Rimborso chilometrico: moduli e istruzioni

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PDF   Tabelle ACI 2020
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Si tratta di un modulo per chiedere il rimborso chilometrico ACI, vale a dire il rimborso che il lavoratore ha diritto di ricevere dal proprio datore per il fatto di aver effettuato una trasferta professionale con la propria auto, piuttosto che con l’auto aziendale.

Rimborso chilometrico Aci: quando spetta

Come detto se le trasferte lavorative vengono effettuate dal dipendente e dal professionista con mezzi personali e non di proprietà dell’azienda, questi hanno diritto a un rimborso chilometrico che viene calcolato sulla base delle Tabelle ACI pubblicate ogni anno in Gazzetta Ufficiale.

Si parla di trasferte lavorative quando il lavoratore per portare a termine la propria missione è chiamato a spostarsi in un luogo lontano dalla sede indicata nel contratto di lavoro.

Rimborso km Aci: come si determina

Come detto il rimborso chilometrico viene calcolato in base alle Tabelle Aci, suddivise per semestri: dal 1 gennaio al 30 giugno e da1 luglio al 30 dicembre 2020. In questa scheda è disponibile in formato PDF la Tabella ACI 2020.

I valori espressi in questa tabella tengono conto dei costi legati al carburante (gasolio, benzina, metano), all'usura del veicolo e ad altri fattori (bollo, assicurazione, ecc.).

Per ogni veicolo sono previsti valori diversi, calcolati in base all’alimentazione e alla categoria del mezzo, alla marca, al modello e alla serie. Segnaliamo che sul sito ufficiale ACI (www.aci.it/area-riservata/costi-chilometrici.html) c’è un servizio che consente di visualizzare i valori relativi ad ogni singolo veicolo, selezionando i seguenti parametri:

  • categoria di veicoli (autovettura, motociclo, ciclomotore, fuoristrada e autofurgone)
  • elenco marche (Alfa Romeo, Bmw, ecc..)
  • alimentazione (benzina, gasolio, ecc..)
  • data di calcolo

Per l’utilizzo del servizio occorre registrarsi o utilizzare le credenziali Spid.

Una volta individuata la tariffa ACI, calcolare il rimborso è molto semplice. Per aiutarti a capire bene ti faremo un esempio pratico.

Supponiamo che il dipendente abbia sostenuto una trasferta lavorativa, percorrendo in totale 860 km con la propria auto: una AUDI A3 SPB 40 2.0 Serie 190 CV S-Tronic alimentata a benzina. La Tabella ACI 2020 prevede per questo specifico mezzo una tariffa a Km di 0,5974 euro. Il calcolo da effettuare, dunque, è il seguente: 0,5974 × 860 = 513,76 euro. Questo è l’importo che il lavoratore può chiedere a rimborso al proprio datore.

Va detto che ci sono diversi strumenti online che consentono di calcolare in maniera semplice e veloce il rimborso chilometrico, come questo ad esempio https://distanzechilometriche.net/calcola-rimborso/. In pratica dopo aver inserito tipo di alimentazione, marca e modello del mezzo e aver specificato luogo di partenza e destinazione, non resta che premere sul pulsante calcola.

Rimborso chilometrico: da chi può essere richiesto

Il rimborso chilometrico può essere richiesto dai lavoratori dipendenti e dai professionisti che hanno effettuato degli spostamenti con la propria automobile per conto dell’azienda.

Ad essere precisi l’automobile utilizzata dal lavoratore non deve essere necessariamente di sua proprietà, ma potrebbe anche essere intestata ad un’altra persona, come ad esempio un amico o un familiare. Per ricevere il rimborso chilometrico l’importante è che si tratti di una vettura non aziendale, dunque non di proprietà dell’azienda.

Modulo rimborso chilometrico: come utilizzarlo

Solitamente il modulo da compilare per ottenere il rimborso delle spese effettuate per le trasferte in auto viene messo a disposizione direttamente dall’azienda, tuttavia in caso di bisogno è altresì possibile scaricarne uno online.

Il modulo rimborso Aci può essere utilizzato per chiedere il rimborso chilometrico direttamente in busta paga.

L’importo ricevuto a titolo di rimborso dai lavoratori dipendenti non viene tassato, in quanto rappresenta una compensazione di quanto già speso per la trasferta professionale; tuttavia è necessario

  • rispettare i valori determinati dalle Tabelle Aci ed
  • effettuare tragitti in automobile fuori dal territorio comunale in cui, solitamente, il lavoratore svolge la propria attività.

In caso contrario, il rimborso spese dovrà essere tassato come reddito.

Per compilare correttamente il modulo di rimborso Aci è necessario avere a portata di mano tutti i dati da inserire al suo interno, come ad esempio:

  • il periodo di riferimento
  • la data delle trasferte
  • il numero dei chilometri percorsi (o luoghi di partenza e arrivo)
  • il modello dell’automobile utilizzata
  • il valore del rimborso chilometrico inserito nella tabella Aci

Quali documenti allegare al modulo rimborso chilometrico

Il modello rimborso chilometrico deve essere sottoscritto dal lavoratore e corredato di tutti gli scontrini, le ricevute e le note spese che non rientrano nel calcolo del rimborso chilometrico Aci, ma che devono comunque essere pagati dall’azienda, a titolo di compensazione.

Tra queste ricevute deve esserci, ad esempio, quella rilasciata al casello autostradale, quella relativa ai pasti o all’alloggio che si è reso necessario durante i giorni di trasferta e in generale tutte le spese effettuate durante il viaggio.

Dopo aver eseguito il calcolo del rimborso in conformità con i valori delle Tabelle Aci, compilato correttamente il modulo di rimborso Aci e aver allegato tutta la documentazione utile, è possibile procedere con l'inoltro:

  • di persona, presso gli uffici amministrativi dell'azienda;
  • via posta elettronica o PEC, agli indirizzi forniti dall'azienda.

Differenza tra fringe benefit e rimborso chilometrico

Consultando le Tabelle Aci 2020 si noterà che accanto ai valori relativi ai costi proporzionali per l’utilizzo del mezzo, c’è una colonna relativa ai cosiddetti “fringe benefits”. Cosa sta ad indicare?

Un fringe benefit è una forma di retribuzione non in denaro che l’azienda concede al proprio lavoratore, al socio o all’amministratore. Può essere un veicolo aziendale, un telefono cellulare, un notebook, una polizza assicurativa, dei buoni sconto e così via.

Con riferimento al tema degli spostamenti, il datore può dunque decidere di

  • assegnare l’auto aziendale al proprio dipendente (che ne farà un uso promiscuo, vale a dire sia per motivi lavorativi che personali), oppure
  • lasciare che egli continui ad utilizzare l’auto propria e richieda il rimborso chilometrico al termine di ogni missione.

Nel primo caso si tratta di un beneficio in natura che si aggiunge allo stipendio del lavoratore e come tale viene tassato dal fisco. 

Tuttavia perché possa essere sottoposto a tassazione è necessario determinarne il valore. Come si fa?

Il fisco quantifica questo benefit in modo forfettario. In pratica presume che una persona percorra 15.000 km all'anno e che il 30% di essi - ossia 4.500 km - non riguardi l'attività lavorativa. 

A questo punto basta moltiplicare questa 4.500 per la tariffa indicata in Tabella ACI per ciascun modello e il risultato è il reddito in natura che va aggiunto allo stipendio del lavoratore. Tornando all'esempio fatto prima della AUDI A3 SPB 40 2.0 Serie 190 CV S-Tronic, il fringe benefit in questo caso sarà pari a 2.688,26 euro.

In definitiva un lavoratore autorizzato ad usare l’auto aziendale anche per scopi personali è tenuto a pagare le tasse su questo tipo di beneficio che andrà a sommarsi agli altri redditi.

Dalle Tabelle ACI 2020 si nota come i valori dei fringe benefit espressi fino al 30 giugno 2020 sono diversi da quelli riportarti dal 1 Luglio in poi.

Il motivo sta nel fatto che da questa data entrano in vigore nuove regole di tassazione delle auto aziendali concesse in uso promiscuo, con una tassazione più elevata per i veicoli maggiormente inquinanti.

Tags:  viaggiare

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