Notifica multa via PEC: cosa cambia per i cittadini

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Chi possiede una casella di posta elettronica certificata (PEC) si prepari a tenerla d’occhio, poiché nel caso in cui prendesse una multa, la notifica verrebbe inviata tramite modalità telematica. La notifica multe via PEC è frutto della modifica apportata con il decreto del Ministero dell'Interno del 18 dicembre 2017, successivamente pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 16 gennaio 2018. Prepariamoci, dunque, alla progressiva diminuzione dei verbali cartacei, notificati al domicilio degli automobilisti tramite la tradizionale posta raccomandata, uno strumento prezioso, sicuro e puntuale, ma talvolta anche oneroso. Con le modifiche apportate alla normativa, ora si potranno abbattere i costi della spedizione tramite raccomandata con avviso di ricevimento, in favore della notifica multe via PEC ossia tramite Posta Elettronica Certificata. Ma in questo caso come avviene effettivamente la notifica? Chi potrà ricevere il verbale di contravvenzione via posta elettronica e chi no? Qualora non si disponesse di una PEC, dove arriverebbero le notifiche? A queste e ad altre domande risponderemo nel testo che segue.

Notifica multe via PEC: ecco come funziona

Vediamo insieme come avviene la notifica multe tramite posta elettronica certificata, e per farlo, partiamo dal principio, ovvero dall'accertamento dell'infrazione al Codice della Strada. Come sai, ci sono situazioni in cui le infrazioni possono essere contestate immediatamente: la polizia stradale o la polizia municipale ti ferma ad esempio per omesso uso delle cinture di sicurezza, per passaggio col semaforo rosso, per transito su corsia preferenziale o per guida con cellulare; dopo averti chiesto di esibire patente e libretto, ti contesta seduta stante la violazione al Codice della Strada ed eleva nei tuoi confronti la contravvenzione.

Bene proprio in occasione della redazione del verbale, insieme ai tuoi documenti, gli agenti avranno l'obbligo di chiederti anche l’indirizzo di Posta Elettronica Certificata, che diventerà il tuo recapito digitale di riferimento, quello al quale verranno recapitate tutte le future eventuali multe.

Al contrario, se non è stato possibile procedere alla contestazione immediata della violazione, perchè ad esempio sei sfrecciato a grande velocità, oppure sei entrato in una ZTL o semplicemente non eri presente nel momento in cui ti hanno contestato il divieto di sosta, il verbale ti deve essere notificato entro 90 giorni dalla data in cui è stata commessa l'infrazione (contestazione differita), riportando gli estremi dell'infrazione e soprattutto i motivi che non hanno consentito la contestazione immediata. Bene anche in questo caso gli agenti prima di redigere e spedire il verbale di contravvenzione, dovranno cercare il tuo indirizzo di Posta Elettronica Certificata.

E se non hai ancora comunicato l’indirizzo di posta elettronica certificata?

Cosa accade se non hai avuto modo di comunicare all’organo accertatore il tuo indirizzo di Posta Elettronica Certificata agli agenti, perché ad esempio nel momento in cui sei stato fermato non lo ricordavi oppure perché la contestazione è avvenuta solo in un momento successivo? In questi casi gli agenti potranno accedere all’INI-PEC, ovvero l’Indice nazionale degli indirizzi PEC (www.inipec.gov.it). Si tratta di un archivio gestito dal Ministero dello Sviluppo Economico, che raccoglie gli indirizzi dei professionisti tenuti all’iscrizione in albi ed elenchi (avvocati, ingegneri, commercialisti, ecc.) e delle imprese tenute all’iscrizione nell'apposito registro delle Camere di Commercio. Questi soggetti sono gli unici, insieme alle pubbliche amministrazioni e ai gestori di pubblici servizi, che per legge devono dotarsi di un domicilio digitale, ossia di una casella di posta elettronica certificata.

Un altro archivio a cui le forze dell'ordine possono attingere è l'Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA), l'archivio ufficiale degli Enti pubblici e dei Gestori di pubblici servizi realizzato e gestito dall'Agenzia per l'Italia digitale (www.indicepa.gov.it). Infine c'è il Registro Generale degli Indirizzi Elettronici (ReGIndE), gestito dal Ministero della Giustizia (http://pst.giustizia.it/PST/it/pst_2_4.wp). Si tratta di un archivio che contiene, tra le tante informazioni, l’indirizzo PEC dei soggetti appartenenti ad un ente pubblico, dei professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge e degli ausiliari del giudice.

Chiaramente la consultazione di questi elenchi produce un costo che verrà addebitato all’automobilista responsabile dell’infrazione, sotto la voce “Spese di accertamento”.

E se non hai alcuna casella di posta elettronica certificata, che succede?

Nel caso in cui non avessi una casella PEC, perchè la legge non te lo impone o perchè non ne hai la necessità, non ci sarebbe alcun problema. Se durante il controllo nei diversi archivi, non risultasse nessuna casella di posta a tuo nome, gli agenti dell’organo accertatore potrebbero comunque inviare il verbale di contravvenzione seguendo la solita procedura. Ciò significa che chi non ha una PEC continuerà a ricevere eventuali notifiche tramite posta raccomandata con avviso di accertamento, con gli oneri addebitati a proprio carico.

Notifica multe via PEC: come si presenta l'email

Anche se ci auguriamo tu non debba mai riceverne, ci teniamo a illustrarti come si presenta l’email contenente la notifica di una multa. Innanzi tutto troverai il messaggio nella casella della “Posta in Arrivo”. Lo riconoscerai, poiché ha come oggetto la dicitura "Atto amministrativo relativo ad una sanzione amministrativa prevista dal Codice della Strada".

Oltre al messaggio vero e proprio, riceverai dei documenti in allegato. Per visualizzarli, potrai cliccare sull’icona a forma di graffetta che troverai sotto al testo oppure nella parte destra dello schermo (questo dipende dal tipo di servizio PEC utilizzato). Tra i documenti in allegato devono esserci assolutamente:

  • la relazione di notificazione;
  • la copia del verbale di contestazione originale;
  • altre comunicazioni o informazioni utili al trasgressore, di modo che possa esercitare liberamente il proprio diritto di difesa o qualsiasi altra forma di tutela ad egli riservato.

Nello specifico, la relazione di notificazione dovrà contenere alcune informazioni dettagliate circa i responsabili del procedimento, i contatti a disposizione e alcune basilari regole circa la trasparenza amministrativa. Nel documento possiamo trovare, infatti: la denominazione dell'amministrazione che si è occupata della spedizione dell'atto e l'indirizzo esatto della sede; il nome del responsabile del procedimento di notifica o il responsabile della redazione dell'atto notificato; l'indirizzo e il numero di telefono da contattare nel caso in cui si volesse accedere al proprio fascicolo; l'indirizzo di posta elettronica certificata a cui gli atti o provvedimenti vengono notificati; l'indicazione dell'elenco che conteneva suddetto indirizzo.

La copia del verbale di contestazione, poi, dovrà essere una copia immagine digitalizzata del documento originale, qualora esso sia stato redatto in formato analogico (dunque cartaceo), oppure una semplice copia del verbale di contestazione originale, qualora sia stato redatto sotto forma di documento digitale. In buona sostanza, possiamo dire che analogica o digitale non importa, l’importante è che la copia del verbale contenga un’attestazione di conformità al documento originale.

Ultimo particolare molto importante: tutti i documenti inviati in allegato al messaggio di posta elettronica certificata devono essere sottoscritti con firma digitale e trasmessi utilizzando formati aperti, standard e documentati.

Notifica multe via PEC: perfezionamento della notifica

Dopo aver chiarito come si presenta il messaggio di posta elettronica certificata contenente la notifica della multa, andiamo ora a vedere come e quando la notifica si intende perfezionata. Innanzi tutto il messaggio sarà ritenuto spedito dall’organo accertatore nel momento in cui sarà generata dal sistema informatico la ricevuta di accettazione. Allo stesso modo il messaggio sarà ritenuto notificato nei confronti del trasgressore nel momento in cui il sistema informatico produrrà la ricevuta di avvenuta consegna del messaggio.

Purtroppo entrambe le ricevute vengono generate in maniera del tutto automatica: ciò significa che non è necessario che il destinatario visualizzi la mail perchè il verbale possa ritenersi effettivamente notificato. Scriviamo “purtroppo” in quanto non tutte le caselle PEC vengono utilizzate con regolarità dai proprietari, e in questo caso una svista, anche se solo per una manciata di settimane, potrebbe generare un problema bello grosso. Il sistema informatico che regola l’invio degli atti amministrativi, non tenendo conto dell’effettiva apertura del messaggio contenente la multa da parte dell’automobilista, considera la notifica perfezionata anche se il trasgressore non invia la conferma di lettura. Ciò significa che se il verbale non venisse mai visualizzato, da un lato ci si precluderebbe la possibilità di un eventuale ricorso (60 giorni per il Prefetto e 30 per il Giudice di Pace) e dall'altro si rischierebbe di non pagare la multa entro i termini, con tutto ciò che ne consegue in caso di multe non pagate.

Chiaramente è possibile evitare problemi, sotto questo punto di vista, in due modi: il primo è quello di controllare molto spesso la propria casella PEC, il secondo è quello di attivare la funzione di notifica mail: si tratta di un servizio offerto dal fornitore presso il quale si è registrata la PEC, che consente la ricezione di un'email di avviso al proprio indirizzo di posta elettronica ordinaria ogni qualvolta si riceve posta certificata sulla propria casella PEC. Se invece la casella PEC non venisse utilizzata, il consiglio è di chiuderla o non rinnovarla così da impedire l’invio di notifiche in modalità telematica. In questo caso l'organo accertatore non potrebbe far altro che constatare il fallimento della notifica multa via PEC, di conseguenza provvederebbe a stampare "l'avviso di mancata notifica" e a spedirlo, insieme al verbale, con i metodi tradizionali.

Come puoi immaginare, il verbale di contravvenzione, quando viene consegnato tramite posta raccomandata con avviso di accertamento, non può ritenersi notificato se non entra fisicamente in possesso del suo destinatario. Qualora egli non fosse a casa, infatti, la lettera tornerebbe presso il deposito postale più vicino, mentre il legittimo destinatario sarebbe invitato a ritirarla personalmente, presentando l’avviso di giacenza lasciato nella cassetta della posta dal portalettere.

Notifica multe via PEC: i termini del Codice della Strada restano gli stessi

Sia che la notifica avvenga tramite PEC, sia che la notifica venga eseguita tramite posta raccomandata con avviso di ricevimento, i termini previsti dal Codice della Strada per il pagamento o la contestazione della multa rimangono gli stessi. Dal momento in cui l’organo che ha emesso la notifica otterrà la ricevuta di avvenuta consegna del messaggio, inizieranno a decorrere i 60 giorni utili per pagare la multa in misura ridotta oppure effettuare il ricorso. A tal proposito ti ricordiamo che:

Chiaramente resta valido anche il termine dei 90 giorni entro i quali la notifica deve perfezionarsi nei confronti del destinatario. Ora mentre nel caso della notifica a mezzo raccomandata postale, fa fede il termine entro il quale il verbale viene consegnato all’agente notificatore, ossia all'ufficio postale, nel caso della notifica multa via PEC fa fede la data della ricevuta di accettazione rilasciata dal sistema. Se questa non supera i 90 giorni dall'infrazione, la notifica può considerarsi valida e pienamente efficace. Diversamente se la data della ricevuta di accettazione non eccede i 90 giorni dalla violazione, la notifica non può considerarsi valida, dunque si può chiedere l’annullamento della multa.

Ai fini, invece, del ricorso o del pagamento da parte del destinatario del verbale, il termine di 60 giorni ( o di 30 se ci si rivolge al GdP) decorre dalla data riportata sulla ricevuta di avvenuta consegna. 

Nel caso in cui l’invio della notifica tramite PEC non andasse a buon fine (magari perché la casella di posta è stata recentemente disattivata, oppure è piena, ecc.), il verbale verrà stampato insieme all’avviso di mancata notifica e l’ente accertatore provvederà alla notifica della multa secondo la procedura classica, ovvero quella che contempla l’invio del verbale in formato cartaceo tramite posta raccomandata con avviso di accertamento.

Notifica multe tramite PEC: azzeramento dei costi di notifica

Il vantaggio lampante della notifica multe a mezzo PEC è quello relativo all’azzeramento delle spese di notifica, ovvero quella percentuale di importo relativo ai costi della spedizione, che solitamente avviene tramite raccomandata. La notifica delle multe in modalità telematica sarà, dunque, completamente gratuita. Le uniche spese che le amministrazioni potranno addebitarti sono quelle relative all’accertamento del trasgressore. Si tratta, in parole povere, di quei costi sostenuti dall’organo accertatore al fine di individuare il nome dell’obbligato in solido al pagamento della sanzione. Tali ricerche si tengono, solitamente, presso il PRA-Pubblico Registro Automobilistico oppure presso l’ANV-Archivio nazionale veicoli.

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