Esempio email promemoria: download fac simile word, pdf

Rinaldo Pitocco - Ultimo aggiornamento: 29/06/2026

Esempio di mail di reminder, ossia un'email di promemoria inviata per ricordare al destinatario un'azione da compiere, una scadenza imminente, un appuntamento o un evento.

Cos'è una mail di reminder e quando viene utilizzata

Una mail di reminder (in italiano, "promemoria") è un'email inviata con l'obiettivo di ricordare a un destinatario un impegno, una scadenza, un'informazione o un'azione che deve compiere. Il suo obiettivo è richiamare l'attenzione in modo cortese, dunque evitando che la mail sembri un rimprovero o un'aggressione.

La mail di reminder può essere utilizzata in ambito professionale oppure in un contesto informale.

Nel primo caso la email può essere scritta ed inviata per

• ricordare delle scadenze legato ad un progetto, ad esempio la consegna di un report, l'invio di un file, la definizione della fase di rendicontazione, ecc.
• confermare o ricordare un colloquio, una riunione con un cliente o un call con un fornitore;
• invitare a completare una registrazione o un acquisto;
• sollecitare il saldo di una fattura scaduta o in scadenza;
• ricordare a un collega o a un partner di inviare documenti mancanti per completare una pratica.
• segnalare la scadenza di un contratto, di un abbonamento o di un documento.
• ricordare a un superiore o a un cliente di dare il via libera (approvazione) a un progetto bloccato.

In ambito informale (rivolta ad esempio a familiari, amici, vicini, ecc. ), la mail di promemoria può essere utilizzata per

• ricordare l'orario e il luogo di una cena, una festa o un'uscita;
• ricordare al coinquilino di pagare la bolletta o all'amico di restituire un libro;
• ricordare la scadenza per l'iscrizione a un corso di yoga o a un torneo di padel;
• ecc.

Caratteristiche di una mail di reminder

Una efficace mail di reminder deve:

• essere breve e chiara. L'oggetto deve possibilmente contenere la parola chiave e la scadenza (ad es. "Scadenza report Progetto "XY" entro il 30/06);
• mostrarsi cortese e professionale. Usare il condizionale ("Le sarei grato se...", "Potrebbe gentilmente...") e mai toni accusatori come "Lei non ha ancora risposto"; semmai meglio: "Non avendo ancora ricevuto il suo riscontro...";
• essere diretta, ricordando qual era l'impegno preso in precedenza (data dell'ultima mail o dell'accordo verbale) e ribadendo chiaramente cosa deve fare il destinatario e in che termini;
• fornire una tempistica precisa (ad es.2-3 giorni prima della scadenza - se è una scadenza programmata - o 1/2 giorni dopo la scadenza mancata, se è un sollecito;
• chiedere un'azione specifica. Scrivere "Volevo solo ricordarti la riunione di Venerdì" potrebbe indurre il destinatario a non fare nulla, invece scrivere "Ti ricordo la riunione di Venerdì alle 15.00, mi confermi la tua partecipazione?" significa mettere il destinatario nelle condizioni di verificare i propri eventuali impegni e di confermare o meno la propria partecipazione. A tal riguardo per facilitare la risposta, specialmente in contesti formali, è possibile aggiungere una frase del tipo "Ti prego di darmi riscontro entro Giovedì alle 12:00."

Esempi email promemoria

Esempio 1

Oggetto: Reminder per invio documenti progetto “XYZ Scadenza 20 Luglio

Gentile [Nome],

con la presente intendo ricordarLe l'impegno preso nella riunione del 10 giugno riguardo l'invio dei documenti tecnici per il progetto “XYZ”.

Come da accordi, la scadenza per la consegna è fissata per venerdì 20 Luglio.

Le sarei grato se potesse confermarmi il ricevimento di questa mail e, qualora avesse necessità di una proroga, La prego di contattarmi al più presto.

In attesa di un suo cortese riscontro, porgo cordiali saluti.

[Nome Cognome]

Esempio 2

Gentile [Nome],

con la presente desideriamo ricordarLe la call in programma per ___ alle ore ___, durante la quale avremo l'opportunità di confrontarci sulle possibili linee di collaborazione e definire insieme i prossimi sviluppi del progetto.

Riteniamo che questo incontro rappresenti un momento importante per condividere obiettivi, valutare le opportunità reciproche e delineare un percorso comune per il futuro.

Di seguito i riferimenti per il collegamento:

Link alla riunione: ___________

Qualora avesse necessità di modificare l'orario o avesse qualsiasi esigenza organizzativa, La invitiamo a comunicarcelo.

RingraziandoLa per la disponibilità, restiamo a disposizione e Le auguriamo una buona giornata.

Cordiali saluti,

[Nome Cognome]

Esempio 3

Ciao,

ti ricordiamo che le iscrizioni al Torneo di Padel chiuderanno il prossimo _____.

Se non hai ancora confermato la tua partecipazione, questo è il momento giusto per farlo! Sarà un'occasione per trascorrere una giornata all'insegna dello sport, del divertimento e della sana competizione, insieme a tanti altri appassionati.

Come iscriversi

Compila il modulo di iscrizione presente al link _______, oppure contatta l'organizzazione al numero ________.

Termine ultimo: __/__/____.

Non perdere l'opportunità di scendere in campo e vivere il torneo da protagonista!

Ti aspettiamo!

Lo Staff Organizzatore

Esempio 4

Oggetto: Sollecito scadenza pagamento fattura n. __

Spett.le [Nome Azienda],

con riferimento alla nostra fattura n. __ del __/__/____, scaduta in data __/__/____, non avendo ancora ricevuto il saldo, ci permettiamo di inviarLe un cortese sollecito.

Qualora avesse già provveduto al pagamento, La preghiamo di considerare nulla la presente comunicazione.

Per qualsiasi chiarimento restiamo a Sua disposizione.

Cordiali saluti

[Nome Cognome]

Esempio 5

Oggetto: Sollecito invio documentazione integrativa - Pratica _______

Gentile [Nome del contatto/Partner],

con riferimento alla nostra richiesta del __/__/____, Le scrivo per un cortese sollecito riguardo l'invio dei documenti mancanti necessari a completare la pratica relativa a _________.

Nello specifico, per poter finalizzare la procedura entro i termini stabiliti, sono ancora in attesa di:

• Certificato di conformità;
• Dichiarazione sostitutiva di atto notorio firmata digitalmente.

La scadenza contrattuale per la chiusura della pratica è fissata per il prossimo ____. Per consentirci di lavorare sui documenti e rispettare questa data, Le sarei grato se potesse trasmettermi quanto sopra entro e non oltre il _____.

Cordiali saluti

[Nome Cognome]