Contratto organizzazione eventi fac simile editabile
Il contratto per organizzazione eventi serve per disciplinare tutti gli aspetti del rapporto tra il committente e l'agenzia o event manager: comunicazione, segreteria, catering, service, ecc.
Contratto organizzazione eventi
Si rivolge ad una agenzia specializzata nella ideazione, pianificazione e organizzazione di eventi l'ente, pubblico o privato, che ha l'esigenza di mettere in piedi un convegno, una mostra, un workshop, una manifestazione fieristica, un concerto, un congresso, un evento sportivo, istituzionale, culturale e via discorrendo.
Di primo acchito potrebbe apparire semplice organizzare eventi di questo tipo, in realtà la cosa è più complessa di quanto si possa immaginare. Gli aspetti da prendere in esame infatti sono tanti: la logistica, il marketing, la comunicazione, l'attività di pubbliche relazioni e digital PR, l'ufficio stampa, la segreteria, il service, ecc.
Occorre avere un approccio strategico e creativo tenendo conto dei bisogni e degli obiettivi del committente, pianificare e progettare l’evento in tutti i suoi particolari, organizzare una comunicazione efficace e mirata sia online che offline, preparare e gestire la parte amministrativa, contabile e finanziaria dell’evento, coordinarsi con partner e fornitori di servizi, misurare i risultati ottenuti.
Se dunque si vuole progettare un evento di successo e d’impatto, occorre disporre di figure professionali capaci che abbiamo competenze ed esperienze nei singoli ambiti.
Il contratto organizzazione eventi è uno strumento utile per mettere nero su bianco i contenuti dell'accordo tra committente e agenzia: oggetto del contratto, corrispettivo e modalità di pagamento, durata, tempi e modalità di erogazione dei servizi, richiesta servizi aggiuntivi e modifiche contrattuali, ecc.
Al contratto può essere allegato un documento che specifica i singoli servizi offerti con l'indicazione del relativo costo.
Quando l'organizzazione di un evento prevede esibizioni musicali, teatrali o altre performance, può essere necessario predisporre anche un contratto di prestazione artistica.
Restando in tema di eventi segnaliamo che sul nostro portale sono disponibili diversi modelli di invito, ne riportiamo alcuni:
Fac simile contratto per organizzazione eventi
Tra
…………………., con sede in …………………. Codice Fiscale e Partita IVA ……………………., in persona del rappresentante legale …………….. (di seguito, per brevità, anche “Agenzia”), da una parte;
e
………………., con sede in ……………………. Codice Fiscale e Partita IVA ………………. (di seguito, per brevità, anche “Committente”), dall’altra parte;
(l’Agenzia e il Committente di seguito congiuntamente denominati anche le “Parti” e, ciascuno di essi, la “Parte”)
Premesse
a) La parte Committente intende promuovere l’organizzazione di un evento ….. (specificare se culturale, sportivo, enogastronomico, ecc.) dal titolo “……………………………..”;
b) La parte Committente, per una più efficace gestione delle attività organizzative, intende affidarne, anche solo in parte, l’organizzazione e la comunicazione ad un operatore professionale di comprovata esperienza;
c) L’Agenzia è una società con esperienza pluriennale nel settore dell’ideazione, pianificazione e realizzazione di eventi espositivi, di comunicazione, marketing e di carattere ……. (culturale, sportivo ….) in Italia e all’estero.
TUTTO QUANTO PREMESSO, le Parti convengono e stipulano quanto segue:
Art. 1 - Efficacia delle premesse e degli allegati
Le premesse e gli allegati costituiscono parte integrante ed essenziale del presente Contratto.
Art. 2 - Oggetto del Contratto
1) Il presente contratto ha per oggetto la fornitura del servizio di ideazione, progettazione e realizzazione di uno evento finalizzato a dare visibilità alle attività istituzionali e operative della Committente. In particolare l’evento ……………
2) I servizi per l’organizzazione dell’evento, come concordato tra le Parti, sono analiticamente descritti nell’Allegato 1 e fanno parte integrante e sostanziale del presente Contratto.
3) L’Agenzia mette a disposizione della Committente il suo know-how commerciale, organizzativo, gestionale al fine di ideare, organizzare e coordinare l’evento di cui sopra.
Art. 3 - Corrispettivo e modalità di pagamento
1) Il corrispettivo complessivamente dovuto per i Servizi Evento di cui al precedente articolo 2.1 viene stabilito in euro ………………. oltre Iva con modalità di pagamento specificate nell’Allegato 1.
2) Il predetto corrispettivo è comprensivo di ogni altra attività strettamente legata allo svolgimento dei servizi oggetto del predetto contratto ed è corrisposto all’Agenzia a seguito dell’esecuzione a perfetta regola d’arte e nel pieno rispetto delle modalità e delle prescrizioni contrattualmente convenute dalle parti.
3) La Committente riconosce espressamente che il mancato e/o ritardato pagamento dell’importo maturato alle date di cui al precedente punto 1) Art. 3, costituirà inadempimento di non scarsa importanza e per l’Agenzia causa di risoluzione del Contratto. La Committente prende atto che l’Agenzia potrà astenersi dal fornire i Servizi Evento e/o interrompere gli stessi in caso di mancato e/o ritardato pagamento nei termini ivi previsti.
Art. 4 - Durata, tempi e modalità di erogazione dei servizi
Il Contratto avrà durata a partire dalla sua sottoscrizione fino al ………………... (specificare la data). I Servizi Evento saranno forniti nei termini e condizioni concordati tra le Parti, in considerazione della loro natura, dell’evento e dei tempi di allestimento e disallestimento dello stesso.
Art. 5 - Materiale informativo dell’evento
5.1 La Committente autorizza l’Agenzia a raccogliere materiale fotografico/video dell’evento con propri tecnici e a pubblicare e diffondere immagini, fotografie e video senza limiti di modalità (web, media, etc.) per scopi promozionali della propria attività, servizi e location.
Art. 6 - Richiesta servizi aggiuntivi e modifiche contrattuali
I servizi indicati nell’Allegato 1 non sono da considerarsi esaustivi e pertanto all’Agenzia potranno essere richieste altre attività e/o servizi connessi o affini non prevedibili al momento. Tali servizi saranno quantificati di volta in volta.
Art. 7 - Sponsor
Qualora la Committente organizzi l’Evento non direttamente ma tramite Sponsor, la stessa Committente rimane obbligata in solido con lo Sponsor per le obbligazioni da essa assunte con la sottoscrizione del presente Contratto.
Art. 8 - Clausola risolutiva espressa
Il Contratto si intenderà risolto automaticamente di diritto, ai sensi e per gli effetti dell’art. 1456 c.c., mediante comunicazione trasmessa a mezzo raccomandata a.r. o PEC in caso di mancato pagamento del corrispettivo da parte della Committente nei termini e con le modalità previste nel Contratto del corrispettivo pattuito.
Art. 9 - Privacy
La Committente e l’Agenzia, presa visione dell’informativa resa ai sensi dell’art. 13 del D. Lgs. n. 196/2003 e art. 13 GDPR 679/16, prestano il proprio reciproco consenso al trattamento dei dati personali anche con strumenti informatici e la comunicazione a terzi, per tutte le finalità connesse all’esecuzione del presente Contratto e dei suoi allegati.
Art. 10 - Legge applicabile, Foro competente, Registrazione
1) Il presente Contratto ed i suoi allegati sono sottoposti per comune volontà delle Parti alla disciplina della legge italiana.
2) Tutte le controversie comunque derivanti dal presente Contratto, o dalla sua interpretazione, esecuzione o risoluzione, saranno soggette alla competenza esclusiva del Foro di ……………….
3) Il Contratto è sottoposto a registrazione a tassa fissa solo in caso di uso ai sensi dell’art. 5, secondo comma del D.P.R. n. 131/1986.
Art. 11 - Disposizioni finali
Il presente Contratto è il risultato di una negoziazione tra le Parti con riferimento ad ogni sua clausola e costituisce l’intero accordo tra le Parti in merito al suo oggetto; esso sostituisce e supera qualsiasi altro accordo, patto, documento, intesa verbale o scritta intervenuti tra le Parti avente il medesimo oggetto.
ALLEGATO 1 - Preventivo Servizi Evento
Il presente allegato, siglato da entrambe le Parti, forma parte integrante e sostanziale del presente contratto.
Servizio:
COMUNICAZIONE - Supporto ufficio stampa con redazione comunicato stampa, rassegna stampa, press kit e invio a database e social.
Supporto social media con post (n° …. post pre-evento + n° … post post-evento)
Supporto grafica per inviti e locandina
Descrizione: .......
Costo Totale Netto: € ......
Servizio:
SEGRETERIA - Attività di segreteria organizzativa per eventi da svolgersi in modalità reale/virtuale/ibrida
Servizi di interpretariato
Servizio di Hospitality
Descrizione: ........
Costo Totale Netto: € ......
Servizio:
CATERING - Coffee Break per n° …… ospiti
Descrizione: .....
Costo Totale Netto: € ......
Servizio:
ACCOGLIENZA OSPITI - Hostess, Steward, Promoter
Descrizione: .....
Costo Totale Netto: € ......
Servizio:
SERVICE - Integrazione per Streaming: Noleggio n° … Telecamere su stativo, Noleggio Casse e Mixer, n° … Tecnici, Sistema Streaming, Trasporto e Montaggio
Descrizione: .....
Costo Totale Netto: € ......
Servizio:
RIPRESE - Riprese video e montaggio video post-evento (durata da definire) + Documentazione fotografica evento
Descrizione: .....
Costo Totale Netto: € ......
Servizio:
MUSICISTI - Concerto ………
Descrizione: .....
Costo Totale Netto: € ......
Servizio:
GADGET ....
Descrizione: .....
Costo Totale Netto: € ......
TOTALE € ……………
Modalità di pagamento:
Saldo ad emissione fattura il __/__/________
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo e data
_________________
………….. (L’Agenzia)
_________________
………….. (il Committente)
Ai sensi dell’art. 1341 c.c. italiano si approvano espressamente le seguenti clausole: dell’art. 3, art. 7, art. 8, art. 10, nonché i termini e le condizioni di cui agli Allegati 1 del presente Contratto.
Luogo e data
_________________
………….. (L’Agenzia)
_________________
………….. (il Committente)
Foto
Pixabay
