Verbale passaggio di consegne tra dipendenti: modulo WORD

Rinaldo Pitocco - Ultimo aggiornamento: 14/10/2026

La lettera di passaggio di consegne tra colleghi è una comunicazione scritta con cui un dipendente trasferisce a un'altro informazioni, documenti e attività necessarie per proseguire correttamente un lavoro.

A cosa serve la lettera passaggio di consegne tra colleghi

La lettera di passaggio di consegne tra colleghi è un documento scritto con cui un lavoratore che lascia temporaneamente o definitivamente il proprio ruolo trasferisce a un collega, o al suo sostituto, tutte le informazioni necessarie per continuare il lavoro senza interruzioni.

In pratica questo documento ha lo scopo di:

• tracciare lo stato di avanzamento dei progetti o delle attività, definendo cosa è già stato svolto e quali sono gli step successivi;
• fissare le priorità temporali, mettendo in luce le scadenze imminenti e le urgenze;
• condividere il materiale operativo, trasmettendo dati e documentazione necessari (ades. il disciplinare interno sull'uso di internet e posta elettronica);
• fornire i contatti chiave, indicando i referenti di riferimento tra clienti, fornitori e collaboratori;
• segnalare nodi critici e questioni in sospeso, per garantire continuità operativa ed evitare blocchi o dimenticanze.

Perché è utile

Serve soprattutto a non bloccare il lavoro: quando una persona va via, evita che scadenze, contatti e impegni importanti vadano persi.

I vantaggi principali:

• aiuta chi arriva: non deve ripartire da zero, risparmia tempo e fa meno errori.
• tutela chi parte: mettere tutto per iscritto chiarisce cosa è stato fatto e fin dove arrivano le sue responsabilità.
• conserva i “trucchi del mestiere”: salva dettagli pratici, scorciatoie e abitudini dei clienti che spesso non si trovano nei documenti ufficiali.
• dimostra serietà e professionalità: fa fare bella figura e lascia ottimi rapporti con i colleghi e con l’azienda.

In quali casi si utilizza

Si usa tipicamente quando c’è un cambio di persona su un’attività o un ruolo: dimissioni o pensionamento, cambio di mansione o trasferimento interno, assenze prolungate (maternità o paternità, malattia, aspettativa, congedi), ferie lunghe, oppure quando un progetto passa da un team a un altro. Si usa anche in contesti come i turni (ad esempio in sanità, dove il passaggio di consegne a fine turno è una prassi strutturata) o nei cambi di fornitore e consulente.

Ad ogni modo quando un nuovo collega subentra nelle attività, oltre a trasferirgli informazioni e pratiche aperte, è importante presentarlo alle persone con cui dovrà collaborare. Ecco un fac simile di lettera di presentazione nuovo collega.

Cosa includere nel passaggio di consegne tra dipendenti

Il contenuto dipende dal ruolo, ma in genere include:

• dati generali: chi passa le consegne e a chi, data, periodo di riferimento (e, in caso di assenza temporanea, data di rientro prevista).
• descrizione del ruolo: mansioni, responsabilità e attività ricorrenti (giornaliere, settimanali, mensili, annuali).
• attività in corso: progetti e pratiche aperte, con stato di avanzamento, prossimi passi e priorità.
• scadenze e appuntamenti: date importanti, riunioni già fissate, adempimenti da non dimenticare.
• contatti chiave: colleghi, superiori, clienti, fornitori e altri interlocutori, con indicazione di ruolo e di eventuali particolarità nel rapporto con loro.
• accessi e strumenti: software, piattaforme, cartelle condivise, procedure interne (attenzione a non scrivere password in chiaro: si indica dove e come ottenerle in modo sicuro).
• documentazione: dove si trovano file, archivi, modelli e procedure.
• criticità e rischi: problemi aperti, situazioni delicate, cose da tenere d’occhio.
• disponibilità: se e come si può essere contattati per chiarimenti, e per quanto tempo.

Verbale passaggio di consegne tra colleghi: esempio

A: [Nome e Cognome del Collega Subentrante]
Cc: [Nome del Responsabile / HR / Altri colleghi interessati]
Da: [Tuo Nome e Cognome]

Luogo e data

Oggetto: Passaggio di consegne per [indicare l'ambito: es. gestione clienti, progetto X, attività di reparto]

Caro/a [Nome del Collega],

come concordato, a partire dal [data di inizio del passaggio di consegne] / a far data dal [data effettiva del subentro], ti verrà affidato il presidio delle attività relative a [indicare l'area o il progetto specifico].

Al fine di garantire una transizione fluida e senza interruzioni operative, ti riepilogo di seguito le informazioni principali e lo stato di avanzamento delle attività in corso.

1. Attività e Responsabilità Principali

• [Descrizione sintetica dell'attività 1]
• [Descrizione sintetica dell'attività 2]
• [Descrizione sintetica dell'attività 3]

2. Stato di Avanzamento e Scadenze Imminenti

• [Attività/Progetto A]: Attualmente in fase di [es. negoziazione, sviluppo, attesa feedback]. Prossima scadenza: [data]. Contatto di riferimento: [nome e contatto].
• [Attività/Progetto B]: Completato al [%]. In attesa di [es. approvazione, documenti]. Note: [eventuali criticità].
• [Attività/Progetto C]: Da avviare. Prevista consegna entro [data].

3. Documentazione e Accessi

Tutta la documentazione relativa è disponibile presso:

• [Percorso cartella condivisa / Link a repository / Archivio fisico]
• [Eventuali file di riferimento: es. contratti, report, manuali]

Le credenziali di accesso ai sistemi [es. gestionale, portale clienti, email dedicata] sono state [es. condivise tramite canale sicuro / consegnate a mano / disattivate e riassegnate]. Ti invito a verificare l'accesso ai seguenti strumenti:

• [Strumento 1]
• [Strumento 2]

4. Contatti Chiave e Stakeholder

• [Nome Cliente/Fornitore/Referente Interno]: [Ruolo] – [Email/Telefono] – Note: [es. preferisce essere contattato al mattino].
• [Nome Collega di altro reparto]: [Ruolo] – [Email/Telefono] – Note: [es. referente per approvazioni].

• [Descrivere eventuali problemi in sospeso, rischi o questioni da monitorare]
• [Es.: il cliente X ha richiesto una modifica urgente; la candidatura va presentata entro il …; attendere risposta entro il mese di ...]

6. Attività di Affiancamento

Come concordato, resterò a disposizione per un periodo di affiancamento fino al [data] per supportarti nella fase iniziale e risolvere eventuali dubbi. Sarà possibile concordare brevi riunioni di allineamento secondo necessità.

Ti ringrazio per la disponibilità e ti auguro buon lavoro. Per qualsiasi chiarimento immediato, non esitare a contattarmi.

Cordiali saluti,

[Firma]
[Tuo Nome e Cognome]
[Ruolo]
[Contatti: email / telefono interno]