Convocazione assemblea associazione: fac simile modelli DOC e PDF
Fac simile di convocazione dell'assemblea dell'associazione tramite whatsapp, qualora questa modalità sia consentita dallo statuto o sia stata epressamente accettata da tutti i soci.
Convocazione assemblea associazione: come deve avvenire
Le modalità con cui convocare l'assemblea dei soci è definita dalla statuto, dunque basta ricercare l'articolo e mettere in pratica quanto previsto.
Fatta questa premessa c'è da dire che normalmente la convocazione di un'assemblea avviene in due modi:
- tramite una comunicazione scritta inviata ad ogni singolo socio. Visto che ormai tutti dispongono di una casella di posta, tale comunicazione viene recapitata nella gran parte dei casi tramite email. Altre modalità che possono essere previste dallo statuto sono la posta ordinaria e il fax. Sconsigliati strumenti quali Whatsapp ed SMS se non altro per la difficoltà di riportare tutte le informazioni che devono essere contenute in una convocazione;
- tramite l'affissione nella bacheca della sede dell'associazione o nella home page del sito di un avviso.
È consigliabile attuare entrambe queste modalità per evitare che ci siano contestazioni in merito a mancati avvisi.
Al termine della riunione deve essere redatto, a cura del segretario nominato, un verbale assemblea associazione. Una copia va inoltrata a tutti i soci.
Fac simile lettera di convocazione: quali elementi deve contenere
Va detto innanzitutto che l’avviso di convocazione va riportata su carta intestata dell’Associazione o in alternativa su carta libera con utilizzo di un timbro.
Questi gli elementi che devono essere necessariamente riportati sulla lettera:
- luogo, giorno, data e ora della prima ed eventualmente della seconda convocazione;
- l'ordine del giorno, ossia i temi posti in discussioni (relazione del Presidente, approvazione del verbale della seduta precedente, aggiornamenti sulle attività dei gruppi di lavoro e sullo stato di avanzamento dei progetti in corso, valutazione di proposte per la sede dell’Associazione, modifiche di statuto, approvazione del rendiconto annuale, ecc.).
È bene che sulla lettera sia richiamata la possibilità di conferire delega ad altri soci non amministratori, completando l’allegato presente nello stesso avviso.
Se nell'ordine del giorno è prevista anche la valutazione di una nuova adesione, si può pensare di preparare anche una
nel caso in cui l'asseblea si pronunci positivamente nel merito.
Alla lettera di convocazione dell'assemblea, può seguire una mail di reminder.
Quanto tempo prima va inviata la convocazione assemblea associazione
Anche questo è un aspetto che deve essere disciplinato dalla Statuto. Normalmente sono previsti
- 10 giorni per le Assemblee ordinarie
- 15 giorni per le Assemblee straordinarie.
L’assemblea sarà validamente costituita secondo le norme statutarie.
Fac simile convocazione assemblea associazione tramite Whatsapp
Esempio 1: Convocazione per Approvazione del Bilancio
Oggetto: CONVOCAZIONE ASSEMBLEA – Approvazione Bilancio Consuntivo 2025
Ciao a tutti,
con il presente messaggio vi convochiamo ufficialmente all’Assemblea Ordinaria dei Soci per l’approvazione del Bilancio Consuntivo dell’esercizio 2025.
- Data: ________
- Ora: ____ (1° convocazione) / _____ (2° convocazione)
- Luogo: [Sede sociale / Sala riunioni in Via ______] oppure Piattaforma: [Google Meet / Zoom – link in fondo]
Documentazione: il bilancio completo e la relazione del revisore dei conti sono già disponibili nella cartella condivisa del Drive (link fisso in bio/chat) e ve li invieremo singolarmente via mail entro il __/__/____ per chi ne facesse richiesta.
Modalità di voto: ricordiamo che possono votare solo i soci in regola con la quota associativa 2025. Per chi non potesse presenziare fisicamente, è possibile delegare un altro socio tramite modulo di delega (ve lo inviamo in privato su richiesta).
Vi preghiamo di confermare la vostra partecipazione (o l’eventuale delega) entro la data del __/__/____ per consentirci di organizzare al meglio la logistica.
Per qualsiasi dubbio sul documento, scrivete pure qui o contattate il tesoriere _______.
Vi aspettiamo numerosi!
Il Presidente
[Nome e Cognome]
Esempio 2: Convocazione per Rinnovo Cariche Consiglio Direttivo
Oggetto: CONVOCAZIONE ASSEMBLEA – Elezioni e Rinnovo Consiglio Direttivo
Gentili Soci,
con il presente messaggio siete convocati all'Assemblea Ordinaria dell'Associazione, che si terrà:
- Data: [giorno, data]
- Prima convocazione: ore [orario]
- Seconda convocazione: ore [orario]
- Luogo: [Sede sociale / Sala riunioni in Via ______] oppure Piattaforma: [Google Meet / Zoom – link in fondo]
Ordine del giorno:
- Nomina del Presidente e del Segretario dell'Assemblea.
- Rinnovo delle cariche sociali e relativa elezione del nuovo Consiglio Direttivo.
- Varie ed eventuali.
Considerata l'importanza degli argomenti all'ordine del giorno, si invita tutti i soci a partecipare.
Cordiali saluti.
Il Presidente
[Nome e Cognome]
Esempio 3: Convocazione per Aggiornamenti Gruppi di Lavoro e Progetti
Oggetto: CONVOCAZIONE ASSEMBLEA – Stato di avanzamento progetti e GdL
Gentili soci,
vi convochiamo per un’assemblea di monitoraggio e programmazione dedicata ai progetti in corso e all’attività dei nostri Gruppi di Lavoro (GdL).
- Data: ________
- Ora: ____ (1° convocazione) / _____ (2° convocazione)
- Luogo: [Sede / oppure] Diretta Streaming per chi è fuori sede (link qui sotto).
Ordine del giorno:
- Report attività del GdL "Eventi" (risultati della festa di primavera e prime ipotesi per l'autunno);
- Aggiornamento GdL "Comunicazione" (nuovo sito web e gestione social);
- Stato di avanzamento del progetto “ABC” (tempistiche e criticità);
- Prossime scadenze e ripartizione dei compiti operativi per i prossimi 3 mesi.
Vi chiediamo gentilmente di confermare la vostra presenza entro il [data], per consentirci di predisporre al meglio l'accoglienza e gli spazi necessari.
Cordiali saluti.
Il Presidente
[Nome e Cognome]
Foto
Pixabay
