Fac-simile con cui il membro o il collaboratore di un'associazione o di un ente no profit presenta alla segreteria amministrativa o all'organo direttivo una richiesta di rimborso per spese sostenute in occasione di una missione condotta su incarico dell'associazione stessa.
Rimborso spese associazione: quali criteri
A tal riguardo va detto che la decisione di deliberare un qualsiasi rimborso nei confronti di un socio, deve essere sempre assunta dal Consiglio Direttivo, il quale preventivamente deve
- fare in modo che il rimborso sia strettamente correlato ad una specifica attività svolta in nome e per conto dell’associazione;
- stabilirne la necessità, tipizzare le tipologie di spese rimborsabili, fissare i limiti massimi e specificare le modalità di rimborso (consegna dei giustificativi di spesa, ecc.) e via discorrendo.
Regolamento rimborso spese associazione
Per quanto appena espresso sarebbe opportuno che l'Associazione si dotasse di un regolamento specifico, approvato dall'Assemblea dei Soci, che disciplini i rimborsi spese in tutti i suoi aspetti:
- necessità di un'autorizzazione preventiva da parte del Consiglio Direttivo;
- congruità ed economicità delle spese (mezzi di trasporto da utilizzare, importo massimo previsto per il pranzo, categoria per l'hotel e spesa massima ammissibile, ecc.);
- necessità di allegare i giustificativi di spesa: ricevute, fatture, pedaggi autostradali, scontrini, ecc.
- previsione di indennità chilometriche nel caso in cui venga utilizzato un proprio mezzo di trasporto;
- modalità di richiesta di rimborso.
Le associazioni non possono corrispondere ai soci dei rimborsi forfetari, senza richiedere alcun documento giustificativo. Non sono ammessi neppure rimborsi mediante rilascio di autocertificazione generica per l’attività espletata dal socio, visto che potrebbe celare un compenso mascherato o un rapporto di lavoro non formalizzato.
Verbale rimborso spese associazione
Oltre al regolamento sarebbe opportuno che il Consiglio Direttivo dell'Associazione si riunisse e deliberasse espressamente in merito all’approvazione del rimborso spese a piè di lista in favore del socio/collaboratore.
Il verbale (una fac simile è scaricabile da questa scheda) dovrebbe precisare quantomeno
- il nome del socio/collaboratore;
- l’attività da questi prestata;
- i luoghi di partenza e di arrivo;
- il giorno o il periodo in cui è effettuata la trasferta.
Chiaramente i contenuti della deliberazione devono essere in linea con le previsioni contenute nel Regolamento per i rimborsi dell’associazione.
Come fare la richiesta rimborso spese associazione
La compilazione del modulo di richiesta rimborso (sono disponibili due distinti fac simile) è tutto sommato semplice. In pratica occorre specificare:
- i dati anagrafici del socio/collaboratore richiedente il rimborso;
- il motivo per cui sono state sostenute certe spese (ad es. trasferta per ….);
- il dettaglio delle spese di viaggio e trasferimento;
- il dettaglio delle spese di vitto e alloggio;
- l’Iban nel caso in cui l’importo oggetto del rimborso sia superiore alla soglia stabilita per il trasferimento di contanti.
Alla richiesta occorre allegare i giustificativi di spesa in originale o un’equivalente ed idonea certificazione:
- fatture;
- ricevute e scontrini fiscali sottoscritti;
- biglietti di trasporto aerei (intestati), ferroviari (possibilmente intestati) o bus;
- ricevute taxi o parcheggio;
- pedaggi autostradali.
Se il socio/collaboratore utilizza il mezzo proprio è opportuno che risulti un'autorizzazione espressa da parte del Consiglio Direttivo.
In questo caso verrà definita una indennità chilometrica in base al tipo di veicolo e alla distanza percorsa, secondo quanto previsto dalle tabelle ACI (http://www.aci.it/i-servizi/servizi-online/costi-chilometrici.html?no_cache=1).
