Fac simile lettera richiesta sponsorizzazione evento
Fac simile di lettera con cui una associazione, in procinto di organizzare una manifestazione culturale, sportiva, musicale o un qualsiasi altro evento, richiede ad una azienda un contributo sotto forma di sponsorizzazione.
Lettera richiesta contributo sponsor: come redigerla
Perché la lettera di richiesta sponsorizzazione risulti efficace è quanto mai importante descrivere con chiarezza l'attività che si intende promuovere, quali sono le finalità dell'iniziativa e cosa si richiede in particolare allo sponsor.
Ma ciò che in particolare occorre rimarcare nella lettera sono i benefici che l'organizzazione ne ricaverebbe concedendo la propria sponsorizzazione: costante presenza nel giornalino locale distribuito gratuitamente in numero "x" copie, stampa del logo aziendale sui biglietti di ingresso alle manifestazioni per le quali si prevede la presenza di "y" partecipanti, presenza sul sito internet e sulla pagina Facebook della squadra o dell'evento che vanta un numero "x" di visitatori giornalieri e così via.
Se il team o l'evento in passato ha conseguito dei successi, non mancare di evidenziarli nella lettera, specificando riconoscimenti ottenuti o riferimenti ad articoli di giornale. Ciò servirà a dare forza al progetto e a convincere il partner che da una sua eventuale sponsorizzazione avrà solo da guadagnarci.
Un altro consiglio che diamo è di fornire allo sponsor diverse opzioni, così da consentirgli di modulare l'intervento in funzione delle proprie esigenze e risorse economiche.
In proposito ricordiamo che la sponsorizzazione può essere di diversi tipi:
- finanziaria (contributi in denaro, donazioni, ecc.);
- in natura (lo sponsor mette a disposizione locali, personale, servizi, ecc.)
- tecnologica (lo sponsor mette a disposizione la sua competenza tecnologica).
Ultime preziose raccomandazioni:
- usare la carta intestata con il nome e logo della propria organizzazione;
- indirizzare la lettera ad una persona ben precisa all'interno dell'azienda ed evita di scrivere "All'attenzione della Direzione/Segreteria" o cose di questo tipo;
- cercare di essere il più possibile concisi, un potenziale sponsor non leggerebbe mai una lettera di due o tre pagine;
- spedire la lettera per posta ordinaria piuttosto che per posta elettronica o PEC;
Trascorso qualche giorno dalla spedizione, effettuare un contatto telefonico per accertarsi che la lettera sia stata recapitata e per fissare eventualmente un appuntamento con la persona interessata con lo scopo di approfondire nei dettagli la richiesta di sponsorizzazione.
Esempio lettera di richiesta sponsorizzazione
Nella lettera che proponiamo in questa scheda si pone in evidenza il fatto che la manifestazione ha registrato un'affluenza e una presenza sempre crescenti negli ultimi anni, riuscendo a richiamare un pubblico eterogeneo per fasce di età e interessi.
Sempre nella lettera si specifica che la manifestazione sarà preceduta da una conferenza stampa che vedrà, tra gli altri, la partecipazione di influencer e opinion leader. Il piano di comunicazione sarà supportato da autorevoli media partners della carta stampata e della televisione che garantiranno la visibilità dell’iniziativa su scala regionale e nazionale.
Infine la lettera riporta le soluzioni disponibili per la sponsorizzazione: affissione di manifesti e striscioni, presenza sui depliants pubblicitari, sul sito internet e sulle pagine social della manifestazione, ecc.
E' bene precisare, comunque, che tutti gli aspetti della sponsorizzazione (obblighi del soggetto sponsorizzato, prestazione dello sponsor, esclusione di responsabilità, durata e cessazione del rapporto, ecc.), devono essere specificati nel
sottoscritto da entrambi i soggetti.
Se al contrario l'intento dell'associazione è quello di ricevere un contributo economico o una donazione da un soggetto terzo (ad es. il Comune), senza essere obbligata ad alcuna controprestazione, allora si può utilizzare questo
Se la principale finalità, invece, è quella di ottenere una forma simbolica di adesione all'iniziativa da parte dell'Amministrazione comunale, si può ricorrere a questo
Infine la concessione del patrocinio, la sponsorizzazione di iniziative e manifestazioni, l'elargizione di contributi da parte di una banca, possono essere richiesti attraverso questa
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