Dicitura per invio fattura di cortesia: fac simili editabili

Rinaldo Pitocco - Ultimo aggiornamento: 06/12/2021

Qualche suggerimento circa la dicitura per invio fattura di cortesia da utilizzare nei confronti dei clienti con p.iva. In altre parole nel documento in allegato sono contenuti esempi di testo mail per invio fattura di cortesia da trasmettere al cliente. Le frasi contenute nel modello WORD possono essere copiate, incollate nel corpo della mail e personalizzate prima di procedere con l'invio del messaggio.

Cosa si intende per fattura di cortesia

La fattura di cortesia, privo di valore fiscale, viene rilasciato dal venditore al cliente come anteprima del documento fiscale vero e proprio gestito dallo SDI (Sistema Di Interscambio). Ci spieghiamo meglio.

Dal 1° gennaio 2019 tutti gli operatori economici, residenti o stabiliti in Italia e titolari di partita IVA, hanno l’obbligo di emettere la fattura elettronica. Tale obbligo non riguarda soltanto gli operatori, le imprese e i lavoratori autonomi, che rientrano nel “regime di vantaggio” o “regime forfettario”. Ad ogni modo questi ultimi possono comunque emettere fatture elettroniche, invece delle classiche fatture cartacee.

La fattura elettronica si differenzia dalla fattura cartacea per due aspetti:

• va necessariamente redatta utilizzando un pc, un tablet o uno smartphone;
• deve essere trasmessa elettronicamente al cliente tramite il c.d. Sistema di Interscambio (SdI).

Per emettere una fattura elettronica nei confronti del cliente, oltre a conoscere i suoi dati fiscali, occorre essere in possesso della sua casella PEC o del suo Codice univoco o Codice Destinatario di 7 caratteri. Questo il

• fac simile lettera richiesta codice destinatario fattura elettronica.

Per emettere fatture elettroniche

• si può utilizzare il portare "Fatture e Corrispettivi" dell'Agenzia delle Entrate. In questo caso si può anche delegare il commercialista, o chi per lui, alla compilazione e all'invio della fattura. Questo il modello di delega fatturazione elettronica;
• si può far ricorso ad uno dei tanti portali che offrono applicativi che consentono la creazione del file XML a norma di legge da trasmettere allo SdI (fattureincloud.it, fatturazioneelettronica.aruba.it, infocert.it, fatturaelettronica-app.it, fatturapro.click, register.it ecc.).

Una volta trasmessa la fattura allo SdI, questi non fa altro che:

• verificare se la fattura contiene almeno i dati obbligatori ai fini fiscali, nonché l’indirizzo telematico (“codice destinatario” ovvero indirizzo PEC) al quale il cliente desidera che venga recapitata la fattura;
• controllare che la partita Iva del fornitore (c.d. cedente/prestatore) e la partita Iva ovvero il Codice Fiscale del cliente (c.d. cessionario/committente) siano esistenti.

Accertati questi aspetti il Sistema di Interscambio provvede a recapitare in modo sicuro la fattura al destinatario e a comunicare a chi ha trasmesso la fattura data e ora di consegna del documento.

Da parte sua il venditore, indipendentemente dal sistema di fatturazione elettronica utilizzato, ha la possibilità di salvare sul proprio pc la cosiddetta fattura di cortesia, un documento in formato PDF che costituisce la copia cartacea della fattura elettronica. Come detto si tratta di una copia informatica o analogica della fattura elettronica, un documento non valido a fini fiscali che il venditore rilascia al cliente come anteprima della fattura fiscale vera e propria che il venditore invierà allo SdI.

Questo significa che il cliente riceverà la fattura di cortesia prima rispetto alla disponibilità della fattura elettronica. In calce la fattura di cortesia dovrà apportare la dicitura “Seguirà fattura elettronica”.

Ma se non ha alcuna valenza fiscale qual è lo scopo della fattura di cortesia? Come si intuisce dal termine stesso la sua unica finalità è quella di agevolare la lettura della fattura elettronica al cliente finale. Inoltre qualora emergessero delle incongruenze tra i dati contenuti nella fattura di cortesia e quelli presenti nella fattura elettronica, per il cliente sarebbe più facile far valere le proprie ragioni.

Va precisato, tuttavia, che se la fattura elettronica viene emessa nei confronti di un soggetto privato senza partita IVA o di un soggetto estero, la trasmissione della fattura di cortesia diventa obbligatoria, visto che tali soggetti non hanno la possibilità di accesso al Sistema di Interscambio.

Dicitura per invio fattura di cortesia

Di seguito alcuni esempi di testo da cui prendere spunto nel caso in cui si intenda trasmettere la fattura di cortesia al cliente attraverso una mail o una lettera:

Spett.le …..,
Vi inviamo in allegato la fattura di cortesia n° … del …….. L’originale del presente documento è stato emesso in formato elettronico a norma di legge e sarà disponibile presso il proprio cassetto fiscale dell’Agenzie delle Entrate.
Cordiali saluti.

Gentile ..........,
Le inviamo in allegato la Fattura n° ... del ...... emessa da .............
Trattasi di copia di cortesia in formato PDF del documento ricevuto elettronicamente in data ...... attraverso il Sistema di Interscambio.
Cordiali saluti.

Prima di concludere segnaliamo che dal nostro portale si possono scaricare alcuni esempi di

• lettera accompagnamento fattura.

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