Convocazione assemblea soci: contenuti, termini e modalità

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Descrizione

Fac simile avviso di convocazione dell'assemblea ordinaria o straordinaria dei soci di una società per discutere di una serie di questioni. 

Convocazione assemblea soci: da chi viene effettuata

La convocazione dei soci e degli altri soggetti aventi diritto a partecipare all'assemblea viene effettuata dall'Amministratore Unico o dal Presidente del Consiglio di Amministrazione. Tuttavia l'atto costitutivo può attribuire tale potere anche ad altre figure.

L'assemblea dei soci deve essere convocata almeno una volta all'anno.

Quando e come deve essere effettuata la convocazione

Tempi e modalità di convocazione dell'assemblea dei soci sono stabiliti dall'atto costitutivo. 

Se non si specifica nulla a riguardo, la convocazione è effettuata mediante lettera raccomandata con avviso di ricevimento spedita ai soci almeno 8 giorni prima di quello fissato per la riunione.

Naturalmente l'atto costitutivo o lo statuto possono prevedere termini e soprattutto modalità di convocazione diverse, che magari vanno ad aggiungersi alla raccomandata:

  • email
  • posta elettronica certificata (PEC)
  • fax
  • SMS
  • Whatsapp
  • sito ufficiale della società
  • social network
  • annuncio su un quotidiano locale

L'importante - si legge nell'art. 2479 bis del Codice civile - è che tempi e modi siano tali da assicurare la tempestiva informazione ai soci sugli argomenti da trattare.

Cosa deve contenere la convocazione assemblea soci

La lettera, riportare su carta intestata della società, deve indicare:

  • se si tratta di una assemblea ordinaria oppure straordinaria;
  • il luogo in cui i soci si riuniranno. In mancanza di indicazioni contrarie l’adunanza dovrà avvenire nel domicilio risultante dal registro delle imprese sociale. Potrebbe trattarsi anche di un luogo virtuale (Facebook, Skype, Google Hangouts o altre piattaforme) se c'è la necessità di coinvolgere soci che si trovano in posti molto distanti dalla sede sociale;
  • il giorno e l’ora di svolgimento dell’assemblea;
  • l’ordine del giorno, ossia l’elenco delle questioni da discutere (ad esempio esame ed approvazione del bilancio di esercizio, proposta di cambiamento della denominazione sociale e dell’oggetto sociale, nomina del Collegio Sindacale per fine mandato, dimissioni dell’Amministratore Unico/Presidente del CdA, modifica della Statuto, presentazione ed approvazione del programma e del bilancio preventivo, proposte di partnership e accordi commerciali, partecipazione a progetti europei e così via).

A chi deve essere indirizzata la convocazione

Oltre ai soci la comunicazione può essere inviata ai consiglieri, ai sindaci (se esistenti), agli amministratori in carica, ai fiduciari, al curatore fallimentare, ecc.

Il socio può farsi rappresentare in assemblea?

Se nonostante l’importanza delle questioni da discutere in assemblea, uno o più soci fossero impossibilitati a parteciparvi, potrebbero farsi rappresentare da altra persona di propria fiducia, purché munita di apposita delega scritta. Ciò a condizione che l'atto costitutivo non disponga diversamente.

Entrambi i fac simile di convocazione assemblea soci disponibili in questa scheda contengono una sezione riservata alla delega.

Assemblea dei soci: quando si considera regolarmente costituita

L'assemblea si considera regolarmente costituita con la presenza di tanti soci che rappresentano almeno la metà del capitale sociale e delibera a maggioranza assoluta. 

Qualora ci sia la necessità di 

  • attuare modifiche all'atto costitutivo;
  • compiere operazioni che comportano una sostanziale modificazione dell'oggetto sociale o una rilevante modificazione dei diritti dei soci

le decisioni sono assunte con il voto favorevole dei soci che rappresentano almeno la metà del capitale sociale (art. 2479 2° comma C.C.).

Chi presiede l'assemblea

L'assemblea è presieduta dalla persona indicata nell'atto costitutivo. Se non ci sono indicazioni a riguardo viene nominata dagli intervenuti. Il presidente dell'assemblea ha il compito di 

  • verificare la regolarità della costituzione
  • accertare l'identità e la legittimazione dei presenti
  • verificare il regolare svolgimento dell'assemblea
  • accertare i risultati delle votazioni.

Degli esiti di tali accertamenti deve essere dato conto nel verbale.

Tags:  società

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