting aziendale deve essere inviata a ciascun ospite almeno 30 giorni prima della data in cui è previsto l’incontro. Quindici giorni o al massimo una settimana prima si consiglia di inoltrare nuovamente l’invito allegando stavolta il programma dettagliato dell’evento. Nella settimana che precede l’inaugurazione sarà opportuno contattare gli invitati telefonicamente, così da ricevere la conferma della loro partecipazione.

Solitamente la lettera di invito ad un meeting può essere inoltrata ai destinatari tramite posta ordinaria oppure tramite posta elettronica. Nel caso in cui si scelga di raggiungere i propri invitati tramite la casella email sarebbe opportuno riflettere se inserire gli allegati (il programma, eventuali comunicati, i contatti o altre informazioni sull’evento) in formato PDF o in formato HTML. Solitamente si predilige il formato pdf se gli allegati sono in numero assai ristretto, mentre sarebbe meglio predisporre una pagina HTML con i relativi collegamenti ipertestuali se i documenti da inserire fossero tanti.

Fac simile lettera invito meeting: cosa allegare

È vivamente consigliato allegare alla lettera di invito al meeting un documento contenente il programma dell’evento. Conoscere i tempi di dibattito, gli argomenti trattati e il nome delle persone che interverranno e vi presenzieranno sarà sicuramente utile a coloro che stanno cercando una buona ragione per non mancare. Se c'è la necessità di invitare un relatore esterno, meglio farlo ricorrendo a questa lettera di invito.

Infine se all’incontro è invitato anche il personale dell’ufficio stampa o le principali testate locali, sarà necessario provvedere anche alla redazione di un comunicato apposito.

Tags:  lettera di invito comunicazioni alla clientela

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