Frasi per confermare presenza: esempi editabili

Il modello lettera di conferma appuntamento scaricabile da questa scheda contiene alcune frasi con cui confermare la propria presenza ad un appuntamento. Si può scegliere di compilare una lettera e spedirla, ad esempio, via posta ordinaria oppure di copiare una delle frasi contenute nel modello e inviarla con le necessarie personalizzazioni via e-mail o whatsapp.

Frasi per confermare un appuntamento: quando e come scriverle

Le frasi per confermare la propria presenza ad un appuntamento contenute nel modello che ti proponiamo, possono essere utilizzate - con le dovute personalizzazioni - in svariate occasioni: ad esempio quando

• il rappresentante di commercio ha l'esigenza di comunicare la propria disponibilità all'incontro fissato con il referente commerciale di un'azienda, oppure quando
• il neolaureato che ha inviato la propria candidatura ad un'azienda per alcune posizioni aperte ha interesse a confermare la propria partecipazione al colloquio conoscitivo con il responsabile del personale, oppure quando
• l'analista geopolitico intende confermare l'appuntamento con un giornalista che desidera intervistarlo su un tema di grande rilievo, oppure quando
• il proprietario di un immobile ha l'esigenza di confermare la visita in cantiere con il direttore dei lavori per definire alcuni aspetti della ristrutturazione e via discorrendo.

In questi casi è chiaro che il telefono è lo strumento più immediato, diretto ed efficace per la conferma di un incontro. Tuttavia il ricorso ad una lettera, ad una e-mail o ad un messaggio su Whatsapp è sempre consigliabile perché ha la funzione di promemoria.

Chiaramente è necessario il ricorso ad una scrittura formale se il nostro interlocutore è, ad esempio, il responsabile della selezione del personale, il direttore di un giornale o un importante esponente politico. Diversamente si può utilizzare un linguaggio più semplice e colloquiale se l'appuntamento è fissato con il proprio commercialista o con l'amministratore del condominio.

Per il resto la comunicazione deve essere essenziale e riportare in maniera chiara ed inequivocabile luogo, data e orario dell'appuntamento. A queste si possono naturalmente aggiungere altre informazioni come il tema oggetto dell'incontro, i riferimenti agli accordi economici, la documentazione da presentare, ecc. Ciò al fine di evitare che non ci siano incomprensioni su quanto già definito prima dell'incontro. 

Infine se si utilizza la lettera è molto importante indicare i propri recapiti (email, PEC e telefono). Chiaramente se si tratta di un incontro d'affari è opportuno utilizzare la carta intestata.

Se ci sono contrattempi o altri impedimenti, si può inviare questa

• lettera disdetta appuntamento

oppure questa

• lettera rinvio appuntamento.

In caso di impossibilità a presenziare all'appuntamento è comunque gradita una

• lettera di scuse per mancato appuntamento.

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