Modulo rimborso ritardo aereo: fac simile DOC

Rinaldo Pitocco - Ultimo aggiornamento: 25/06/2025

Modulo con cui presentare alla compagnia una formale richiesta di rimborso per prolungato ritardo del volo aereo. La richiesta va presentata in primo luogo alla compagnia aerea con la quale il passeggero ha stipulato il contratto di trasporto: Ryanair, Alitalia, Vueling, Easyjet, British Airways, Air France, Meridiana, Lufthansa, American Airlines, Airone, Iberia, Swiss Air, ecc.

Rimborso ritardo aereo: in quali casi spetta

Finalmente si parte stai pensando ... ma tutt'a un tratto alzando lo sguardo vedi apparire sul tabellone riservato alle partenze la scritta "delayed flight" ovvero "volo in ritardo". Quello che si prova in questi momenti è un grande senso di rabbia e scoramento, già perché trascorrere le prime ore di vacanza in aeroporto anziché nella località prescelta è davvero dura da accettare.

Tuttavia se nessuno potrà mai restituirti quel tempo, quantomeno potrai far valere i diritti che la legge ti riserva e nella fattispecie chiedere il rimborso per ritardo aereo. Vediamo insieme in cosa consiste questo diritto.

Devi sapere che il Regolamento (CE) n. 261/2004 stabilisce che le compagnie aeree devono assistere e risarcire i passeggeri in caso di ritardo del volo (così come in caso di cancellazione del volo o negato imbarco). Ma questi diritti spettano ai passeggeri indipendentemente dal volo e dalla nazionalità della compagnia utilizzata? La risposta è no. Vediamo, dunque, in quali casi si applica la legislazione europea.

Devi sapere che in caso di volo in ritardo la legge ti riserva delle tutele se:

• il tuo volo avviene all'interno dell'Unione europea ed è gestito da una compagnia aerea dell'UE o extra UE;
• il tuo volo arriva nell'Unione europea con provenienza da un paese extra UE ed è gestito da una compagnia aerea dell'UE;
• il tuo volo parte dall'Unione europea con destinazione in un paese extra UE ed è gestito da una compagnia aerea dell'UE o extra UE.

Per Unione europea (UE) si intendono i 28 paesi dell'UE, inclusa la Guadalupa, la Guyana francese, la Martinica, la Riunione, Mayotte, Saint-Martin (Antille francesi), le Azzorre, Madera e le isole Canarie, nonché l'Islanda, la Norvegia e la Svizzera. L'UE non comprende le Fær Øer, l'isola di Man e le isole Normanne.

Al contrario secondo la legislazione europea non hai diritto ad alcuna tutela se:

• il tuo volo arriva nell'UE con provenienza da un paese extra UE ed è gestito da una compagnia aerea extra UE;
• hai già ricevuto benefici (risarcimento, volo alternativo, assistenza) per problemi connessi al volo ai sensi della normativa vigente in un paese extra UE.

Assistenza ritardo aereo

In caso di volo in ritardo le compagnie sono tenute ad assistere gratuitamente i propri passeggeri. Quindi in una situazione simile non attivarti personalmente per la ricerca di un taxi o la prenotazione di un albergo, ma mettiti subito in contatto con la compagnia aerea che gestisce il volo che hai prenotato.

Quest'ultima deve assicurarti:

• pasti e bevande in relazione alla durata dell'attesa;
• adeguata sistemazione in albergo, se la partenza è rimandata al giorno successivo;
• trasferimento dall'aeroporto al luogo di sistemazione e viceversa;
• due chiamate telefoniche o messaggi via telex, fax o e-mail.

Il diritto all’assistenza viene riconosciuto in base alla tratta (intracomunitaria o internazionale) e alla distanza percorsa:

Se per qualche motivo la compagnia non ha provveduto a tutto questo e sei stato tu stesso a pagarti il ristorante o l'albergo, sappi che puoi chiedere alla stessa un rimborso ritardo aereo. Chiaramente deve trattarsi di una spesa ragionevole, il che significa semplicemente che la compagnia non ti riconoscerà le spese sostenute per una cena a base di ostriche giganti della Coffin Bay o di tartufo bianco di Alba o per un soggiorno in un hotel a 5 stelle da 1.000 euro a notte. Inutile dirti che in questi casi è fondamentale conservare tutte le ricevute.

Una precisazione: per determinare l'ammontare del ritardo accumulato dal volo, non si prende in considerazione l'orario di atterraggio, ma la reale apertura delle porte dell’aereo nell’aeroporto di arrivo. In altre parole ciò che conta è il momento in cui il passeggero ha la concreta possibilità di scendere dall’aereo.

Rimborso ritardo aereo: quando richiederlo

Se il ritardo si prolunga per almeno 5 ore e non riesci ad avere informazioni esaurienti sulle motivazioni dal personale dell’aeroporto e della compagnia aerea, hai diritto di scelta fra una delle seguenti opzioni:

1. rimborso entro 7 giorni del prezzo pieno del biglietto (in caso di transito anche l'imbarco su un volo di ritorno verso il punto di partenza);
2. imbarco su un volo alternativo verso la destinazione finale non appena possibile;
3. imbarco su un volo alternativo verso la destinazione finale in data successiva di suo gradimento, a seconda della disponibilità dei posti.

E' chiaro che se accetti una delle soluzioni di cui ai punti 2) o 3) non puoi chiedere il rimborso ritardo aereo.

Ma in caso di volo in ritardo è prevista anche la corresponsione di un indennizzo monetario, così come accade in caso di negato imbarco (overbooking) e di cancellazione del volo? La risposta è si e, come vedremo meglio nel paragrafo successivo, la sua entità varia in funzione della distanza del volo.

Indennizzo ritardo aereo: a quanto ammonta

Se arrivi alla destinazione finale con un ritardo consistente, hai diritto ad un indennizzo, la cui entità varia in funzione della lunghezza della tratta aerea:

• 250 euro in caso di ritardo di due o più ore per tutte le tratte aeree pari o inferiori a 1.500 km;  
• 400 euro in caso di ritardo di tre o più ore per tutte le tratte aeree intracomunitarie superiori a 1.500 km e per tutte le altre tratte aeree comprese tra 1.500 e 3.500 km;  
• 600 euro in caso di ritardo di quattro o più ore per tutte le altre tratte aeree che non rientrano nei casi di cui ai punti precedenti.

Tali indennizzi, come già detto, si applicano a tutti i voli provenienti dall’Europa, indipendentemente dalla nazionalità della compagnia, e ai voli di compagnie aeree dell'Unione europea che partono da paesi non europei ma che atterrano sul suolo europeo. I voli di compagnie aeree non europee che decollano da paesi extraeuropei non sono tenuti per legge a corrispondere tali risarcimenti.

L'indennizzo può essere ridotto del 50% se la compagnia aerea ti propone un volo alternativo e raggiungi la destinazione finale con un ritardo di:

• di due ore, per tutte le tratte aeree pari o inferiori a 1.500 km; o
• di tre ore, per tutte le tratte aeree intracomunitarie superiori a 1.500 km e per tutte le altre tratte aeree comprese fra 1.500 e 3.500 km; o 
• di quattro ore, per tutte le tratte aeree che non rientrano nei casi di cui ai punti precedenti.

Se perdi una coincidenza all'interno dell'Unione europea, oppure al di fuori ma con un volo proveniente da un paese europeo, hai diritto all'indennizzo se arrivi al luogo di destinazione con un ritardo di oltre 3 ore, indipendentemente dal fatto che la compagnia sia europea o meno. Se invece parti da un paese extra europeo con destinazione finale in un paese dell'Unione europea, ai fini del risarcimento vengono presi in considerazione soltanto i voli gestiti da compagnie europee.

Cosa è possibile richiedere con il modulo rimborso ritardo aereo

Con questo fac simile il passeggero può richiedere

• il rimborso di tutte le spese sostenute durante l’attesa: pasti e bevande, sistemazione in albergo, trasporto tra l'aeroporto e il luogo di sistemazione, sovrapprezzo del biglietto per cambio volo ecc.;
• un indennizzo il cui importo varia in funzione della lunghezza della tratta aerea (da 250 a 600 euro).

Il passeggero non ha diritto al risarcimento se perde la coincidenza a causa di ritardi nei controlli di sicurezza o se non rispetta i tempi d'imbarco all'aeroporto. Così come non ha diritti se viaggia gratuitamente o ad una tariffa ridotta non accessibile, direttamente o indirettamente, al pubblico.

Il diritto all’indennizzo si prescrive in 12 mesi se il volo si svolge in Europa e in 18 mesi se il volo si svolge in territorio extraeuropeo. Il termine decorre dall’arrivo a destinazione del passeggero.

Quali informazioni riportare sul modulo

È quanto mai importante che il passeggero riporti sul modello di richiesta rimborso le seguenti informazioni:

• il proprio nominativo e i propri recapiti
• il numero del volo
• la data del volo di andata, con indicazione dell’aeroporto 
• la data del volo di ritorno, con indicazione dell’aeroporto 
• la quantificazione del ritardo accumulato dal volo
• le conseguenze subite a causa del ritardo (ad es.: “ho perso il volo di coincidenza delle ore … da ….”, oppure “sono stato costretto/a a passare “n” ore in aeroporto, raggiungendo la mia destinazione finale solo ore dopo l’arrivo originariamente previsto”, ecc.)
• l’elenco delle spese sostenute e di cui si chiede il rimborso
• la misura dell’indennizzo dovuto per legge.
• l’Iban del conto corrente su cui accreditare gli importi.

Questi invece i documenti da allegare:

• copia del biglietto aereo e carte di imbarco (eventualmente anche del volo in coincidenza perso);
• copia degli scontrini e delle ricevute fiscali per le spese sostenute.

Modulo richiesta rimborso ritardo aereo: esempio

Spett.le
Nome ed indirizzo Compagnia aerea