Invito a relazionare ad un convegno: fac simile PDF
Una lettera di invito a relazionare ad un convegno è un documento che ha come scopo principale quello di reclutare e formalizzare la partecipazione di un relatore qualificato, stabilendo fin da subito le condizioni della collaborazione. Dal nostro portale è possibile scaricare anche alcuni fac simile di lettera di invito ad un convegno
Come redigere una lettera di invito convegno relatore
Cominciamo col dire che da questa scheda si possono scaricare tre distinti fac simile, tutti in formato editabile, di invito a relazionare ad un convegno. Chiaramente la lettera invito convegno relatore può essere utilizzata anche in occasione di un seminario, workshop o congresso.
Sulla lettera occorre innanzitutto riportare il titolo del convegno, chi lo organizza, dove e quando (precisare giorno e ora).
Sulla stessa lettera o in un allegato si consiglia inoltre di riportare il programma provvisorio con il relativo ordine del giorno, precisando magari che lo stesso potrà essere oggetto di cambiamenti nelle successive settimane, in base alle adesioni dei diversi relatori. Potrebbe risultare utile aggiungere anche un elenco degli ospiti (rappresentanti del mondo politico, sociale, economico, dell’istruzione, degli ordini professionali, della sanità e delle Forze Armate, ecc.), cosicché il relatore possa conoscere da subito chi parteciperà al convegno.
Sulla lettera invito convegno relatore sarebbe opportuno anche precisare l'orario in cui è previsto l'intervento del relatore che si sta invitando e il tema su cui allo stesso si chiede di focalizzare il suo intervento. L'espressione potrebbe essere del tipo "Le saremmo grati se Lei potesse inoltre apportare degli elementi di riflessione riguardo il tema o la problematica ............."
Concludere la lettera mettendo a disposizione del destinatario della missiva tutti i riferimenti (mail e telefono) della segreteria organizzativa, necessari per confermare o meno la propria adesione, avere maggiori informazioni sull'evento, ricevere indicazioni sui possibili alloggi e così via.
La lettera invito convegno relatore andrebbe riportata sulla carta intestata della fondazione, associazione, università o comunque dell'ente che organizza l'evento. Si consiglia al soggetto che firma la lettera di specificare il proprio ruolo.
Fac simile invito a relazionare ad un convegno
Esempio 1
Dr./Dr.ssa ............
.................
Luogo e data
Oggetto: invito a partecipare al seminario/workshop/congresso ".................."
Egr. Dr/Dr.saa ...................,
È con estremo piacere che la invitiamo a partecipare, in qualità di relatore, al seminario/workshop/congresso "..................".
L'evento, che si terrà a ……………. nei giorni …………., è organizzato da ........................ nell'ambito del progetto/iniziativa .............................................
Allegato al presente invito potrà trovare il programma provvisorio con il relativo ordine del giorno. Tale versione potrà essere oggetto di cambiamenti nelle prossime settimane, in base alle adesioni dei diversi relatori.
Saremmo onorati se Lei accettasse di partecipare in qualità di relatore alla Sessione "..................." prevista il ……….. dalle 0re ……….. alle ore …... La sessione ha lo scopo di aprire un dibattito su ........ Il suo intervento, pertanto, dovrebbe essere focalizzato sul tema …......... Le saremmo grati se Lei potesse inoltre apportare degli elementi di riflessione riguardo la problematica ......................
Qualora decidesse di accettare il nostro invito, la sua segreteria o il suo staff tecnico potrà mettersi in contatto con i responsabili del seminario/workshop/congresso, il Dr. .............. (email/tel) e il dr. ............ (email/tel).
Ringraziandola per la sua cortese attenzione e sperando di poterla incontrare a …………, le porgo
Cordiali saluti.
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Nome e cognome
Ruolo nell’organizzazione
Esempio 2
Dr./Dr.ssa ............
.................
Luogo e data
Oggetto: invito come relatore al dibattito su ".................."
In occasione dell’anniversario ………………… è per me un onore invitarLa ad intervenire all’incontro - dibattito previsto a ……………. il giorno ………….. dalle ore …...00 alle ore ….00.
Dopo il successo della scorsa edizione anche quest’anno sarà allestito un palco su cui si confronteranno autorevoli rappresentanti del mondo politico, sociale, economico, dell’istruzione, degli ordini professionali, della sanità e delle Forze Armate con l’obiettivo di sensibilizzare i cittadini e le istituzioni …………………..
In particolare il dibattito verterà su ……………………………..
Al termine del dibattito sarò lieto di ospitarLa per un pranzo presso ………………….
In attesa di un cortese riscontro, mi è gradita l’occasione per inviarLe cordiali saluti.
Cordiali saluti.
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Nome e cognome
Ruolo nell’organizzazione
Come e quando inviare la lettera invito convegno relatore
E' chiaro che se si sta invitando un professore universitario, un ricercatore o un noto scrittore, è consigliabile ricorrere ad una consegna della lettera via posta ordinaria oppure direttamente a mano, qualora si abbia un rapporto confidenziale con il soggetto.
E' molto importante recapitare l'invito a relazionare ad un convegno con un certo preavviso (almeno 40-60 giorni prima), ciò non solo per consentire al relatore di programmare la sua partecipazione e definire il suo intervento, ma anche per mettere l'organizzazione stessa nelle condizioni si cercare soluzioni alternative nel caso in cui il relatore manifestasse il suo rifiuto.
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