Modello verbale di riunione informale: fac simile PDF
Il presente documento può essere preso come esempio nel momento in cui sorge la necessità di scrivere il verbale di una riunione informale che riassuma partecipanti, temi oggetto di discussione, attività da porre in essere, ecc. e che possa essere inoltrato ai diretti interessati.
Come scrivere un verbale di riunione
Redigere un verbale di riunione non è cosa semplice, o meglio non lo è per chi non è abituato a farlo. Che sia una riunione informale (tenuta ad esempio nella sede dell’associazione culturale o dell'azienda di cui fai parte) o formale (come ad esempio una riunione dell'assemblea dei soci o del consiglio di amministrazione), poco importa: l’importante è che i passaggi fondamentali di ciò che è accaduto siano riportati fedelmente su un documento condiviso fra tutti i partecipanti all’incontro.
Si tratta sostanzialmente di un documento in cui riportare fedelmente i temi discussi nel corso della riunione, le questioni sollevate, le obiezioni emerse, le proposte formulate, le decisioni eventualmente assunte, magari con relative votazioni. Grazie al verbale si evidenziano le osservazioni di tutti, si rimarcano le risoluzioni assunte, i compiti assegnati, così da evitare possibili fraintendimenti, ritardi o mancato rispetto delle scadenze fissate. Un documento, dunque, che ha una grossa rilevanza strategica.
In un verbale di riunione che si rispetti non possono mancare alcune informazioni essenziali, come la data e il luogo della riunione, la lista dei partecipanti, gli argomenti di discussione all’ordine del giorno, le decisioni assunte, le iniziative da assumere, i compiti da assegnare, le questioni che restano sospese, ecc.
Vi proponiamo in questa scheda un paio di modelli di verbali di riunione da cui trarre spunto.
Questi invece gli altri schemi di verbale scaricabili dal nostro portale:
Potrebbe risultare utile allegare al verbale
- un foglio firme o foglio presenze;
- le copie delle relazioni e dei documenti che i partecipanti all'assemblea hanno eventualmente prodotto.
Se il verbale viene trasmesso via posta elettronica ai partecipanti alla riunione, ai fini della sua approvazione potreste aggiungere una frase al testo dell’email del tipo “Il verbale si ritiene approvato dai destinatari della presente email qualora non pervenga esplicita indicazione contraria nei prossimi …. giorni".
Segnaliamo anche che dal nostro portale è possibile scaricare anche dei
Come compilare il verbale di riunione modello word
Il verbale di riunione che ti proponiamo sono tre, tutti in formato doc, dunque modificabili con estrema facilità, mediante l’utilizzo di un programma di scrittura. È possibile utilizzarli come “bozza” per poi scrivere il proprio verbale di riunione personalizzato, oppure è possibile servirsene come facsimile, compilandone una versione e inviandola a tutto il gruppo di partecipanti.
Al verbale di riunione possono essere allegati documenti di vario tipo: relazioni, dichiarazioni, certificati, rapporti, ecc.
Modello verbale di riunione informale
VERBALE DI RIUNIONE INFORMALE
Data: __/__/____
Ora: 16:30 - 18:00
Luogo: Sala riunioni "____________”
PARTECIPANTI
- Mario Rossi [_____________] (specificare carica/ruolo, ad es. Amministratore, Project Manager, Responsabile Vendite, Responsabile risorse umane, addetto al Marketing, responsabile Amministrativo, ecc.)
- Laura Bianchi [_____________]
- Giuseppe Verdi [_____________]
- Anna Neri [_____________]
- Luca Gialli [_____________]
ORDINE DEL GIORNO
- Punto 1 in discussione (specificare)
- Punto 2 in discussione (specificare)
- Punto 3 in discussione (specificare)
- Varie ed eventuali
PUNTI DISCUSSI E DECISIONI ASSUNTE
PUNTO “1” IN DISCUSSIONE
Discussione: Laura _______________ (specificare le azioni intraprese, lo stato dell’arte, le proposte fatte/ricevute, le eventuali problematiche/criticità emerse e via discorrendo)
Decisioni assunte:
- __________________
- __________________
Responsabile: Laura Bianchi
Scadenza: Implementazione entro il __/__/____
PUNTO “2” IN DISCUSSIONE
Discussione: Anna _______________________ (specificare le azioni intraprese, lo stato dell’arte, le proposte fatte/ricevute, le eventuali problematiche/criticità emerse e via discorrendo)
Decisioni assunte:
- __________________
- __________________
Responsabile: Anna Neri
Scadenza: Aggiornamenti entro il __/__/______
PUNTO “3” IN DISCUSSIONE
Discussione: Luca ____________________(specificare le azioni intraprese, lo stato dell’arte, le proposte fatte/ricevute, le eventuali problematiche/criticità emerse e via discorrendo)
Decisioni assunte:
- __________________
- __________________
Responsabile: Luca Gialli
Scadenza: Report di avanzamento entro il __/__/______
VARIE ED EVENTUALI
- Giuseppe ha segnalato la necessità di ___________________
- Mario ha proposto di organizzare _______________________
- Concordata prossima riunione per il __/__/____
AZIONI DA INTRAPRENDERE
Azione Responsabile Scadenza Stato
- ________________(specificare)______________ Laura Bianchi __/__/____ In corso
- ________________(specificare)______________ Anna Neri __/__/____ Da iniziare
- ________________(specificare)______________ Luca Gialli __/__/____ In corso
- ________________(specificare)______________ Giuseppe Verdi __/__/____ Da iniziare
Verbale redatto da: Luca Gialli
Data di redazione: __/__/____
Firma del responsabile: _________________
Come inviare il facsimile verbale di riunione
Il verbale di riunione può essere inoltrato ai soggetti che ne hanno preso parte a mano, tramite posta tradizionale e posta elettronica. In quest’ultimo caso ti suggeriamo di copiare e incollare, in calce al verbale, una frase come la seguente “Il verbale si ritiene approvato dai destinatari della presente email qualora non pervenga esplicita indicazione contraria nei prossimi …. giorni" (indicando, naturalmente, il numero dei giorni).
Può rendersi opportuno trasmettere il verbale di riunione anche a soggetti che non hanno formalmente partecipato all'incontro, ma che per il ruolo che rivestono dovrebbero essere resi edotti: presidente dell'associazione, amministratore della società, direttore del personale, responsabile del marketing, ecc.
