Rimborso spese forfettario fac simile; PDF
Un fac simile di modello per rimborso spese forfettario da utilizzarsi quando si vuole riconoscere a un soggetto una somma predeterminata, senza dover documentare nel dettaglio ogni singola spesa sostenuta.
Rimborso spese forfettario: in cosa consiste e chi ne ha diritto
Il rimborso spese forfettario, spesso chiamato anche indennità di trasferta o "diaria", è un sistema semplificato con cui un'azienda ripaga i costi sostenuti da chi lavora fuori sede. A differenza di altri metodi, non si basa sul calcolo esatto di ogni centesimo speso, ma prevede l'erogazione di una cifra fissa prestabilita per ogni giorno di missione.
Questo importo è pensato per coprire in modo onnicomprensivo le spese di vitto (pasti) e alloggio (pernottamento), oltre alle piccole spese accessorie legate alla permanenza fuori città. Le spese di viaggio vere e proprie, come biglietti del treno o dell'aereo, vengono solitamente gestite a parte con rimborso documentato.
Hanno diritto a questo rimborso diverse figure professionali che si spostano per motivi lavorativi:
- dipendenti con contratto di lavoro subordinato.
- collaboratori esterni e consulenti (se previsto dal contratto).
- amministratori di società per le loro attività aziendali.
- figure commerciali e tecnici che viaggiano frequentemente.
Differenza con il rimborso "a piè di lista"
La differenza principale risiede nella burocrazia e nella documentazione.
Nel rimborso a piè di lista (o analitico), il lavoratore deve conservare e presentare ogni singolo scontrino o fattura; l'azienda rimborsa esattamente quanto speso.
Nel rimborso forfettario, il lavoratore non deve consegnare ricevute per pasti e hotel. Riceve la somma pattuita a prescindere da quanto effettivamente spenda: se spende meno della diaria, la differenza rimane a lui; se spende di più, dovrà coprire il disavanzo di tasca propria.
Vantaggi principali del rimborso forfettario
Adottare il sistema di rimborso forfettario offre benefici a entrambe le parti:
- all'azienda in quanto consente di avere costi prevedibili e certi prima ancora della partenza, eliminando la necessità di controllare pile di scontrini e semplificando enormemente la contabilità.
- al lavoratore in quanto garantisce velocità nel ricevere il rimborso in busta paga e maggiore libertà nella gestione delle proprie spese durante la trasferta.
Limiti normativi e tassazione del rimborso forfettario
La legge italiana (Art. 51 del TUIR) stabilisce delle soglie giornaliere entro le quali il rimborso è esente da tasse per il dipendente:
- trasferte in Italia (fuori dal comune di lavoro), fino a € 46,48 al giorno.
- trasferte all'estero, fino a € 77,47 al giorno.
Se l'azienda decide di erogare una cifra superiore a questi limiti, la parte eccedente verrà considerata reddito e sarà tassata regolarmente in busta paga. È fondamentale ricordare che se la missione si svolge all'interno del territorio comunale dove il dipendente lavora abitualmente, l'intero importo forfettario è sempre tassato. Dal punto di vista dell'impresa, questi rimborsi sono interamente deducibili, riducendo così la base imponibile su cui l'azienda paga le tasse.
Qual è la documentazione da produrre ai fini del rimborso?
Sebbene non servano gli scontrini dei pasti, per giustificare il rimborso e garantirne la deducibilità fiscale sono necessari alcuni documenti:
- autorizzazione scritta alla trasferta, in pratica un documento che specifichi destinazione, durata e motivo del viaggio;
- nota spese, vale a dire un documento su cui il lavoratore deve indicare la tipologia di spesa e i giorni di trasferta per permettere il calcolo del forfait (un fac simile è scaricabile da questa scheda);
- prove dello spostamento, ossia biglietti di viaggio (treno, aereo), pedaggi autostradali o ricevute di parcheggio che dimostrino l'effettivo trasferimento fuori sede.
Fac simile rimborso spese forfettario
Il/La sottoscritto/a ________, codice fiscale ___________,
residente in ______________, Tel. ______________ E-mail __________________
in qualità di
☐ dipendente
☐ collaboratore esterno
☐ agente/rappresentante
☐ consulente
☐ amministratore
☐ altro: ______________________
DICHIARA
di aver sostenuto spese connesse all’attività svolta per conto di _________ (specificare il nome dell’azienda o ente), nell’ambito di ________________ (descrivere l’attività svolta o l’oggetto dell’incarico)
e
RICHIEDE
il riconoscimento di un rimborso spese forfettario pari a € _______ in relazione alla trasferta con destinazione __________ del __/__/____ (oppure in relazione alle trasferte sostenute nel periodo dal __ al __).
CALCOLO RIMBORSO FORFETTARIO
- Indennità giornaliera pattuita: € __________
- Numero di giorni di trasferta: __________
- Totale rimborso forfettario: € __________
Tale importo è da intendersi comprensivo delle spese ordinariamente sostenute per lo svolgimento dell’attività (es. trasporti, vitto, piccole spese accessorie), senza presentazione di specifici giustificativi.
Il/La sottoscritto/a dichiara che il rimborso richiesto è conforme agli accordi intercorsi e/o alle disposizioni previste.
Luogo e data
Firma del richiedente: ________________
Firma per Approvazione (Azienda): _______________
Foto
Pixabay
