Come scrivere il verbale di una riunione

verbale riunione

Se siete coinvolti in un progetto o in un qualsiasi gruppo di lavoro, fate parte di una associazione o di un consiglio di amministrazione di una società, potreste trovarvi nella situazione di dover scrivere il verbale di una riunione. Si tratta sostanzialmente di riportare fedelmente quanto si è discusso nel corso della riunione e le decisioni che eventualmente sono state assunte.  Grazie al verbale si evidenziano le osservazioni di tutti, si rimarcano le decisioni assunte così come i compiti assegnati, così da evitare le incomprensioni, i ritardi e il mancato rispeto delle scadenze. Un documento, dunque, che ha una grossa rilevanza strategica.

Nella stesura di un verbale occorre essere sintetici, essenziali ed esaustivi, cercando di rappresentare gli interventi, le osservazioni o le decisioni assunte in maniera oggettiva, senza interpretazioni personali, ambigue o fuorvianti. Il tempo dei verbi utilizzato è il presente.

Ma vediamo quali possono essere i contenuti di una ipotetica scaletta:
1. dove e quando si è svolge la riunione, i partecipanti, gli assenti, il nome di chi presiede e quello del segretario verbalizzante;
2. le questioni o i problemi ancora irrisolti;
3. i (nuovi) argomenti posti in discussione all'ordine del giorno;
4. gli interventi più significativi rappresentati in ordine temporale;
5. i suggerimenti, le proposte, le conclusioni e le decisioni assunte;
6. i compiti assegnati ad ognuno con indicazione delle rispettive scadenze;
7. gli argomenti da trattare nella prossima riunione.

Vi proponiamo un paio di fac simile da cui potete trarre spunti e suggerimenti utili per la stesura del vostro futuro verbale.

Questo invece un fac simile di verbale di assemblea condominiale.

Se il verbale viene trasmesso via posta elettronica ai partecipanti alla riunione, ai fini della sua approvazione potreste aggiungere una frase al testo dell’email del tipo “Il verbale si ritiene approvato dai destinatari della presente email qualora non pervenga esplicita indicazione contraria nei prossimi …. giorni".

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