Come richiedere un contributo per un evento o un progetto

contributo per evento, contributo per manifestazione

Organizzare un evento non è una passeggiata o un’attività da svolgere come passatempo, al contrario richiede un grande senso pratico, una certa dimestichezza con la burocrazia e un pizzico di creatività. Le associazioni o più in generale i soggetti che vogliono dedicarsi all’organizzazione di eventi, spettacoli e manifestazioni di vario tipo devono farsi venire in mente una buona idea, strutturarla affinché coinvolga il pubblico e poi concretizzarla.

Per far sì che ciò avvenga bisogna procurarsi tutti i permessi necessari ai fini di un corretto svolgimento dell’evento, ma soprattutto fare una stima del costo complessivo e confrontarlo col proprio budget. Calcolare preventivamente i costi e bilanciarli con i ricavi è essenziale ai fini di una buona riuscita del progetto che si ha in mente. In questo momento più che mai, è difficile che un evento riesca ad autofinanziarsi completamente; molto spesso si richiede un contributo agli sponsor e il patrocinio da parte della città che li ospita o comunque di un qualsiasi altro ente che possa ritenersi coinvolto nella manifestazione.

Nel testo che segue ti illustreremo come formalizzare la richiesta di contributi per l’organizzazione e la realizzazione di eventi e manifestazioni.

Organizzazione eventi: come chiedere il contributo

Chi ha in mente di organizzare una mostra fotografica, chi intende realizzare un progetto sociale o educativo, chi vuole organizzare una rassegna teatrale o musicale, può chiedere un contributo finanziario sia all’amministrazione pubblica, sia ai privati. È possibile formalizzare la richiesta tramite l’invio o la presentazione di questo modulo per richiesta contributo per attività, manifestazione o progetto, che puoi scaricare gratuitamente da questo portale.

Il modulo deve essere compilato dal legale rappresentante dell’associazione, dell’organizzazione o più in generale dal soggetto che si occupa di organizzare l’evento, ma soprattutto di gestire le risorse finanziarie. Nel modulo è necessario indicare il preventivo di spesa, specificando anche se sono previsti ricavi di vario genere (vendita di prodotti o biglietti di ingresso, quote di partecipazione da parte di chi ne beneficia e così via), presumendone a grandi linee gli importi.

Se intende fornire al potenziale finanziatore rassicurazioni sulle proprie capacità, il legale rappresentante deve specificare sul modulo l’esperienza acquisita negli anni come organizzatore di eventi, spettacoli e manifestazioni, magari in quel particolare settore, oltre al possesso di adeguate attrezzature e delle capacità tecniche per sostenere la pianificazione e lo svolgimento dell’evento.

In più, sarebbe opportuno che nel modulo si facesse menzione di eventuali altri sponsor o finanziatori, pubblici o privati che siano. È possibile scaricare il fac simile di richiesta contributo in una duplice versione. Puoi scegliere quella che preferisci, ad ogni modo è consigliabile, ai fini della buon esito della richiesta, corredare il modulo dell’adeguata documentazione. Nello specifico, è necessario produrre ed allegare:
- la descrizione dell’attività, evento o progetto;
- il preventivo di spesa e incassi, su carta intestata e con firma del Legale rappresentante;
- una breve descrizione dell’organizzazione, dei requisiti, delle attività già realizzate;
- una fotocopia dello Statuto dell’organizzazione;
- una copia non autenticata del documento d’identità del legale rappresentante.

Organizzazione eventi: come ottenere il patrocinio

Se l’evento, la manifestazione o il progetto in programma possiede un certo spessore culturale, sociale o educativo e dimostra una particolare vicinanza al territorio, ha buone possibilità di ottenere il patrocinio della città che lo ospita. Ma cos’è il patrocinio? Non è altro che una forma di apprezzamento e sostegno simbolico che il Comune conferisce alle iniziative e agli eventi dei quali condivide intenti e finalità.

È possibile chiedere il patrocinio per un qualsiasi tipo di evento, l’importante è che non sia a scopo di lucro. La concessione del patrocinio è gratuita, tuttavia la procedura di richiesta deve osservare determinate tempistiche. Nello specifico, è possibile formalizzare la domanda di patrocinio mediante questo specifico modulo, che deve essere inoltrato direttamente al Sindaco, con un anticipo dai 30 ai 45 giorni rispetto alla data di inaugurazione dell’evento.

Il modulo per richiesta di concessione patrocinio deve essere compilato e sottoscritto dal legale rappresentante, riportando una descrizione esaustiva delle attività in programma e delle relative finalità. Ottenere il patrocinio significa poter utilizzare il logo della città, riportandolo nei comunicati stampa, nei manifesti, negli opuscoli, su eventuali pubblicazioni, cataloghi, gadget e così via. Non è escluso che il patrocinio del Comune possa tradursi in alcune interessanti agevolazioni, ad esempio sui diritti di affissione oppure sulle imposte relative alla pubblicità.

Qualora l’intenzione fosse quella di organizzare l’evento in uno dei luoghi rappresentativi della città, ad esempio Piazza San Marco a Venezia, Piazza della Signoria a Firenze o piazza Vittorio Veneto a Torino, sarebbe obbligatorio ottenere il patrocinio. Per ulteriori informazioni ti invitiamo a leggere l’articolo “Come richiedere il patrocinio al Comune”.

Organizzazione eventi, corsi e iniziative in luogo pubblico: serve l'autorizzazione

Se l’evento in programma si terrà in una piazza, una terrazza, un parcheggio, una strada o più in generale in uno spazio pubblico e richiederà l’istallazione di strutture fisse quali palco, gazebo, passerelle ecc., è essenziale ottenere il permesso per occupare temporaneamente il suolo pubblico. Anche in questo caso ti offriamo la possibilità di scaricare gratuitamente la modulistica utile per formalizzare la richiesta: questa è la domanda di occupazione suolo pubblico. Il modulo va compilato in ogni sua parte e presentato o spedito agli uffici comunali con un almeno 20 giorni di anticipo rispetto all’evento.

Gli eventi e le manifestazioni che hanno luogo negli spazi pubblici e richiamano l’attenzione di molte persone spesso e volentieri determinano delle modifiche temporanee alla circolazione e alla sosta. Ecco perché chi si occupa dell’organizzazione deve provvedere anche a richiedere l’ordinanza per il divieto di circolazione e sosta nella zona interessata. Anche in questo caso, ad occuparsi della parte burocratica deve essere il legale rappresentante del soggetto o un suo delegato che organizza l’evento. I tempi minimi per l’ottenimento dell’ordinanza sono di 15 giorni. Tuttavia il ritiro della documentazione deve avvenire entro le 48 ore precedenti all’inizio dell’evento, dunque ti consigliamo di occuparti della pratica almeno 25 o 30 giorni prima dell’evento. Questo è il modello di richiesta da presentare all'Ufficio Mobilità e Traffico del Comune, mentre tutte le indicazioni utili al corretto svolgimento della procedura sono state riportate nell’articolo “Come richiedere un’ordinanza per divieto temporaneo di sosta o transito”.

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