Lettera di conferma ricezione disdetta: modulo editabile

La lettera di accettazione del recesso è la comunicazione con cui una parte prende atto della decisione dell'altra di sciogliere il contratto, confermandone eventualmente la data di decorrenza e i relativi adempimenti.

La lettera di accettazione è necessaria?

Come detto la lettera di accettazione del recesso dal contratto è la comunicazione con cui la controparte contrattuale (tipicamente il fornitore/venditore) conferma di aver ricevuto la comunicazione inviata dal cliente e ne prende atto.

È bene precisare che di norma non è necessario "accettare" il recesso perché questo produca effetti. Se il recesso è un diritto previsto dalla legge o da clausole contrattuali ed è stato esercitato correttamente, la sua efficacia non dipende dall'accettazione della controparte. Si dice, infatti, che il recesso è un atto unilaterale recettizio. Questo significa che produce i suoi effetti dal momento in cui giunge a conoscenza del destinatario (art. 1334 c.c.).

Ma allora perché viene trasmessa? Si tratta più che altro di una prassi commerciale, utile soprattutto per formalizzare e documentare la presa d'atto del recesso. La lettera può inoltre essere utilizzata per comunicare al soggetto che recede:

• la data di cessazione del contratto;
• le eventuali somme ancora dovute;
• la restituzione di beni o documenti;
• la cessazione di un servizio connesso;
• gli eventuali ulteriori adempimenti a carico delle parti.

Va anche detto che in alcuni settori (telecomunicazioni, energia, ecc.) le authority (AGCOM, ARERA, ecc.) impongono agli operatori tempi e obblighi informativi precisi in caso di recesso del cliente.

Cosa succede se non viene trasmessa?

Abbiamo detto che il mancato invio di una lettera di accettazione non rende inefficace un recesso se validamente esercitato.

Ma cosa succede se, ad esempio, il recesso viene comunicato in assenza delle condizioni necessarie, oppure oltre il termine previsto o ancora con modalità non conformi a quelle stabilite dal contratto? In questi casi la parte destinataria potrebbe contestare la validità o l'efficacia del recesso, anziché limitarsi a inviare una lettera di accettazione. Ecco un fac simile di lettera mancata accettazione recesso.

Fac simile lettera di accettazione recesso da contratto

[RAGIONE SOCIALE DEL MITTENTE]
Indirizzo sede legale
P.IVA / C.F. n. ...
Tel. / e-mail / PEC

Spett.le
[Nome e Cognome / Ragione sociale del cliente]
[Indirizzo]
Inviata a mezzo: Raccomandata A/R - PEC - E-mail

Oggetto: Accettazione del recesso dal Contratto n. ____ del __/__/____

Gentile ___________,

con la presente Le confermiamo di aver ricevuto in data __/__/____ la Sua comunicazione con cui ha esercitato il diritto di recesso dal contratto n. ______, sottoscritto in data __/__/____, avente ad oggetto __________.

Prendiamo atto della Sua volontà e, con la presente, formalizziamo l'accettazione del recesso, precisando quanto segue.

• il contratto in oggetto cesserà i propri effetti a decorrere dal __/__/____. Da tale data il contratto si intenderà definitivamente risolto e non saranno più dovute le prestazioni ivi previste, fatto salvo quanto indicato ai punti successivi;
• alla data della presente risultano dovute le seguenti somme, a titolo di _____________ (specificare se si tratta di canoni residui, penali contrattuali, costi di disattivazione, ecc.):
  - Importo: Euro _________
  - Causale: ______________
  - Termine per il pagamento: entro il __/__/____
  - Modalità di pagamento: bonifico bancario IBAN ________ / bollettino ____ / altro

[in alternativa, se non sono dovute somme: "Alla data della presente non risultano somme dovute da parte Sua, salvo conguaglio finale che sarà comunicato separatamente."]

Qualora risultassero importi a credito del cliente (es. rate anticipate non godute, depositi cauzionali), gli stessi saranno rimborsati entro ___ giorni dalla data di cessazione, con le seguenti modalità: _________________;

La invitiamo a restituire, entro e non oltre il __/__/____, quanto segue: _______ (ad esempio apparati, dispositivi, attrezzature, schede tecniche, manuali, copie contrattuali, ecc.)

La restituzione dovrà avvenire secondo le seguenti modalità: ________________ (spedizione a cura e spese di ... / ritiro a domicilio a cura di ... / consegna presso ...). In caso di mancata o tardiva restituzione, ci riserviamo di addebitarle l'eventuale valore residuo del bene non restituito, pari a Euro ____.

La informiamo che, contestualmente alla cessazione del contratto principale, saranno disattivati/cessati anche i seguenti servizi accessori o connessi: _________ (specificare i servizi, ad esempio assistenza tecnica, manutenzione, fornitura di materiali di consumo, ecc.).

Resta inteso che ____________________ (specificare eventuali altri riferimenti collegati al contratto specifico, come la cancellazione di garanzie, fideiussioni o depositi cauzionali costituiti a supporto del contratto, l’eventuale obbligo di riservatezza post-contrattuale, ecc.)

La presente accettazione non pregiudica eventuali diritti, pretese o azioni che le parti potranno far valere in relazione a obbligazioni sorte anteriormente alla data di cessazione del contratto e non ancora adempiute.

Restando a disposizione per qualsiasi chiarimento, cogliamo l'occasione per porgere i nostri più cordiali saluti.

Luogo e data

(Firma) ______________________
[Nome e Cognome]
[Qualifica / Funzione]