Lettera consegna buoni carburante ai dipendenti: modulo PDF

Rinaldo Pitocco - Ultimo aggiornamento: 03/04/2026

Fac simile lettera di consegna dei buoni carburante con cui formalizzare la distribuzione di buoni benzina (cartacei o elettronici) a favore dei dipendenti e più in generali dei collaboratori, attestandone l’avvenuta consegna.

Cosa sono e come funzionano i buoni carburante?

I buoni carburante rappresentano uno degli strumenti di welfare aziendale più apprezzati, poiché offrono un sostegno concreto alle spese quotidiane dei lavoratori, garantendo al contempo importanti sgravi fiscali per i datori di lavoro.

I buoni carburante (spesso chiamati anche "buoni benzina") sono dei voucher prepagati, emessi in formato cartaceo o, sempre più spesso, digitale. Possono essere utilizzati per l’acquisto di diversi tipi di energia per la mobilità: non solo benzina e gasolio, ma anche GPL, metano e ricariche per veicoli elettrici.

Il funzionamento è molto semplice:

1. l'azienda acquista i buoni da fornitori specializzati o catene di stazioni di servizio (come Enilive, Q8, IP, Total Erg, Tamoil, Shell o provider multi-brand);
2. li distribuisce ai dipendenti via email, tramite app dedicate o consegnando una tessera fisica;
3. il dipendente li utilizza al distributore: basta presentare il buono (o il codice sullo smartphone) al momento del pagamento. Molti di questi buoni sono frazionabili, ovvero il credito può essere scalato in più rifornimenti fino ad esaurimento.

Dove si possono utilizzare i buoni carburante?

L'utilizzo dipende dal tipo di buono scelto dall'azienda:

• Buoni Mono-brand. Sono spendibili esclusivamente presso le stazioni di servizio di una specifica catena (ad esempio, solo distributori Q8 o solo stazioni Enilive).
• Buoni Multi-brand o Voucher Card. Alcune soluzioni digitali permettono di scegliere tra diverse insegne partner o funzionano come carte di pagamento (es. circuito Visa) utilizzabili in quasi tutti i distributori sul territorio.

Quali vantaggi per aziende e dipendenti

L’erogazione di questi buoni crea un beneficio per entrambe le parti coinvolte:

• per l'azienda i costi sostenuti per l'acquisto dei buoni sono interamente deducibili dal reddito d'impresa (ai fini IRES). Inoltre, non essendo considerati reddito da lavoro entro certe soglie, l'azienda non deve pagarvi sopra contributi previdenziali;
• per il dipendente il buono carburante rappresenta una somma "netta", vale a dire senza alcuna tassazione in busta paga (niente trattenute IRPEF), a patto di restare entro i limiti di legge.

La regolamentazione fiscale dei buoni carburante

I buoni carburante rientrano nella categoria dei fringe benefit (compensi non monetari). Per l'anno in corso, la normativa conferma soglie di esenzione molto vantaggiose:

• fino a 1.000 € all'anno per tutti i lavoratori dipendenti
• fino a 2.000 € all'anno per i lavoratori con figli a carico.

Attenzione: queste soglie riguardano la totalità dei fringe benefit ricevuti durante l'anno (quindi inclusi eventuali buoni spesa, autovettura, telefono, polizze o rimborsi utenze). Se il valore complessivo dei benefit supera anche solo di un euro queste cifre, l'intero importo diventa tassabile come reddito ordinario.

Lettera consegna buoni carburante: a cosa serve?

Come già specificato in premesso la lettera di consegna dei buoni carburante è un documento utile all'azienda per documentare la consegna e dimostrare l’attribuzione del beneficio in favore del dipendente (anche ai fini fiscali).

Queste le informazioni minime che la lettera deve contenere:

• i dati delle parti (nome dell'azienda, nome, codice fiscale e matricole del dipendente);
• il dettaglio dei buoni (quantità, valore nominale di ciascuno, valore complessivo, nome dell'emittente (Es: Eni, Q8) e data di scadenza, ecc.);
• le condizioni d'uso (ad esempio deve specificare che i buoni carburante sono personali, non cedibili e non convertibili in denaro);
• lo spazio per la firma del dipendente che attesta di aver ricevuto i buoni.

Segnaliamo che sul tema dei "fringe benefit" sono presenti altri modelli sul nostro portale, come ad esempio:

• lettera di consegna buoni pasto ai dipendenti;
• lettera assegnazione auto aziendale fringe benefit;
• lettera di consegna cellulare aziendale.

Fac simile lettera consegna buoni carburante: esempio

Gentile
Nome / Cognome
C.F.
Tel/E-mail

Oggetto: Consegna buoni carburante - Welfare aziendale

Gentile ___________,

nell'ottica di sostenere concretamente il potere d'acquisto dei nostri collaboratori e come segno di riconoscimento per l'impegno profuso, siamo lieti di consegnarLe in allegato n. ___ buoni carburante del valore nominale di € ___ ciascuno, per un importo complessivo pari a € ___.

Tali buoni rientrano nelle misure di welfare aziendale previste dalla normativa vigente (Art. 51, comma 3 del TUIR) e sono utilizzabili per l'acquisto di carburante o ricariche elettriche presso gli esercenti convenzionati con l'emittente _________ (ad es. Q8, Tamoil, Enilive, Esso, Shell, ecc.).

Le ricordiamo che:

• i buoni sono strettamente personali, non cedibili a terzi e non possono essere convertiti in denaro;
• i buoni sono utilizzabili in modalità frazionata fino alla loro data di scadenza riportata sul voucher stesso;
• l'importo ricevuto non concorre alla formazione del Suo reddito imponibile, nel rispetto delle soglie di esenzione previste per i fringe benefit per l'anno in corso;
• in caso di furto o smarrimento, dovrà darne immediata comunicazione all’azienda; la sostituzione è possibile solo se prevista dall’emittente.

Per qualsiasi domanda o chiarimento, può contattare l'Ufficio Amministrativo (o del Personale).

Cogliamo l'occasione per ringraziarLa del Suo costante contributo.

Cordiali saluti.

Luogo e data

[Firma per l'Azienda]
[Nome, Cognome e qualifica del firmatario]

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Ricevuta per presa visione e accettazione (da firmare e restituire)

Il/La sottoscritto/a ___________(none e cognome del dipendente) dichiara di aver ricevuto in data odierna i buoni carburante come sopra descritti e di accettarne integralmente le condizioni d'uso.

Firma per ricevuta: ________________