Sponsorizzazione: come richiederla e formalizzarla

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Il matrimonio con lo sponsor, che cosa non si fa per risparmiare. Si tratta di una tendenza proveniente dagli Stati Uniti e che da qualche anno ha preso piede anche in Italia. Le giovani coppie, alle prese con la difficile crisi economica e con i problemi di bilancio, chiedono così uno sconto al fioraio, al fotografo, al parrucchiere o all'estetista offrendo in cambio visibilità attraverso locandine, sponsorizzazioni su gadget o menù, volantini e inserzioni nei social network. Sempre con l’obiettivo di reperire i mezzi finanziari necessari per il sostenimento della propria attività, una squadra di calcio del campionato svizzero è scesa in campo nel primo tempo con uno sponsor sulla maglia (un supermarket) e nel secondo con un altro (una banca locale). Insomma che cosa non ci si inventa per sostenere un evento, un’attività o un'associazione. Ma vediamo di fare alcune considerazioni più specifiche sullo strumento della sponsorizzazione e sulle modalità per farvi ricorso.

Sponsorizzazione definizione

La sponsorizzazione è lo strumento con cui il soggetto sponsorizzato si obbliga nei confronti dello sponsor ad effettuare delle prestazioni pubblicitarie (ad esempio applicare il logo dello sponsor sulla maglietta da indossare in occasione degli eventi sportivi oppure a modificare la propria denominazione sociale assumendo quella dello sponsor) dietro il pagamento di un corrispettivo che generalmente consiste in una somma di denaro, ma in alcuni casi anche in beni o servizi: è il caso ad esempio di una ditta produttrice di attrezzature ginniche che rifornisce un centro fitness.

I settori nei quali si fa più ricorso alla sponsorizzazione sono da collocarsi senz'altro in ambito sportivo, culturale, sociale e radiotelevisivo. Si può sponsorizzare un circolo culturale, una manifestazione sportiva, un concerto, una scuderia automobilistica, un atleta, un progetto sociale, ecc. Gli accordi di sponsorizzazione sono sempre più frequenti anche nei rapporti tra pubblica amministrazione e privati, ciò anche per effetto dei rilevanti tagli ai finanziamenti statali subiti in particolar modo dalle autonomie locali. Così convegni, manifestazioni sportive, mostre, sagre e concerti vengono organizzati da comuni e province proprio grazie alla sponsorizzazione.

Sponsorizzazione e fisco

Le spese sostenute da un’azienda per la sponsorizzazione della propria attività, del marchio o di un particolare prodotto o servizio commercializzato, sono deducibili fiscalmente in quanto ritenute sostanzialmente equiparabili alle spese pubblicitarie. Tuttavia accade che talune aziende ricorrano a questo strumento semplicemente per imputare dei costi in bilancio e abbassare in questo modo la soglia di reddito da assoggettare a tassazione. Il sistema di frode si fonda, in buona sostanza, sul ricorso a fatture per operazioni di sponsorizzazione inesistenti o fatture gonfiate emesse ad esempio da società sportive o associazioni culturali nei confronti delle aziende sponsor.

E’ per questo motivo che spesso l’amministrazione finanziaria interviene contestando all’azienda la deducibilità di certi costi legati appunto alla sponsorizzazione. Per evitare, dunque, contenziosi con il fisco è quanto mai importante che l’azienda sponsor sia in grado di dimostrare come quella sponsorizzazione sia in effetti utile ai fini commerciali, dunque in grado di promuovere efficacemente la propria immagine e/o produrre un stimolo concreto all'attività produttiva.

Inoltre per evitare qualsiasi tipo di problema è quanto mai importante che l’azienda sponsor possa conservare e all’occorrenza produrre:

- un contratto che riporti nel dettaglio le attività/prestazioni in capo al soggetto sponsorizzato, specificandone tempi e modalità. Su Moduli.it è possibile scaricare gratuitamente alcuni fac simile di contratto di sponsorizzazione. In particolare è molto importante indicare gli importi pattuiti per la l’attività di sponsorizzazione, dimostrando possibilmente la loro congruità non solo rispetto al volume d’affari dell’azienda (se quest’ultimo è di 100.000 euro, una sponsorizzazione di 60.000 euro non può essere ritenuta congrua), ma anche in relazione al valore di mercato delle prestazioni di sponsorizzazione. In una indagine condotta dalla Guardia di Finanza l’estate scorsa, che aveva portato alla luce una frode nel settore delle sponsorizzazioni, si evidenziava ad esempio come un cartellone pubblicitario durante una partita di volley, generalmente ceduto a cifre intorno ai 2.000 euro, veniva pagato dagli sponsor fino a 50.000 euro (+ 2.500% rispetto ai normali prezzi di mercato);

- documenti in grado di fornire un adeguato riscontro all’attività posta in essere dal soggetto sponsorizzato: tipo di prestazioni, luoghi, modalità e tempi di esecuzione, ecc. A tal proposito potrebbe risultare utile la raccolta di articoli stampa, l’esecuzione di un servizio fotografico o di una ripresa video, ecc.;

- documenti sufficienti a mostrare il pagamento effettuato in favore del soggetto sponsorizzato: ricevuta di bonifico, bollettino postale, assegno bancario, ecc.

Lettera di sponsorizzazione

Se sei alla ricerca di uno sponsor per una manifestazione culturale che intendi promuovere o per una squadra di basket da iscrivere al prossimo campionato amatoriale, la prima cosa da fare è scrivere una lettera di sponsorizzazione. Su Moduli.it trovi un fac simile di lettera di richiesta sponsorizzazione. Naturalmente prima di cominciare a scrivere, fatti una lista di soggetti potenzialmente interessati al tuo progetto.

Perché la lettera di sponsorizzazione risulti efficace è quanto mai importante descrivere con chiarezza l'attività che intendi promuovere, quali sono i tuoi obiettivi e cosa richiedi in particolare allo sponsor. Ma ciò che in particolare devi rimarcare nella lettera sono i benefici che l'organizzazione ne ricaverebbe concedendoti la sponsorizzazione: costante presenza nel giornalino locale distribuito gratuitamente in numero "x" copie, stampa del logo aziendale sui biglietti di ingresso alle manifestazioni per le quali si prevede la presenza di "y" partecipanti, presenza sul sito internet della squadra o dell'evento che vanta un numero "x" di visitatori giornalieri e così via.

Se il tuo team o il tuo evento in passato ha conseguito dei successi, non mancare di evidenziarli nella lettera, specificando riconoscimenti ottenuti o riferimenti ad articoli di giornale. Ciò servirà a dare forza al tuo progetto e a tranquillizzare il potenziale sponsor. Insomma cerca di convincere in ogni modo quella organizzazione che da una eventuale sponsorizzazione avrà solo da guadagnarci.

Un altro consiglio che ti diamo è di fornire allo sponsor diverse opzioni, così da consentirgli di modulare l'intervento in funzione delle proprie esigenze e risorse economiche.

Ultime preziose raccomandazioni:
- usa la carta intestata con il nome e logo della tua organizzazione;
- indirizza la lettera ad una persona ben precisa all'interno dell'azienda ed evita di scrivere "All'attenzione della Direzione/Segreteria" o cose di questo tipo;
- cerca di essere il più possibile conciso, un potenziale sponsor non leggerebbe mai una lettera di due o tre pagine;
- spedisci la lettera per posta ordinaria piuttosto che per posta elettronica;

Trasorso qualche giorno dalla spedizione, effettua un contatto telefonico per accertarti che la lettera sia stata recapitata e se riesci fissa un appuntamento con la persona interessata, potrebbe essere molto utile per approfondire nei dettagli la tua richiesta di sponsorizzazione.

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