Invito a relazionare ad un convegno

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Descrizione

Dopo aver reso disponibili alcuni fac simile di lettera di invito ad un convegno, in questa scheda consentiamo il download gratuito di un modello di invito a relazionare ad un convegno.

Lettera invito convegno relatore: come redigerla

Cominciamo col dire che da questa scheda si possono scaricare tre distinti fac simile, tutti in formato editabile, di invito a relazionare ad un convegno. Chiaramente la lettera invito convegno relatore può essere utilizzata anche in occasione di un seminario, workshop o congresso.

Sulla lettera occorre innanzitutto riportare il titolo del convegno, chi lo organizza, dove e quando (precisare giorno e ora). 

Sulla stessa lettera o in un allegato si consiglia inoltre di riportare il programma provvisorio con il relativo ordine del giorno, precisando magari che lo stesso potrà essere oggetto di cambiamenti nelle successive settimane, in base alle adesioni dei diversi relatori. Potrebbe risultare utile aggiungere anche un elenco degli ospiti (rappresentanti del mondo politico, sociale, economico, dell’istruzione, degli ordini professionali, della sanità e delle Forze Armate, ecc.), cosicché il relatore possa conoscere da subito chi parteciperà al convegno.

Sulla lettera invito convegno relatore sarebbe opportuno anche precisare l'orario in cui è previsto l'intervento del relatore che si sta invitando e il tema su cui allo stesso si chiede di focalizzare il suo intervento. L'espressione potrebbe essere del tipo "Le saremmo grati se Lei potesse inoltre apportare degli elementi di riflessione riguardo il tema o la problematica ............."

Concludere la lettera mettendo a disposizione del destinatario della missiva tutti i riferimenti (mail e telefono) della segreteria organizzativa, necessari per confermare o meno la propria adesione, avere maggiori informazioni sull'evento, ricevere indicazioni sui possibili alloggi e così via.  

La lettera invito convegno relatore andrebbe riportata sulla carta intestata della fondazione, associazione, università o comunque dell'ente che organizza l'evento. Si consiglia al soggetto che firma la lettera di specificare il proprio ruolo.

Come e quando inviare la lettera invito convegno relatore

E' chiaro che se si sta invitando un professore universitario, un ricercatore o un noto scrittore, è consigliabile ricorrere ad una consegna della lettera via posta ordinaria oppure direttamente a mano, qualora si abbia un rapporto confidenziale con il soggetto.

E' molto importante recapitare l'invito a relazionare ad un convegno con un certo preavviso (almeno 40-60 giorni prima), ciò non solo per consentire al relatore di programmare la sua partecipazione e definire il suo intervento, ma anche per mettere l'organizzazione stessa nelle condizioni si cercare soluzioni alternative nel caso in cui il relatore manifestasse il suo rifiuto.

Tags:  lettera di invito comunicazioni alla clientela

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