Si tratta di un fac simile che va redatto e sottoscritto nel momento in cui una persona, in proprio o quale legale rappresentante di una società, associazione o ente, decide di affidare al dottore commercialista un incarico di consulenza ed assistenza professionale in materia societaria, fiscale, contabile, contrattuale, ecc.
Il mandato professionale commercialista è stato redatto facendo esplicito richiamo sia a quanto previsto dalle norme del Codice Civile, dal Codice deontologico e dalle indicazioni del Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili.
Benché accada di frequente che il conferimento dell'incarico professionale al commercialista venga perfezionato mediante un semplice accordo verbale, è consigliabile ricorrere sempre alla forma scritta al fine di mettere nero su bianco le prestazioni che il professionista è tenuto ad assicurare, stabilire la misura dei compensi e prendere nota degli estremi della polizza assicurativa.
Cosa riportare su una lettera incarico professionale commercialista
In un contratto di mandato professionale commercialista non possono sicuramente mancare le clausole riferibili a:
- oggetto dell’incarico
- compenso
- durata e recesso
- obblighi del professionista
- obblighi del cliente
Vediamoli uno ad uno.
1. OGGETTO DELL'INCARICO. Il professionista è tenuto ad elencare in maniera dettagliata le singole prestazioni così da rendere noto al cliente il livello della complessità dell’incarico e fornire tutte le informazioni utili circa gli oneri ipotizzabili dal momento del conferimento alla conclusione dell’incarico:
- consulenza ed assistenza in materia fiscale e tributaria, redazione contabilità aziendale, contenzioso tributario ...;
- consulenza, assistenza e adempimenti in materia di diritto del lavoro, di diritto e applicazioni della previdenza e assistenza sociale, di diritto sindacale, elaborazione prospetti di paga, selezione del personale, denunce previdenziali ed assicurative ...;
- ecc.
2. COMPENSO. È opportuno che il commercialista dettagli i propri compensi con riferimento ad ogni specifica prestazione. Ad esempio “x” euro per attività di consulenza, “y” euro per servizi contabili, “z” euro per redazione dichiarazioni fiscali, “k” euro per l’elaborazione di ogni singolo prospetto di paga per “enne” mensilità e via discorrendo. Ai compensi così stabiliti vanno sommati contributo previdenziale (4%) e IVA. Se sono previsti dei rimborsi per le spese documentate e sostenute conseguenti alla prestazione resa (per imposta di bollo e registro, spese postali, spese di deposito, ecc.), questi vanno comunque precisati nel fac simile preventivo commercialista. Così come vanno precisate le modalità di corresponsione dei compensi da parte del cliente: mensilmente, trimestralmente, ecc.
3. DURATA E RECESSO. Il mandato professionale commercialista può prevedere che l'incarico decorra dalla data di sottoscrizione dello stesso e si intenda conferito per “enne” anni (1, 2, ..), con rinnovo tacito alla scadenza e per un eguale periodo. A nostro avviso è importante che a tal riguardo la lettera incarico professionale commercialista preveda la facoltà per il cliente di revocare il mandato conferito in qualsiasi momento e senza alcun obbligo di motivazione. In tal caso il cliente sarà comunque tenuto a rimborsare le spese sostenute ed a pagare il compenso dovuto per l’opera già svolta. Chiaramente un’analoga facoltà dev’essere riconosciuta anche al dottore commercialista qualora, ad esempio, il cliente ritardi i pagamenti oltre un certo termine pattuito. In caso di recesso il commercialista si impegna comunque ad adempiere a tutte quelle prestazioni che avranno scadenza nel corso dei 15 giorni successivi all’avvenuta comunicazione al cliente. Su richiesta del cliente, inoltre, egli è tenuto a restituirgli tutta la documentazione contabile in suo possesso (libri, registri, dichirazioni, fatture, ecc.), non potendo in alcun modo condizionarne il rilascio al pagamento della parcella (questo il fac simile richiesta restituzione documenti al commercialista).
4. OBBLIGHI DEL PROFESSIONISTA. Il commercialista, con la sottoscrizione per accettazione della lettera di incarico professionale, si impegna a prestare la propria opera usando la massima diligenza, a trattenere presso i propri uffici la documentazione contabile fornita dal cliente per il tempo strettamente necessario all’espletamento dell’incarico (a meno che non ci siano accordi diversi), a rispettare il segreto professionale e a vigilare che anche i propri collaboratori facciano altrettanto. Il professionista deve, infine, specificare sul contratto di mandato professionale commercialista gli estremi della polizza assicurativa con indicazione del massimale. Si tratta di una Polizza RC Professionale che è diventata obbligatoria dal 14 agosto 2013 e che sostanzialmente ha la funzione di risarcire il cliente dei danni causati per negligenza, imprudenza o imperizia del commercialista: errori nella dichiarazione dei redditi, versamento tardivo dei contributi e così via. In questi casi può rendersi popportuno inviare questa lettera di contestazione al commercialista.
5. OBBLIGHI DEL CLIENTE. Il cliente ha l’obbligo di far pervenire tempestivamente presso lo Studio del commercialista tutta la documentazione in suo possesso, esonerando quest'ultimo da qualsiasi responsabilità per mancata o tardiva esecuzione di certe prestazioni dovute al ritardo nella consegna o nel rilascio di documenti inesatti, falsi o non completi. In caso di controversie le parti possono stabilire l’obbligo di ricorso alla Procedura di Mediazione prima di iniziare qualsiasi procedimento giudiziale.
