Come compilare e spedire una busta da lettera

Diciamoci la verità: siamo talmente abituati a comunicare tramite posta elettronica, ordinaria o certificata, che quando ci viene chiesto di spedire una comunicazione tramite posta rimaniamo un po’ spiazzati. Devo spedire una lettera? Ma davvero?? La risposta è sì, in quanto in certe occasioni resta il metodo più affidabile per inviare comunicazioni, effettuare richieste formali, spedire documenti ufficiali e altro ancora. In questi casi la prima cosa che ci si chiede è: come si compila una busta da lettera? Quali dati devo inserire? Dove vanno scritti? Il rischio di compilare una busta da lettera classica senza attenersi alle regole è quello di fare una brutta figura con il destinatario della comunicazione. Per evitare tutto ciò ti consigliamo di leggere questa semplice e breve guida fino all’ultima parola. Stai per scoprire come si compila in maniera ottimale una busta da lettera, quali informazioni occorre inserire e dove, quanto costa spedire una comunicazione cartacea tramite posta ordinaria, posta prioritaria, posta raccomandata e posta assicurata.

Compilare una busta da lettera: ecco come si fa

Probabilmente la metà dei nostri lettori sta leggendo questo articolo perché a causa della giovane età non ha mai avuto bisogno di scrivere una lettera, o meglio, non ha mai avuto bisogno di inviare una comunicazione formale tramite posta. L’altra metà forse non lo fa da parecchio tempo, dunque si serve di questa guida per rinfrescarsi la memoria. In entrambi i casi siamo più che felici di fornire tutte le informazioni utili per svolgere in modo impeccabile questa operazione.

È molto semplice: procurati una busta da lettera di carta (puoi acquistarla in tabaccheria, nelle cartolibrerie, nelle librerie, ma anche su internet, magari su Ebay o su Amazon) del colore e della misura che preferisci. La tipologia della busta chiaramente varia in base al suo contenuto. Se devi spedire un attestato, un piccolo plico, una relazione o un foglio puoi scegliere il formato C5 (229X162 mm, per fogli A4 o A5 piegati e metà), mentre nel caso delle classiche lettere puoi scegliere il formato DL (220X110 mm) e così via.

Le buste da lettera hanno due facciate: una anteriore e una posteriore. Partiamo dalla facciata anteriore, quella completamente bianca e liscia, descrivendo cosa, come e dove scrivere. Prendi una busta, individua il lato in cui si chiude mediante la strisciolina di colla applicata sulla carta, dunque girala sul lato opposto. Quella è la facciata anteriore. Qui vanno indicati i dati del destinatario. Metti la busta in posizione orizzontale e a metà foglio, sulla parte destra, inizia a scrivere: nome e cognome del destinatario, indirizzo e numero civico, codice di avviamento postale, città e provincia in cui va spedita la lettera. Ti facciamo qualche esempio.

Sig. Rossi Antonio
Via degli Oleandri 118
65100 Pescara (PE)

Spett.le Associazione "Vivalavida Eventi"
Piazza San Carlo 1
10123 Torino (TO)

Nella parte superiore, quindi in alto a destra, occorre lasciare lo spazio libero per il/i francobollo/i, che si possono acquistare in tabaccheria, mentre la parte in alto a sinistra sarà occupata dal timbro recante la spedizione prioritaria, qualora tu decidessi di spedire la lettera secondo tale modalità. A questo punto puoi girare la busta da lettera, posizionandola sul lato posteriore. Vedi la linguetta di carta che sigilla la busta? Ottimo. Lì dovrai scrivere i tuoi dati, ovvero quelli del mittente. In questo modo chi riceve la lettera saprà immediatamente chi l’ha inviata. Puoi scrivere il tuo indirizzo su una riga sola oppure utilizzare il formato che ti abbiamo appena mostrato per il destinatario. Entrambe le soluzioni sono corrette.

Non ti resta che inserire all’interno della busta da lettera la comunicazione che devi inviare, sigillarla al suo interno, apporre i francobolli necessari per garantire il buon esito della spedizione, dunque imbucarla presso uno dei tanti raccoglitori che si trovano in città, proprio davanti o in prossimità degli uffici postali.

Qualora, invece, scegliessi di inoltrare la comunicazione tramite posta raccomandata è opportuno recarsi presso l’Ufficio Postale e rivolgersi al personale dedicato allo sportello spedizioni, a meno che non si ricorra al servizio di "raccomandata online" (in questo caso tu scrivi e Poste Italiane stampa e consegna) oppure al servizio "raccomandata da te": in pratica si spedisce direttamente da casa o dal proprio ufficio semplicemente concordando con il portalettere il giorno del ritiro della busta da lettere.

Come si fa a scegliere la giusta modalità di spedizione? È molto semplice: ciò dipende dalle tue necessità e dal contenuto della busta da lettera. Vediamo insieme quali sono i servizi di spedizione della corrispondenza.

Busta da lettera: come spedirla

Per spedire una busta da lettera (cosa diversa dallo spedire un pacco postale) ci sono diverse opzioni:

• la posta ordinaria
• la posta prioritaria
• pieghi di libri
• la posta assicurata
• la posta raccomandata.

Posta ordinaria - È il grande classico del servizio postale universale di Poste Italiane. Questa lettera va imbucata nella cassetta delle lettere o consegnata presso lo sportello dell’ufficio postale. Arriva direttamente all’indirizzo del destinatario, a meno che egli non abbia una casella postale personale. Per arrivare a destinazione è necessario che sulla busta da lettera siano applicati dei francobolli. Il numero e il valore dei francobolli varia a seconda del peso. La posta ordinaria può arrivare a pensare massimo 2 kg e può costare anche 5,95 euro, tuttavia solitamente il costo applicato alla missiva è quello minimo di 0,95 euro.

I tempi di consegna variano in funzione della destinazione, purtroppo non si può tracciare questo tipo di corrispondenza. Inoltre con la posta ordinaria, a differenza di quanto accade con la raccomandata, il mittente non potrà mai dimostrare di aver effettivamente spedito la busta da lettera, men che meno potrà avere la certezza che il destinatario l'abbia ricevuta. Questo fa si che la posta prioritaria non sia particolarmente indicata nel caso in cui occorra spedire una busta che contiene ad esempio una lettera di reclamo, una lettera di disdetta, una lettera di diffida o una lettera di messa in mora.

Inoltre con questo tipo di spedizione si potrebbe incappare in smarrimenti o furti, dunque meglio evitare di inserire nella busta da lettera documenti riservati, soldi, ecc.

Per inviare la tua corrispondenza all’estero, invece, dovrai utilizzare Postamail Internazionale. Questo servizio è stato pensato appositamente per chi ha necessità di inviare una comunicazione oltre i confini nazionali in tempi standard e a prezzi relativamente bassi. I costi, infatti, variano a 1,00 euro a 27,00 euro, in relazione alla zona in cui è diretto.

Posta prioritaria - Si tratta di un servizio postale molto utilizzato. È molto simile alla posta ordinaria, tuttavia la spedizione della busta da lettera è più rapida e tracciabile. Al momento dell’invio viene attribuito un codice alla missiva, così da poterne controllare il tragitto comodamente dal sito ufficiale di Poste Italiane, tramite il servizio Cerca Spedizioni, tramite il numero verde 803.160 o l’App Ufficio Postale. Il costo è maggiore rispetto alla posta ordinaria: si parte da 2,80 euro fino ad arrivare a 7,00 euro. Tieni in considerazione, però, che il peso massimo della lettera può arrivare a 2kg.

La posta prioritaria classica è Posta1, che può essere spedita utilizzando le 50.000 cassette postali presenti in tutta Italia oppure recandosi presso lo sportello dell’ufficio postale. Grazie al codice bidimensionale di cui abbiamo accennato prima è possibile sapere se la lettera è stata consegnata. Questo servizio è incluso nella tariffa della spedizione, come anche il servizio di tracking. Per la corrispondenza indirizzata oltre i confini nazionali è possibile utilizzare Postapriority Internazionale. Si tratta di un servizio specializzato per l’invio all’estero di lettere, comunicazioni, documenti e piccoli oggetti, fino a 2kg di peso. Anche in questo caso è possibile utilizzare il codice bidimensionale per sapere se la missiva ha raggiunto il Centro di Scambio internazionale di Poste Italiane. È possibile spedire questo tipo di lettera online, tramite il sito ufficiale www.poste.it oppure tramite l’apposita applicazione. I costi variano da 3,50 euro a 34,00 euro, dipendentemente dal peso della busta e dalla destinazione.

Pieghi di libri - Questo è un servizio dedicato esclusivamente a prodotti cartacei come libri, manoscritti, quaderni e così via. La busta può avere il formato rettangolare o cilindrico. Il peso massimo consentito è di 5 kg e il servizio postale assicura l’arrivo della missiva entro 5 giorni lavorativi su tutto il territorio nazionale. I costi variano da 1,28 euro a 3,95 euro, in relazione al peso della spedizione. Il formato non entra nella cassetta postale, dunque dovrai consegnare a mano la busta presso gli sportelli dell’ufficio postale.

Posta assicurata - Il modo migliore per spedire documenti importanti, denaro, titoli o in generale piccoli oggetti di valore. La posta assicurata si chiama così perché nel costo è compresa l’assicurazione, che copre fino a 3.000 euro. La spedizione della missiva deve avvenire presso gli sportelli dell’ufficio postale e la stessa sarà consegnata personalmente al destinatario. Qualora non ci fosse, potrà essere nominato un delegato oppure si può andare a ritirarla presso l’ufficio postale. Anche in questo caso il costo varia in base al peso e al valore del suo contenuto: si parte da un minimo di 5,80 euro per arrivare al massimo di 24,85 euro. Si può usufruire del servizio di tracciamento, mediante la funzione Cerca spedizioni, il numero verde 803.160 o con SIM PosteMobile.

Posta Raccomandata - Il servizio infallibile, quello su cui si basa gran parte dello scambio di comunicazioni importanti. Non hai mai spedito una raccomandata? È molto semplice, non dovrai far altro che recarti presso lo sportello dell’ufficio postale e spiegare le tue necessità al personale. Se vuoi conoscere il giorno in cui il destinatario ha ritirato la raccomandata, non dovrai far altro che chiedere la compilazione dell'avviso di ricevimento. In pratica ti tornerà indietro il talloncino bianco apposto sulla busta, che il portalettere stacca al momento della consegna presso l’indirizzo designato dal destinatario. Qualora non fosse in casa, il portalettere lascia nella cassetta l’avviso di giacenza, che contiene tutte le informazioni utili al ritiro della stessa. La giacenza presso il deposito postale è di 30 giorni, al termine dei quali tornerà indietro, al suo mittente. Chiaramente puoi controllare l’invio della raccomandata tramite i servizi di tracciamento disposti sul portale, ovvero mediante Cerca Spedizioni. In alternativa puoi chiamare il numero verde o inviare un sms. Anche la posta raccomandata, come la posta prioritaria, offre diverse soluzioni e prezzi diversi. Vediamo quali sono.

C’è la Raccomandata1, che arriva in un giorno oltre a quello di spedizione e viene consegnata al destinatario o della persona abilitata / delegata. Per avere la conferma dell’arrivo è necessario richiedere la Raccomandata1 prova di consegna, un servizio che costa qualche euro in più rispetto alla Raccomandata1 senza prova di consegna. In entrambi i casi è possibile controllare lo stato della spedizione con il servizio Cerca Spedizioni, tramite SMS al numero verde 803.160, con l’applicazione mobile Ufficio Postale o nell'area riservata MyPoste, sul sito ufficiale www.poste.it.

Per inviare una raccomandata ad un destinatario che al momento è fuori dai confini nazionali, puoi utilizzare la Raccomandata Internazionale, che offre tutti gli standard della raccomandata semplice a soli 20 centesimi in più. Nello specifico, la posta raccomandata semplice ha un costo minimo di 6,40 euro, mentre la raccomandata internazionale ha un costo minimo di 6,60 euro. Chiaramente, anche in tal caso il prezzo della spedizione varia in base alla pesantezza del contenuto della busta.

Infine c’è Raccomandata Da Te, un servizio di cui ti abbiamo fatto cenno qualche rigo più su. Il costo di questa operazione è di 4,00 euro, a cui va sommato il costo della raccomandata semplice. Una volta spedita, potrai godere dei medesimi servizi fruibili in caso di invio della lettera raccomandata. Per saperne di più, ti invitiamo a leggere: “Raccomandata: tutto quello che c’è da sapere”.

Come sai oggi esiste una alternativa valida ed efficace alla classica raccomandata: si chiama posta elettronica certificata (PEC). E' pratica, veloce, economica ed ha lo stesso valore legale della raccomandata tradizionale. In questo caso non c’è bisogno neppure di compilare la busta da lettera: basta inserire l’email del destinatario (deve essere anch’essa una PEC), compilare l’oggetto e il testo del messaggio, eventualmente aggiungere degli allegati, e premere sul pulsante Invio. Il sistema rilascia al mittente una ricevuta di accettazione (il che indica che il messaggio è corretto) ed una ricevuta di avvenuta consegna quando il messaggio giunge a destinazione.