Rimborso chilometrico: moduli e istruzioni

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Si tratta di un modulo per chiedere il rimborso chilometrico ACI, vale a dire il rimborso che il lavoratore ha diritto di ricevere dal proprio datore per il fatto di aver effettuato una trasferta professionale con la propria auto, piuttosto che con l’auto aziendale.

Rimborso chilometrico Aci: quando spetta

Come detto se le trasferte lavorative vengono effettuate dal dipendente e dal professionista con mezzi personali e non di proprietà dell’azienda, questi hanno diritto a un rimborso chilometrico che viene calcolato sulla base delle Tabelle ACI pubblicate ogni anno in Gazzetta Ufficiale.

Si parla di trasferte lavorative quando il lavoratore per portare a termine la propria missione è chiamato a spostarsi in un luogo lontano dalla sede indicata nel contratto di lavoro.

Rimborso km Aci: come si determina

Come detto il rimborso chilometrico viene calcolato annualmente in base alle Tabelle Aci. Dal nostro portale si possono scaricare le Tabelle ACI 2022 per rimborso chilometrico e fringe benefit riferiti ai veicoli ad uso promiscuo.

I valori espressi in questa tabella tengono conto dei costi legati al carburante (gasolio, benzina, metano), all'usura del veicolo e ad altri fattori (bollo, assicurazione, ecc.).

Per ogni veicolo sono previsti valori diversi, calcolati in base all’alimentazione e alla categoria del mezzo, alla marca, al modello e alla serie e ai valori di emissione di CO2.

In particolare nelle nuove tabelle i valori sono stati determinati con l'intento di favorire le auto che emettono meno CO2 e penalizzare quelle che inquinano maggiormente.

Segnaliamo che sul sito ufficiale ACI (www.aci.it/i-servizi/servizi-online/costi-chilometrici.html) è disponibile un servizio on-line che consente di calcolare i costi chilometrici necessari per quantificare l'importo dei rimborsi spettanti dipendenti o professionisti che utilizzano il proprio veicolo svolgendo attività a favore del datore di lavoro.

Per l’utilizzo del servizio occorre utilizzare le credenziali Spid oppure la CIE. Una volta effettuato il login occorre selezionare i seguenti parametri:

  • categoria di veicoli (autovettura, motociclo, ciclomotore, fuoristrada e autofurgone)
  • elenco marche (Alfa Romeo, Bmw, ecc..)
  • alimentazione (benzina, gasolio, ecc..)
  • data di calcolo

Individuata la tariffa ACI, calcolare il rimborso è molto semplice. Per aiutarti a capire bene ti faremo un esempio pratico.

Supponiamo che il dipendente abbia sostenuto una trasferta lavorativa, percorrendo in totale 860 km con la propria auto: una Audi A3 2020 SPB 35 TDI 2.0 150 CV alimentata a gasolio. La Tabella ACI 2021 prevede per questo specifico mezzo una tariffa a Km di 0,593451 euro. Il calcolo da effettuare, dunque, è il seguente: 0,5974 × 860 = 510,37 euro. Questo è l’importo che il lavoratore può chiedere a rimborso al proprio datore.

Va detto che ci sono diversi strumenti online che consentono di calcolare in maniera semplice e veloce il rimborso chilometrico, come questo ad esempio https://distanzechilometriche.net/calcola-rimborso/. In pratica dopo aver inserito tipo di alimentazione, marca e modello del mezzo e aver specificato luogo di partenza e destinazione, non resta che premere sul pulsante calcola.

Rimborso chilometrico: da chi può essere richiesto

Il rimborso chilometrico può essere richiesto dai lavoratori dipendenti e dai professionisti che hanno effettuato degli spostamenti con la propria automobile per conto dell’azienda.

Ad essere precisi l’automobile utilizzata dal lavoratore non deve essere necessariamente di sua proprietà, ma potrebbe anche essere intestata ad un’altra persona, come ad esempio un amico o un familiare. Per ricevere il rimborso chilometrico l’importante è che si tratti di una vettura non aziendale, dunque non di proprietà dell’azienda.

Modulo rimborso chilometrico: come utilizzarlo

Solitamente il modulo da compilare per ottenere il rimborso delle spese effettuate per le trasferte in auto viene messo a disposizione direttamente dall’azienda, tuttavia in caso di bisogno è altresì possibile scaricarne uno online.

Il modulo rimborso Aci può essere utilizzato per chiedere il rimborso chilometrico direttamente in busta paga.

L’importo ricevuto a titolo di rimborso dai lavoratori dipendenti non viene tassato, in quanto rappresenta una compensazione di quanto già speso per la trasferta professionale; tuttavia è necessario

  • rispettare i valori determinati dalle Tabelle Aci ed
  • effettuare tragitti in automobile fuori dal territorio comunale in cui, solitamente, il lavoratore svolge la propria attività.

In caso contrario, il rimborso spese dovrà essere tassato come reddito.

Per compilare correttamente il modulo di rimborso Aci è necessario avere a portata di mano tutti i dati da inserire al suo interno, come ad esempio:

  • il periodo di riferimento
  • la data delle trasferte
  • il numero dei chilometri percorsi (o luoghi di partenza e arrivo)
  • il modello dell’automobile utilizzata
  • il valore del rimborso chilometrico inserito nella tabella Aci

Quali documenti allegare al modulo rimborso chilometrico

Il modello rimborso chilometrico deve essere sottoscritto dal lavoratore e corredato di tutti gli scontrini, le ricevute e le note spese che non rientrano nel calcolo del rimborso chilometrico Aci, ma che devono comunque essere pagati dall’azienda, a titolo di compensazione.

Tra queste ricevute deve esserci, ad esempio, quella rilasciata al casello autostradale, quella relativa ai pasti o all’alloggio che si è reso necessario durante i giorni di trasferta e in generale tutte le spese effettuate durante il viaggio.

Dopo aver eseguito il calcolo del rimborso in conformità con i valori delle Tabelle Aci, compilato correttamente il modulo di rimborso Aci e aver allegato tutta la documentazione utile, è possibile procedere con l'inoltro:

  • di persona, presso gli uffici amministrativi dell'azienda;
  • via posta elettronica o PEC, agli indirizzi forniti dall'azienda.

Differenza tra fringe benefit e rimborso chilometrico

Consultando le Tabelle ACI 2022 si nota che accanto ai valori relativi ai costi proporzionali per l’utilizzo del mezzo, c’è una colonna relativa ai cosiddetti “fringe benefits”. Cosa sta ad indicare?

Un fringe benefit è una forma di retribuzione non in denaro che l’azienda concede al proprio lavoratore, al socio o all’amministratore. Può essere un veicolo aziendale, un telefono cellulare, un notebook, una polizza assicurativa, dei buoni sconto e così via.

Con riferimento al tema degli spostamenti, il datore può dunque decidere di

  • assegnare l’auto aziendale al proprio dipendente (che ne farà un uso promiscuo, vale a dire sia per motivi lavorativi che personali), oppure
  • lasciare che egli continui ad utilizzare l’auto propria e richieda il rimborso chilometrico al termine di ogni missione.

Nel primo caso si tratta di un beneficio in natura che si aggiunge allo stipendio del lavoratore e come tale viene tassato dal fisco. 

Tuttavia perché possa essere sottoposto a tassazione è necessario determinarne il valore. Come si fa?

Il fisco quantifica questo benefit in modo forfettario. In pratica presume che una persona percorra in media 15.000 km all'anno e che una certa percentuale di tale chilometraggio non riguardi l'attività lavorativa. Fino allo scorso anno tale percentuale era del 30%, dal 2022 sono state previste diverse percentuali (da 25% al 60%) sulla base di un criterio che tende a premiare le autovetture meno inquinanti.

Tags:  viaggiare

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