Modello autocertificazione rimborso spese non documentate: PDF
Il modello di autocertificazione per rimborso spese non documentate si utilizza quando un soggetto deve chiedere il rimborso di spese effettivamente sostenute, ma non dispone dei giustificativi (scontrini, ricevute, fatture).
Quando chiedere il rimborso delle spese non documentate
Il rimborso delle spese non documentate è un sistema che permette di risarcire un lavoratore dipendente o un professionista per costi sostenuti durante lo svolgimento della propria attività, anche quando non è disponibile un giustificativo fiscale cartaceo o digitale, ossia uno scontrino, una fattura o una ricevuta che ne attesti l'importo, la data e il luogo.
Si ricorre a questo sistema principalmente in due casi:
- smarrito o mancata emissione del documento. Quando una ricevuta viene persa o l'esercente non rilascia un documento fisico (come nel caso di piccoli pagamenti o mance).
- costi "imponderabili". Ci riferiamo a quelle spese che per loro natura non prevedono uno scontrino specifico, come le utenze domestiche per chi lavora in smart working o determinati servizi acquistati online.
Esempi comuni includono ticket per parcheggi, spese telefoniche, piccoli servizi di cancelleria, fotocopie, mance, caffè, ecc.
Quali limiti per il rimborso delle spese non documentate
Nel caso di piccoli esborsi ("spese varie"), ad esempio per parcheggio o telefono, dipendenti e collaboratori possono essere rimborsati in esenzione fiscale se non superano i 15,49 € al giorno in Italia o i 25,82 € all'estero.
Il professionista con partita IVA che addebita spese non documentate in fattura al cliente, può generalmente recuperare solo il 75% del costo sostenuto.
Ricordiamo anche che l'azienda può erogare una somma fissa giornaliera per alcune spese sostenute in trasferta, senza che il lavoratore sia tenuto a fornire giustificativi fiscali. In questo caso i limiti per non pagare tasse su queste somme sono 46,48 € al giorno in Italia e 77,47 € all'estero.
Trattamento fiscale e modalità di erogazione
Il trattamento fiscale dipende strettamente dalla modalità scelta dall'azienda.
Se il rimborso rientra nei limiti del sistema forfettario o delle "spese varie", la somma non costituisce reddito per il dipendente e non viene tassata (esenzione).
Se, invece, l'azienda decide di rimborsare una spesa priva di documenti al di fuori di questi regimi, la somma viene considerata retribuzione a tutti gli effetti e inserita in busta paga, soggetta quindi a tasse e contributi (tassazione in busta paga).
Per i professionisti i rimborsi per spese non documentate ricevuti dai clienti concorrono a formare il reddito imponibile e sono soggetti a IVA e contributi integrativi.
Differenze tra i vari tipi di rimborso
È fondamentale distinguere il rimborso delle spese non documentate dalle altre tipologie classiche:
Rimborso a piè di lista (analitico). Richiede la documentazione obbligatoria (scontrini, fatture) per ogni singola voce di spesa. È il sistema più preciso ma anche il più oneroso burocraticamente. Dal nostro portale si possono scaricare diversi modelli tra cui:
Rimborso forfettario. Si basa su una cifra prestabilita a monte indipendentemente da quanto effettivamente speso. Non richiede scontrini per vitto e alloggio, ma le spese di trasporto (treno, aereo) devono comunque essere sempre documentate per essere rimborsate. Questo un
Rimborso misto. Una combinazione dei due precedenti, dove alcune voci (come l'alloggio) sono rimborsate analiticamente e altre in modo forfettario.
L'uso dell'autocertificazione rimborso spese non documentate
L'autocertificazione è un documento in cui il lavoratore dichiara sotto la propria responsabilità le spese sostenute. Sebbene possa essere allegata a una nota spese per giustificare costi minimi, ha valore legale soprattutto nel settore del volontariato (Terzo Settore). In questo caso, i volontari possono autocertificare spese fino a un massimo di 10 € al giorno o 150 € mensili.
Modello autocertificazione rimborso spese non documentate
Il/La sottoscritto/a ______________ nato/a a _______________ il __/__/____
residente a ___________________ codice fiscale _________________
in qualità di (dipendente/volontario/professionista) presso ___________________
DICHIARA
sotto la propria responsabilità, consapevole delle sanzioni penali previste in caso di dichiarazioni mendaci, di aver sostenuto le seguenti spese non documentate durante la trasferta/attività svolta a _______________ in data __/__/____ per conto di ___________:
- Tipologia di spesa/e: ________________ (es. parcheggio, spese telefoniche, mance, piccoli acquisti, ecc.)
- Importo totale: € __________
Per le suddette spese non è stato possibile produrre idonea documentazione giustificativa (scontrini, fatture, ricevute, ecc.) per i seguenti motivi: ___________________ (es. scontrino smarrito, parcheggi senza emissione di ricevuta, biglietti di mezzi pubblici non nominativi e senza possibilità di ristampa, mance a ristoranti, taxi o hotel, spese sostenute all’estero in contesti dove non è uso rilasciare ricevuta, servizio di facchinaggio occasionale, piccole spese di rappresentanza non tracciate, ecc.).
Si allega eventuale documentazione a supporto (se disponibile):
Luogo e data
Firma
Foto
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