Raccomandata a mano: cos'è e come funziona

Si sente spesso parlare della raccomandata a mano, tantissime persone la sostituiscono al servizio offerto da Poste Italiane, tuttavia non tutti ne conoscono a fondo limiti e possibilità. In diversi forum, in rete, ci si chiede se effettivamente la raccomandata a mano abbia o meno valore legale, in quali casi sia possibile utilizzarla, come redigere correttamente il testo e come risolvere il problema della data certa. Siamo sicuri che leggendo questa guida, dall’inizio alla fine, avrai modo di scogliere ogni dubbio sulla raccomandata a mano.

Cos’è la raccomandata a mano

Quella che viene comunemente chiamata raccomandata a mano non è altro che una modalità di consegna di comunicazioni e/o documenti. Si utilizza il termine “raccomandata” per diversi motivi:

• perché si fa riferimento allo storico servizio di spedizione postale che prevede la consegna di comunicazioni da parte del portalettere direttamente al soggetto interessato, presso la residenza o il domicilio indicato;
• perché al momento della consegna, il destinatario ha l’obbligo di firmare una copia del documento a mo’ di ricevuta;
• perché in determinate occasioni, questa tipologia di consegna può avere valore legale, al pari di una raccomandata postale o di un messaggio inviato tramite posta elettronica certificata (PEC).

Raccomandata a mano: come si fa

Come impostare una raccomandata a mano? Non c’è nulla di più semplice: ti basta redigere la comunicazione sul tuo computer, inserire i recapiti del mittente e del destinatario e infine indicare la data. Una volta stampata non resta che apporre la firma.

Può trattarsi ad esempio di

• una lettera di diffida nei confronti del centro che si sta occupando della riparazione del tuo smartphone, visto che è passato più di un mese senza che tu abbia ricevuto alcun feedback; oppure di
• una lettera di messa in mora nei confronti del tuo inquilino, dal momento che siamo già alla terza mensilità di ritardo; oppure di
• una lettera di reclamo nei confronti dell'artigiano che ha eseguito alcuni lavori a casa non proprio a regola d'arte; oppure di
• una lettera di disdetta relativa ad un servizio che per una serie di disfunzioni non intendi più ricevere; oppure di
• una lettera di convocazione di una assemblea condominiale, di una richiesta di accesso agli atti, di una lettera di disdetta affitto e così via.

In tutti questi casi puoi eseguire il download gratuitamente e in modo sicuro: non devi far altro che leggere con attenzione le indicazioni contenute nella scheda modulo, scegliere il formato del file (pdf, doc o pdf interattivo) e accettare termini e condizioni del portale. Poi potrai decidere se inviare il modulo tramite posta elettronica ad un amico oppure scaricarlo direttamente sul tuo dispositivo.

Prima di procedere con la stampa e di recapitare la lettera al destinatario utilizzando la consegna a mano, ti consigliamo di predisporre una seconda versione della medesima. Si tratta di una lettera del tutto identica alla prima, ma con l'aggiunta in calce di una formula di questo tipo:

“Io sottoscritto .................. (nome del destinatario) dichiaro di ricevere una raccomandata a mano da ...... (nome del mittente) avente ad oggetto ..................... data ………  Firma …………………”

oppure

“Il/La sottoscritto/a ……………………….. (nome del destinatario) dichiara di aver ricevuto la presente raccomandata a mano con protocollo n. .... contenente ...................... data ………  Firma …………………………”

oppure 

"Con la presente dichiaro di aver ricevuto in data ..... la convocazione dell’assemblea straordinaria del ...... Nominativo ....... Firma …………………………………."

Facendo apporre la firma dal destinatario in questa specifica sezione, ti sarà possibile ottenere la prova dell’effettivo ricevimento della comunicazione.

Nel caso in cui la consegna venga effettuata a più persone (è il caso ad esempio della convocazione dell'assemblea condominiale) si può provvedere alla redazione di un documento nel quale elencare la data di ricezione della comunicazione e la firma di ogni soggetto destinatario della raccomandata a mano. 

Quando la raccomandata a mano ha valore legale

Lo scoglio di tutti coloro che vorrebbero utilizzare lo strumento della raccomandata a mano, ma poi prediligono il servizio di Poste Italiane, è rappresentato dal valore legale della comunicazione. In genere chi deve inviare una lettera dal contenuto importante, lo fa, recandosi presso l’ufficio postale e utilizzando il servizio di raccomandata.

Oltre alla consegna diretta da parte del portalettere, il mittente può avere conferma dell’effettiva ricezione della lettera grazie alla ricevuta di ritorno. Si tratta di un talloncino cartaceo apposto sulla raccomandata che indica la data di consegna della missiva e riporta anche la firma del destinatario. Chi riceve una raccomandata con ricevuta di ritorno, infatti, devi firmare il cartoncino incollato sulla lettera, che poi l’impiegato stacca e rispedisce, entro uno due giorni lavorativi, al mittente. Questo conferisce valore legale alla raccomandata postale.

Optando per la consegna a mano come assicurarsi la medesima validità? La raccomandata a mano ha valore legale se chi la riceve indica la data di ricevimento e appone una firma per ricevuta sul documento che resterà nelle mani del mittente. Al destinatario naturalmente si lascia una copia della lettera. In questo modo il contenuto della lettera non potrà essere in alcun modo negato, né contestato.

Da questo punto di vista la raccomandata a mano potrebbe avere una valenza legale addirittura superiore a quello della classica raccomandata postale, nel caso in cui si faccia ricorso a quest'ultima modalità per spedire una busta contenente una lettera. In questi casi, infatti, il destinatario potrebbe sostenere che all'interno della busta c'era una semplice foglio bianco o addirittura che al suo interno non c'era nulla. Per ovviare a casi del genere si ricorre così alla raccomandata senza busta o raccomandata in foglio.

L'alternativa è servirsi della PEC, ma in questo caso perchè la comunicazione abbia valore legale è necessario che mittente e  destinatario siano entrambi dotati di una casella di posta elettronica certificata.

In definitiva se dovessi inoltrare una comunicazione e volessi farlo tramite raccomandata a mano, potrebbe essere una buona idea consegnarla al destinatario senza busta. In questo modo non si potrebbe contestare in alcun modo il contenuto.

Raccomandata a mano rifiutata: quali sono le conseguenze

Alcuni utenti ci chiedono: “Posso rifiutare una raccomandata a mano?” La risposta è: certo che sì, esattamente come puoi rifiutare una raccomandata postale. L’unica cosa a cambiare sono gli effetti nell'uno e nell'altro caso. Ti facciamo un esempio. Il proprietario di casa vuole consegnarti una raccomandata a mano: si tratta di una lettera di sollecito di pagamento dell'affitto.

Puoi scegliere di non aprire la porta, oppure di aprirla ma rifiutarti di accettare la comunicazione, dunque non concedere la firma per ricevuta. Quali sono le conseguenze? Come detto una raccomandata a mano non firmata non ha valore legale, dunque il rifiuto non produrrà alcun effetto, tranne forse quello di convincere (o costringere) il proprietario a spedirti una raccomandata postale o a farti scrivere direttamente dall'avvocato.

Se invece il proprietario avesse fatto ricorso alla raccomandata postale gli effetti per te sarebbero stati ben diversi. In questo caso, infatti, se tu ti rifiutassi di aprire la porta al postino o di ritirare la lettera, il postino avrebbe il dovere di rilasciarti l’avviso di giacenza e consegnare la lettera nel deposito postale di zona, dove rimarrebbe per un lasso di tempo variabile, che dipende dalla natura della comunicazione stessa. Nell’avviso di giacenza viene indicato l’indirizzo del deposito e il termine entro cui ritirare la lettera. Se lasciassi scadere questo termine, la lettera verrebbe rispedita automaticamente al mittente, tuttavia tu saresti considerato a conoscenza del suo contenuto. 

Dunque rifiutarsi di accettare la lettera o di ritirarla presso il deposito indicato durante il periodo di giacenza, non incide sulla validità della raccomandata che al contrario conserva tutti gli effetti legali. Questo perchè scaduto il termine riportato sull'avviso, si verifica la cosiddetta "compiuta giacenza", con la conseguenza che la lettera si presume conosciuta, a meno che tu non sia in grado di provare che eri nell'impossibilità di averne notizia.

In quali casi si può prediligere la raccomandata a mano

Non è possibile consegnare a mano tutte le tipologie di comunicazioni. Ce ne sono alcune per le quali, infatti, la legge prescrive obbligatoriamente la raccomandata postale, ossia quella consegnata tramite postino: ad esempio nel caso di partecipazione a gare d'appalto e concorsi pubblici, nel caso di notifiche di atti amministrativi e giudiziari, ecc. Per conoscere tutto a riguardo ti consigliamo di leggere il post che abbiamo dedicato alla posta raccomandata.

Nel contempo ci sono comunicazioni che possono anche essere consegnate a mano: pensiamo alla lettera di sollecito di una fattura, alla lettera di diffida nei confronti di un commerciante che tarda ad effettuare la consegna, alla lettera di convocazione di un consiglio di amministrazione, alla lettera di costituzione in mora per mancato pagamento dello stipendio, alla lettera di disdetta di un servizio.

In quest'ultimo caso occorre prestare la massima attenzione perchè gli operatori telefonici, le pay tv o le compagnie di luce e gas potrebbero prevedere nelle loro Condizioni generali di Contratto, come uniche modalità di invio per questo genere di comunicazioni, proprio la raccomandata postale o la PEC e non la raccomandata a mano.