Fac simile convocazione riunione di lavoro: modelli editabili
In questa scheda rendiamo disponibili per il download alcuni fac simile di convocazione riunione in formato editabile (DOC).
Convocazione riunione: come farla
E' del tutto evidente che se si tratta di una riunione informale tra colleghi di lavoro, tra amici o tra il professionista (avvocato, commercialista) e il proprio cliente, la convocazione può effettuarsi senza seguire particolari regole: basta sentirsi al telefono, via email o whatsapp e fissare luogo e data dell'incontro.
Il discorso cambia, invece, se:
- c'è la necessità di rispettare determinate regole per evitare che le decisioni assunte possano essere impugnate (si pensi alla convocazione dell'assemblea condominiale o alla convocazione assemblea soci di una società o associazione);
- la riunione vede il coinvolgimento di soggetti istituzionali;
- l'importanza e la delicatezza degli argomenti da trattare (ad es. la sicurezza di un cantiere) impone l'adozione di certi formalismi;
- si tratta di una riunione o convegno di carattere scientifico o culturale;
- si tratta di un meeting aziendale che ha l’obiettivo di fornire a potenziali clienti una panoramica su nuovi prodotti e servizi ed illustrare agli stessi i risultati raggiunti dall’azienda in un determinato ambito;
- ecc.
In tutti questi casi è opportuno redigere una lettera di convocazione incontro e inoltrarla a tutte le parti interessate.
Cosa indicare nella comunicazione di convocazione della riunione
Una lettera di questo tipo deve necessariamente specificare:
- la data e l'orario della riunione. Questa andrebbe fissata con congruo anticipo (almeno 15 giorni prima), tenendo possibilmente conto delle disponibilità di tutti;
- il luogo dell'incontro. La location va scelta in funzione del numero dei partecipanti ed eventualmente dei luoghi di provenienza degli stessi;
- l'ordine del giorno. Ciò consente alle persone che saranno invitate di conoscere con anticipo i temi di discussione, in modo tale da acquisire informazioni preventive, predisporre richieste di approfondimenti, elaborare proposte e così via.
In una lettera di convocazione riunione devono essere specificati con chiarezza
- il nome del mittente, ossia di colui che dirama la convocazione (responsabile di progetto, coordinatore di staff, amministratore di condominio, presidente del consiglio direttivo, ecc.);
- i nomi delle organizzazioni o dei soggetti destinatari.
Se non si utilizza la carta intestata è fondamentale riportare sulla lettera di convocazione i recapiti telefonici e di posta elettronica che i destinatari possono eventualmente utilizzare per richiedere dettagli sul luogo della riunione, sui partecipanti, sugli argomenti da trattare ecc.
Fac simile convocazione riunione
Esempio 1
A: ……………
Oggetto: Progetto “……………..” - Convocazione Riunione di Coordinamento
Egregio collega,
La presente per comunicare che è indetta, come da accordi verbali, per il giorno ………. alle ore …… presso ……………, una riunione per il coordinamento delle attività relative al progetto “………………, con il seguente ordine del giorno:
Analisi del progetto (preliminare, definitivo, esecutivo) allo stadio attuale di elaborazione.
Tale analisi sarà finalizzata a
a. …………………..;
b. …………………..;
c. …………………..;
Con l' augurio di vederla partecipe, considerata l'importanza dell'argomento, le porgo i miei più
Cordiali saluti.
Luogo e data
Firma ___________________
(nominativo e ruolo del firmatario)
Esempio 2
Gentile …………….,
con la presente abbiamo il piacere di invitarla al meeting esclusivo di ……….. S.r.l. che si terrà il giorno ………. alle ore ….. presso ……………
L’incontro si propone di fornirle una visione concreta sui nostri nuovi prodotti e servizi. In particolare …………..
L'incontro sarà inoltre l’occasione per informarla e illustrarle le attività svolte dalla nostra organizzazione nel campo della ……………….
Al termine dell'incontro è previsto un aperitivo con rinfresco per salutarci e scambiarci opinioni sui contenuti del meeting.
Con la speranza di averle fatto cosa gradita, le porgo i miei più cordiali saluti.
Luogo e data
Dott./Dott. ssa ……………
Responsabile Marketing e Relazioni Esterne
Esempio 3
Gentile ………….,
il ..... dalle ore ... alle ore ..... abbiamo organizzato presso la nostra sede di .... un meeting rivolto ai livelli apicali della nostra azienda.
In questa occasione condivideremo il momento della prima colazione con il Dr. ......., Merketing Director nonché ........, per un confronto sulla percezione che i nostri clienti hanno della nostra offerta e del nostro ruolo nel settore della ...............
Mi farebbe piacere averti ospite all'incontro, previsto con un limitato numero di partecipanti.
A presto!
Luogo e data
Dott./Dott. ssa ………………
Responsabile Marketing e Relazioni Esterne
Esempio 4
Ai membri del Consiglio Direttivo della scrivente …………… (specificare se società, associazione fondazione, ecc.)
Ai membri del ………………
Oggetto: Convocazione Consiglio Direttivo
La S.V. è invitata a partecipare alla riunione del Consiglio Direttivo convocato per il giorno gg/mm/aa alle ore 00:00 presso ……………….. , per discutere e deliberare sul seguente ordine del giorno:
- …………………….
- …………………….
- …………………….
- ...………………….
- Varie ed eventuali
Si forniscono alcune indicazioni sulle materie oggetto di delibera del consiglio:
1) Comunicazioni del Presidente
2) Relazione attività svolta
3) Programma attività
4) Convocazione assemblea
5) Organizzazione manifestazioni …………..…………..
6) Consuntivo manifestazioni ………..…………..
7) Richiesta contributi a ………………………..
8) Approvazione progetto di bilancio/rendiconto da sottoporre all’assemblea dei soci
Luogo e data
Il Presidente _________
Esempio 5
Ai membri dello staff
Oggetto: convocazione riunione di staff
Le SS.LL sono convocate, il giorno …………. p.v., alle ore ………………, presso i locali del …………………………, per discutere i seguenti punti all’ordine del giorno:
- ……………………………..;
- ……………………………..;
- ……………………………..;
Luogo e data
Firma _________
(nominativo e ruolo del firmatario)
Altri modelli di convocazione riunione
Da questa scheda si possono scaricare diversi fac simile di lettera di convocazione incontro, a cui vanno ad aggiungersi una serie di altri modelli come:
Verbale di riunione
E' fondamentale che nel corso della riunione una persona prenda nota degli argomenti trattati, ma anche delle proposte avanzate, delle indicazioni fornite o delle obiezioni poste dai partecipanti, così da poterle mettere a verbale.
Dal nostro portale è possibile scaricare alcuni fac simile di verbale di riunione, senza dimenticare modelli più specifici come:
