Fac simile disdetta appuntamento: quando utilizzarlo, cosa scrivere

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Descrizione

Il fac simile disdetta appuntamento qui disponibile in duplice versione è un documento con cui è possibile comunicare alla controparte che - causa contrattempi o altri impedimenti, non è possibile presenziare all’appuntamento preso.

Quando la lettera disdetta appuntamento non è necessaria

Come detto la lettera disdetta appuntamento può essere redatta nel caso in cui si dovesse comunicare, con garbo ed eleganza, la necessità di disdire e quindi rinviare un incontro fissato qualche tempo prima.

Ora se la natura dell’appuntamento è meno formale si possono prediligere altri strumenti di comunicazione per annullare l’incontro o rimandarlo a data da concordare.

Ad esempio hai fissato un appuntamento con il tuo advertiser per definire la nuova campagnia pubblicitaria della tua azienda, ma il giorno prima ti accorgi di avere qualche decimo di febbre. Meglio non aggravare la situazione e rimandare l'incontro.

Hai fissato un incontro con il commercialista per predisporre l'Isee, ma due giorni prima vieni convocato allo stesso orario dall'azienda a cui avevi inviato il curriculum vitae per un colloquio di lavoro. Il commercialista può chiaramente attendere.

In casi come quelli citati un semplice messaggio su Whatsapp o una telefonata potrebbero bastare per annullare l’appuntamento. Lo stesso potrebbe accadere nei rapporti con rappresentanti, fornitori, soci in affari o con il medico specialista.

È possibile utilizzare varie formule per disdire un appuntamento tramite messaggio, come ad esempio:

  • “Mi trovo costretto ad annullare l’appuntamento fissato per il 00/00/0000 alle ore 00.00 per motivi personali”
  • “Mi dispiace informarla che non potrò presentarmi all’appuntamento fissato il 00/00/0000 alle ore 00.00 a causa di un contrattempo”
  • “Sono desolato ma a causa di … devo annullare l’appuntamento del il 00/00/0000 alle ore 00.00 fissato a nome … è possibile fissare un’altra data?”

Quando ricorrere al fac simile disdetta appuntamento

Se è stato fissato un incontro per l’assegnazione di un incarico da parte di un professore universitario, ma l’appuntamento deve essere necessariamente disdetto, meglio farlo attraverso una comunicazione formale di modo che ne restino le prove.

Lo stesso discorso potrebbe valere nel caso in cui ci fosse la necessità di disdire un incontro con degli investitori stranieri, di rimandare un colloquio di lavoro, di disdire una visita medica e via discorrendo.

Nel caso in cui volessi semplicemente mostrare il tuo rincrescimento per l'accaduto, potresti utilizzare questa lettera di scuse per mancato appuntamento.

Come si presentano i due modelli di disdetta appuntamento

La scheda qui presente contiene due documenti, entrambi in formato WORD:

  1. con la prima si comunica la necessità di aggiornare ad altra data l’incontro precedentemente fissato, specificandone la motivazione. Contestualmente si propone una nuova data, precisando comunque la propria disponibilità a valutare una proposta diversa qualora quella indicata non fosse di gradimento;
  2. con la seconda ci si limita a specificare che il sorgere di impegni imprevisti impediscono di dar seguito all’incontro, senza tuttavia proporre una nuova data. In alternativa si può utilizzare questa lettera rinvio appuntamento.

È molto importante inviare la lettera con congruo anticipo, in questo modo il destinatario della comunicazione potrà gestire i restanti impegni con facilità e sarà certamente disposto a fissare un altro appuntamento nell'immediato futuro.

Tags:  lettera di invito comunicazioni alla clientela

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