Email di conferma partecipazione evento: modello word, pdf
La lettera o mail di richiesta conferma partecipazione a un evento (formale o informale) è una comunicazione con cui l'organizzatore chiede agli invitati di confermare la propria presenza a un appuntamento, consentendo una migliore pianificazione dell'iniziativa. Può essere utilizzata sia per eventi formali (convegni, conferenze, cerimonie, eventi aziendali, inaugurazioni, cene di gala) sia per eventi informali (cene tra amici o colleghi, feste di compleanno, anniversari, reunion, ecc.).
Perché una richiesta di conferma partecipazione evento?
L'invito serve a informare il destinatario dell'evento e a manifestare il desiderio della sua presenza. Dal nostro portale si possono scaricare gratuitamente modelli di ogni tipo, ne riportiamo alcuni a titolo esemplificativo:
La richiesta di conferma partecipazione ha, invece, lo scopo di ottenere una risposta certa sulla partecipazione o meno da parte di quella singola persona. Non si tratta di una mera formalità, ma di uno strumento strategico di gestione. Infatti la richiesta di conferma partecipazione permette all'organizzatore di conoscere il numero effettivo dei partecipanti e quindi di:
- organizzare al meglio una cena, un aperitivo o un rinfresco. Senza conferme il rischio è quello di spendere più del dovuto o al contrario di non ritrovarsi nel bel mezzo della serata con cibo e bevande non sufficienti. Per i catering, i numeri vanno comunicati giorni prima, e la conferma è l'unico modo per disporre di dati certi;
- organizzare la logistica e gli spazi. Le sedi generalmente hanno capienze massime. Se si prevedono 30 persone ma ne arrivano 80, si violano le norme di sicurezza e si crea disagio tra i partecipanti. Se si prevedono 80 persone ma ne arrivano 30, l'ambiente sembrerà vuoto e l'atmosfera sarà spenta. La conferma permette di disporre i tavoli, le sedie e gli allestimenti nel modo più funzionale possibile.
- predisporre materiali e i gadget nella giusta misura. Se l'evento prevede kit di benvenuto, cartelline, badge nominativi e gadget personalizzati, è importante sapere il numero esatto per non disporne in numero eccessivo (inutile spreco di soldi) o per non rimanerne senza (danneggiando l'esperienza dell'ospite);
- gestire efficacemente la sicurezza e la pianificazione del personale. Conoscere il numero esatto di partecipanti consente di capire quanti addetti al check-in o alla sicurezza, camerieri, hostess, promoter, traduttori o tecnici audio/luci servono. Un personale in eccesso si traduce in un costo inutile, un personale in difetto può significare code all'ingresso, scarsa assistenza e in definitiva ospiti insoddisfatti.
Per l'invitato, subito dopo aver ricevuto e soddisfatto la richiesta di conferma partecipazione all'evento, è buona norma consolidare le relazioni professionali inviando una formale lettera di ringraziamento per l'invito.
Se non è possibile essere presenti, è importante trovare il modo migliore per declinare un invito formale senza compromettere i rapporti professionali.
Cosa deve contenere la lettera?
La lettera o email di richiesta conferma partecipazione evento riporta di norma:
- data, ora e luogo dell'evento;
- breve descrizione dell'iniziativa;
- invito a confermare la presenza entro una determinata data;
- modalità di risposta (email, telefono, modulo online, ecc.);
- eventuali indicazioni organizzative.
Fac simile richiesta conferma partecipazione evento
Gentile _______
_______
_______
Oggetto: Richiesta gentile conferma di partecipazione
Gentile __________,
con la presente desideriamo invitarla ufficialmente a _________ (nome dell'evento), che si terrà il giorno __/__/____ a partire dalle ore _____ presso ___________________.
L'evento rappresenterà un'importante occasione per _______ (inserire una breve frase sullo scopo dell’evento/incontro, ad es. "fare il punto sulle novità del settore" / "festeggiare insieme i traguardi raggiunti" / "presentare la nuova collezione", ecc.). Il programma prevede:
- _________ (Attività 1, es. Saluti istituzionali)
- _________ (Attività 2, es. Presentazione / Cena di gala)
- _________ (Attività 3, es. Momento di networking)
Al fine di organizzare al meglio l'accoglienza e i servizi connessi all'evento, Le chiediamo gentilmente di volerci confermare la Sua partecipazione entro e non oltre il _________.
La preghiamo di rispondere a questa e-mail o di contattare la segreteria organizzativa ai seguenti recapiti:
- Telefono: _____________
- Whatsapp: _____________
- E-mail: ______________
Eventuali esigenze particolari (ad es. allergie alimentari, disabilità motorie, ecc.) o richieste organizzative (ad es. necessità di traduzione simultanea, ecc.) potranno essere comunicate contestualmente alla conferma.
Confidando di poterLa accogliere all'evento, porgiamo i nostri più cordiali saluti.
[Nome e Cognome dell'organizzatore]
[Ruolo / Azienda organizzatrice]
[Recapito diretto facoltativo]
Foto
Pixabay
