Verbale consegna chiavi ufficio: fac smile modello PDF

Rinaldo Pitocco - Ultimo aggiornamento: 24/04/2026

Il modulo di consegna delle chiavi dell'ufficio va utilizzato per rendere tracciabile e ufficiale il passaggio di custodia in caso di nuova assunzione, cambio di mansione o ufficio, sostituzione o smarrimento, ecc.

Perché e quando redigere un verbale di consegna chiavi ufficio?

In ogni realtà lavorativa, la sicurezza degli spazi e dei dati è una priorità. Che si tratti di un ufficio, di un magazzino o di un archivio, il controllo degli accessi passa quasi sempre attraverso la consegna di chiavi fisiche o dispositivi digitali (come badge o telecomandi).

Il verbale di consegna chiavi di un ufficio non è solo una formalità burocratica, ma un vero e proprio "scudo" legale che tutela sia l'azienda che il lavoratore. Sebbene non sia imposto da una legge specifica, è considerato una prassi essenziale per garantire la tracciabilità degli accessi e definire chiaramente chi è responsabile di determinati locali in un dato momento.

In particolare il verbale va redatto in caso di:

• nuova assunzione. Al momento dell'ingresso di un nuovo dipendente, quando gli vengono assegnati gli strumenti per accedere alla propria postazione o ad aree comuni.
• cambio di mansione o ufficio. Se un dipendente cambia ruolo o viene trasferito in una sede diversa, è necessario aggiornare i permessi e documentare la nuova dotazione di chiavi (e la restituzione delle precedenti).
• accesso temporaneo o straordinario. Quando si consegnano le chiavi per un periodo limitato o per motivi specifici (es. lavoro fuori orario, progetti speciali, turni notturni, addetti alle pulizie, manutentori o esperti informatici, ecc.). In questo caso, il modulo può includere una data di scadenza e le fasce orarie consentite;
• sostituzione o smarrimento. In caso di smarrimento, furto o usura delle chiavi, il modulo serve a consegnare il nuovo set. Spesso, in queste situazioni, il modulo include una nota in cui si specificano eventuali addebiti per la sostituzione delle serrature o la riemissione del badge

Formalizzare la consegna con un documento scritto permette di ricostruire le responsabilità in caso di furti, danni o accessi non autorizzati.

Chiaramente i sistemi di chiusura digitali offrono numerosi vantaggi rispetto ai sistemi tradizionali a chiavi fisiche, migliorando sia l'efficienza operativa che la sicurezza aziendale. Se l'azienda ne fa uso può ricorrere a questo verbale consegna badge aziendale.

Quali sono le responsabilità del lavoratore?

Quando un dipendente riceve una chiave aziendale, assume il ruolo di custode. Secondo il Codice Civile (Art. 1768), egli è tenuto a conservarla con la "diligenza del buon padre di famiglia".

In termini pratici, questo significa che il lavoratore deve:

• custodire la chiave con cura, dunque non lasciarla mai incustodita sulla scrivania, in cassetti aperti o appesa alla porta;
• mantenere il segreto, ossia non mostrare la chiave a terzi e non divulgare il fatto di esserne in possesso.
• eviatare di effettuare duplicazioni senza preventiva autorizzazione;
• farne un uso personale, evitando dunque di prestare la chiave a colleghi, familiari o estranei, nemmeno per brevi periodi.
• provvedere alla restituzione immediata delle chiavi non appena cessano le motivazioni della consegna o al termine del rapporto di lavoro.

Cosa fare in caso di smarrimento o furto?

Può capitare di smarrire una chiave aziendale, ma in una simile circostanza è fondamentale sapere cosa fare.

Uno smarrimento non denunciato rappresenta un grave rischio per la sicurezza dell'intera azienda e può comportare costi elevati, come la sostituzione di tutte le serrature e dei cilindri di chiusura.

Se il lavoratore dipendente perde la chiave, deve:

1. comunicarlo immediatamente al responsabile della sicurezza o al proprio datore di lavoro utilizzando il mezzo più rapido e riservato possibile;
2. evitare di diffondere la notizia tra i colleghi per non compromettere ulteriormente la sicurezza;
3. formalizzare lo smarrimento attraverso una dichiarazione scritta che consenta all'azienda di prendere le contromisure necessarie (come il blocco del dispositivo se si tratta di una chiave digitale).

Ricordiamo che la mancata o tardiva denuncia è spesso considerata una prova di scarsa professionale e può portare anche a sanzioni disciplinari.

Cosa deve contenere il verbale di consegna chiavi in ufficio

Ecco gli elementi che non devono mancare :

• dati anagrafici completi, a partire da nome, cognome, ruolo e, se possibile, numero di matricola del dipendente e un riferimento al suo documento d'identità;
• descrizione dettagliata delle chiavi. È fondamentale elencare chiave per chiave, specificando la tipologia (fisica, badge), un codice identificativo (se inciso) e la localizzazione/accesso che permettono (es. "Ingresso principale", "Ufficio Direzione", "Magazzino").
• regole e obblighi di custodia. Il dipendente deve dichiarare di aver compreso che è vietato duplicare o cedere le chiavi a terzi.
• gestione delle emergenze. Una clausola che obbliga il dipendente a segnalare immediatamente qualsiasi smarrimento o furto.
• procedure di restituzione. La promessa di restituire tutto il materiale al termine del rapporto di lavoro o su richiesta dell'azienda. In alternativa occorre redigere una lettera restituzione chiavi aziendali;
• firme del dipendente (che accetta le condizioni) e quella del rappresentante dell'azienda (che consegna il bene).

Verbale consegna chiavi ufficio ai dipendenti: esempio

Protocollo n. _____________

Data consegna: _____________

Luogo consegna: _____________

1. Dati dell’Azienda / Consegnante

• Ragione sociale: ___________________________
• Sede legale / Indirizzo: _______________________________________
• Referente consegnante (nome e ruolo): __________________________
• Contatto (telefono/email): ________________ / _____________________

2. Dati del Dipendente / Consegnatario

• Nome e Cognome: ___________________________
• Ruolo / Mansione: ___________________________
• Matricola / Codice dipendente: _______________________________
• Reparto / Ufficio: __________________________________
• Contatto (telefono/email): ________________ / _____________________
• Documento d’identità (tipo e numero): ______________________________

3. Elenco Dettagliato delle Chiavi e Dispositivi Consegnati

Inserire una riga per ogni chiave/badge, specificando a quale accesso corrisponde.

N. Tipo - Descrizione / Localizzazione - Codice identificativo - Quantità

1. __________
2. __________
3. __________

Nota: Se gli oggetti sono più di quattro, aggiungere righe o allegare un foglio separato che diventa parte integrante del verbale.

4. Condizioni di Utilizzo e Custodia

Il/la sottoscritto/a dichiara di aver ricevuto gli strumenti sopra elencati e si impegna a:

• Conservarli con la massima diligenza, secondo quanto previsto dall’art. 2104 c.c. (obbligo di diligenza del prestatore di lavoro).
• Non duplicare, cedere o prestare a terzi le chiavi o i dispositivi, nemmeno temporaneamente, senza preventiva autorizzazione scritta dell’azienda.
• Utilizzare le chiavi esclusivamente per lo svolgimento delle mansioni connesse al proprio ruolo e negli orari consentiti dalle policy aziendali.
• Segnalare immediatamente qualsiasi smarrimento, furto o uso non autorizzato al referente aziendale indicato al punto 1, entro un massimo di ______ ore/giorni dalla scoperta.
• Restituire tutte le chiavi e i dispositivi all'azienda entro ______ giorni dalla cessazione del rapporto di lavoro o dalla richiesta formale da parte dell'azienda.

Il dipendente prende atto che:

• In caso di smarrimento per negligenza grave o mancata restituzione, l’azienda potrà addebitargli i costi di sostituzione delle chiavi e, se necessario per motivi di sicurezza, dei cilindri/serrature o della riemissione di badge elettronici. L'importo massimo previsto è di € _______________, in base al regolamento aziendale.
• La mancata comunicazione tempestiva dello smarrimento comporta l'assunzione della piena responsabilità per eventuali accessi non autorizzati che dovessero verificarsi successivamente.

6. Privacy e Trattamento Dati

Ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (GDPR), i dati personali raccolti nel presente verbale saranno trattati dall’azienda esclusivamente per finalità di gestione e sicurezza degli accessi e saranno conservati per tutto la durata del rapporto di lavoro e per i successivi 5 anni. Il dipendente dichiara di aver preso visione dell'informativa privacy aziendale.

7. Restituzione delle Chiavi (da compilare al termine del rapporto o del bisogno)

(questa sezione va compilata nel momento in cui il dipendente riconsegna le chiavi, per chiudere formalmente il verbale)

• Data restituzione: __/__/____
• Le chiavi/Dispositivi sono stati restituiti: [ ] Tutti [ ] Parzialmente (specificare mancanze)
• Eventuali danni/mancanze: _________________________ 
• Note: _________________________ 

8. Firme

Il presente verbale è redatto in duplice copia originale, una per ciascuna delle parti.

Dichiarazione del dipendente (consegnatario)

Dichiaro di aver letto e compreso tutte le condizioni sopra riportate, di accettarle e di ricevere le chiavi/dispositivi elencati.

Data: _____________     Firma del dipendente: _________________________

Dichiarazione del referente aziendale (consegnante)

Dichiaro di aver consegnato quanto sopra indicato e di aver fornito le informazioni sulle modalità d'uso, custodia e segnalazione in caso di smarrimento.

Data: _____________     Firma del dipendente: _________________________