Autorizzazione inserimento gruppo whatsapp: fac simile PDF

Rinaldo Pitocco - Ultimo aggiornamento: 10/12/2025

Modulo con il quale si richiede il consenso informato o l'autorizzazione di una persona all'inserimento in un gruppo WhatsApp, col fine di ricevere news, avvisi, promozioni e comunicazioni di vario genere.

Quando è necessaria l'autorizzazione inserimento gruppo Whatsapp

Chiaramente in un contesto strettamente privato (pensiamo ad esempio all'interno di una famiglia o tra gli amici), la richiesta formale di un consenso informato per l'inserimento in un gruppo WhatsApp è generalmente escluso, semplicemente perché si considera implicito o dato verbalmente.

Diverso è il caso in cui un gruppo WhatsApp venga usato da soggetti organizzati come associazioni, enti, fondazioni, club, partiti politici, sindacati, condomini, scuole, palestre, comitati di quartiere, centri commerciali, gruppi di acquisto, ecc. In questi casi i gruppi di WhatsApp vengono normalmente utilizzati per l'invio di news, convocazioni, verbali, alert, informazioni su attività o servizi, promemoria, offerte, promozioni, comunicazioni organizzative, ecc.

In pratica con la creazione di gruppi WhatsApp di questo genere si esce da una sfera strettamente domestica o privata e si entra in una sfera professionale, istituzionale, commerciale, organizzativa, ecc. In questi casi è doveroso richiedere un'autorizzazione esplicita alla persona prima di aggiungerla a un gruppo WhatsApp, perché diversamente si tratterebbe di un trattamento illecito di dati personali. Ciò per il fatto che tutti i membri del gruppo possono vedere il numero di telefono, il nominativo e magari la foto del profilo degli altri membri.

Dunque l'inserimento in un gruppo WhatsApp senza il consenso esplicito e specifico della persona non è conforme al GDPR, anzi è considerato una chiara violazione della privacy.

Chi non volesse richiedere il consenso informato, potrebbe utilizzare le liste broadcast, che consentono di inviare lo stesso messaggio a tutti i membri del gruppo senza però che i destinatari possano vedere i numeri degli altri, oppure ricorrere ad app o software di messaggistica progettati per finalità di questo tipo.

Esempi di rilascio consenso al gruppo Whatsapp

L’iscrizione al gruppo Whatsapp potrebbe essere richiesta, ad esempio, dal Comune ai propri cittadini, così da informarli direttamente sul proprio telefono cellulare su eventi, scadenze, disservizi improvvisi e temporanei, opportunità di vario genere, possibilità di ricevere sostegni, ecc.

Ma il consenso all'iscrizione al gruppo Whatsapp potrebbe essere richiesta anche ai genitori degli alunni di una scuola. In questo caso l’obiettivo potrebbe essere quello di veicolare informazioni sulle attività educativo-didattiche organizzate dall’istituto scolastico e ogni eventuale comunicazione di rilievo sempre inerente alle sole attività scolastiche frequentate dai ragazzi.

Così come potrebbe richiedere l'autorizzazione all'inserimento nel gruppo Whatsapp anche una cooperativa turistica, al fine di veicolare informazioni sull’organizzazione di passeggiate, escursioni, attività in mountain bike, eventi enogastronomici con i produttori locali, progetti di educazione ambientale e così via.

Come effettuare l’iscrizione Whatsapp

L’iscrizione al gruppo Whatsapp può formalizzarsi attraverso la compilazione, la sottoscrizione e la consegna di uno dei fac simile allegati. Chiaramente prima di apporre la propria firma e concedere la liberatoria, raccomandiamo un’attenta lettura dell’informativa sulla privacy e delle condizioni generali di servizio. Queste ultime potrebbero prevedere taluni impegni e divieti a carico dell’utente come ad esempio:

• non recare disturbo o danno inviando messaggi offensivi, scortesi, insultanti, volgari;
• evitare di postare informazioni personali, altri numeri di telefono/cellulari o informazioni inerenti dati personali quali nome e cognome o domicilio;
• moderare l’uso delle emoticon e in generale delle immagini;
• evitare polemiche o provocazioni di qualsiasi tipo;
• evitare ogni forma di pubblicità;
• non compiere azioni di messaggistica indiscriminata (spamming);
• non trasmettere informazioni di testo e multimediali che per contenuti ed immagini siano in contrasto con le finalità del servizio;
• assumersi in generale ogni responsabilità derivante dall'uso del servizio.

Violando il disciplinare predisposto dall’organizzazione che eroga il servizio di informazione, l’utente potrebbe vedere il proprio account immediatamente ed irrevocabilmente disattivato.

In tutti i casi il regolamento del servizio deve prevedere la possibilità di cancellarsi dal servizio in qualsiasi momento mediante l’invio di un semplice messaggio del tipo “Nome e Cognome – Disattiva iscrizione o Cancellami”.

Modulo consenso gruppo Whatsapp: fac simile

Gentile ______________,

con la presente richiediamo il Suo consenso per l'inserimento nel gruppo WhatsApp denominato “__________", gestito da ____________ (nome della Fondazione/Associazione/Club/Attività Commerciale/Partito politico, ecc.) (di seguito "l'Organizzazione"), con sede in ____________, C.F./P.IVA ___________ Tel. __________ E-mail: ____________.

1. AMMINISTRAZIONE DEL GRUPPO

Il gruppo WhatsApp è amministrato da __________, in qualità di rappresentante dell'Organizzazione. L'amministratore ha il compito di gestire l'accesso al gruppo, moderare i contenuti e garantire il rispetto del presente regolamento.

2. FINALITÀ DEL GRUPPO WHATSAPP

Il gruppo WhatsApp è stato creato esclusivamente per le seguenti finalità (ad es.):

• favorire lo scambio di opinioni e materiali strettamente pertinenti agli scopi del gruppo e dell'organizzazione;
• condividere aggiornamenti e comunicazioni di servizio in tempo reale;
• diffondere informazioni su attività, eventi, iniziative, ecc.;
• facilitare la comunicazione tra i membri dell’organnizzazione;
• ecc.

3. REGOLAMENTO DI UTILIZZO

Con l'adesione al gruppo, il partecipante si impegna a:

1. inviare messaggi pertinenti alle finalità del gruppo;
2. mantenere un tono corretto ed evitare qualsiasi linguaggio offensivo, discriminatorio, diffamatorio o inappropriato;
3. non inviare spam, pubblicità non autorizzata, catene di Sant'Antonio o contenuti potenzialmente dannosi (link a siti sospetti, fake news);
4. non condividere dati personali, numeri di telefono, conversazioni o informazioni riservate di altri membri al di fuori del gruppo senza il loro esplicito consenso;
5. evitare polemiche o provocazioni di qualsiasi tipo. La discussione privata fra due o più utenti deve rimanere tale e non coinvolgere chi non è interessato e l’intera chat;
6. non pubblicare contenuti che violino diritti di terzi (copyright, privacy, ecc.);
7. limitare l'uso di messaggi vocali lunghi, preferendo i messaggi di testo quando possibile;
8. utilizzare il gruppo negli orari appropriati, evitando messaggi notturni non urgenti.

In caso di violazione del presente regolamento, l'amministratore si riserva il diritto di:

• richiamare formalmente il membro;
• rimuovere senza preavviso messaggi inappropriati o non conformi;
• espellere dal gruppo, a suo insindacabile giudizio, i membri responsabili di violazioni gravi o reiterate.

4. INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Ai sensi degli articoli 13-14 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR), La informiamo che:

Titolare del Trattamento: _________________ (nome dell'Organizzazione), con sede in __________, C.F./P.IVA _______, email __________, tel. _______________

Dati trattati: Il Suo numero di telefono cellulare, il nome visualizzato su WhatsApp, nonché tutti i messaggi, immagini e contenuti da Lei volontariamente condivisi nel gruppo.

Finalità del trattamento: I Suoi dati sono trattati esclusivamente per le finalità di gestione della chat di gruppo sopra descritte e per permetterLe di partecipare alle relative attività comunicative.

Base giuridica: Il trattamento è basato sul Suo consenso espresso attraverso l'adesione al gruppo e l'accettazione di questo documento.

Modalità di trattamento: I dati sono trattati in forma elettronica all'interno dell'applicazione WhatsApp. Si ricorda che WhatsApp è una piattaforma di terze parti (Meta Platforms Inc.) la cui politica sulla privacy è autonoma e regolata dai suoi Termini di Servizio.

Comunicazione dei dati: I Suoi dati (numero e nome) saranno visibili a tutti gli altri partecipanti al gruppo WhatsApp.

Conservazione: I dati saranno conservati per la durata della Sua partecipazione al gruppo. All'uscita dal gruppo, il Suo numero non sarà più visibile nella chat, ma i messaggi da Lei inviati potrebbero rimanere archiviati nei dispositivi degli altri partecipanti, su cui l'organizzazione non ha controllo.

Diritti dell’interessato: Lei ha il diritto ha diritto di:

• Accedere ai propri dati personali
• Richiedere la rettifica o la cancellazione degli stessi
• Richiedere la limitazione del trattamento
• Opporsi al trattamento
• Revocare il consenso in qualsiasi momento
• Proporre reclamo all'Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali

Per esercitare tali diritti può contattare l'Organizzazione ai recapiti sopra indicati.

Natura del consenso: Il conferimento dei dati e il consenso al trattamento sono facoltativi, ma il loro rifiuto comporterà l'impossibilità di essere inserito nel gruppo WhatsApp.

5. CONSENSO

Preso atto di quanto sopra:

Il/La sottoscritto/a ____________ nato/a a _______ il __/__/____ e residente a _________ in ___________ C.F. _____________.

ACCONSENTE all’inserimento del proprio numero +39 3 _________ nel gruppo WhatsApp “_________" e dichiara di aver letto e accettato il regolamento di utilizzo e l'informativa sul trattamento dei dati personali.

6. REVOCA DEL CONSENSO

Il/La sottoscritto/a _____________ riceve inoltre informazioni sul diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca, dandone comunicazione scritta all’Organizzazione tramite mail all’indirizzo ________ o inviando un messaggio di richiesta cancellazione al numero +39 3_________. La revoca del consenso comporta la rimozione dal gruppo, per cui non si riceveranno più i messaggi dell’Organizzazione sul gruppo WhatsApp.

Data: ______________________

Nome e Cognome (in stampatello): ______________________

Firma: ______________________

Informativa redatta in conformità al Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e al D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018.