Come organizzare e gestire un corso di formazione

corso di formazione

Sei un SEO specialist affermato e riconosciuto sul mercato, oppure un professionista in grado di vantare una pluriennale esperienza nel settore dei finanziamenti europei, oppure sei titolare di una scuola che da anni offre corsi di lingue straniere oppure sei a capo di un'azienda che offre, tra le altre cose, formazione sulla sicurezza sul lavoro. Al di là dei requisiti di conoscenza, abilità e competenza nell'uno o nell'altro settore, sei fortemente presente sul territorio ed in grado di assicurare la massima professionalità e affidabilità. Accade così che un giorno vieni contattato da una importante azienda che ti richiede espressamente l'organizzazione e la gestione di un corso di formazione, o di un seminario o di un ciclo di conferenze proprio su temi di tua esclusiva competenza. Lusingato dall'interesse che l'azienda ha mostrato nei tuoi riguardi, chiedi subito un appuntamento per approfondire tutti gli aspetti della richiesta. Acquisite le necessarie informazioni e fatto ritorno in ufficio, non ti resta che definire nei dettagli la proposta formativa ed economica ed inoltrarla al tuo interlocutore.

Tuttavia la proposta commerciale, com'è ovvio che sia, non definisce tutti gli aspetti dell'attività che andrai a svolgere. Ci riferiamo in particolare ai tempi e alle modalità di esecuzione della prestazione, al diritto di recesso di una delle parti, alla fornitura e all'utilizzo delle attrezzature (videoproiettore, lavagna luminosa, ecc.), all'assicurazione per la responsabilità civile e gli infortuni e via discorrendo. Tutte queste questioni devo essere necessariamente definite attraverso un contratto.

Corso di formazione: definizione di un contratto

Sottoscrivere un contratto è nell'interesse reciproco, serve a chiarire termini e condizioni, a metterli nero su bianco e a tutelarsi reciprocamente. Ma quando si organizza un corso di formazione, cos'è indispensabile definire attraverso un contratto? Gli aspetti sono tanti, te ne indichiamo alcuni:

- oggetto del contratto. E’ importante chiarire se il committente intende affidarti la mera esecuzione di un corso di formazione o anche la sua progettazione. Se ti richiede la predisposizione del materiale didattico, piuttosto che l’allestimento di un’area riservata all’interno della quale collocare materiali di approfondimento, esercitazioni e quant’altro. La descrizione del corso di formazione, con l’indicazione di obiettivi, destinatari, contenuti, metodologia didattica, responsabile scientifico e  durata sarebbe meglio esplicitarla in un apposito allegato al contratto;

- tempi e modalità di esecuzione del corso di formazione. In particolare oltre a definire le date nelle quali la prestazione dovrà essere fornita, è importante specificare la struttura presso la quale il corso di formazione dovrà tenersi. In tal senso metti nero su bianco che tutti i costi sono a carico del committente, inclusi quelli relativi all'utilizzo delle attrezzature (lavagne, schermi e proiettori). Dal punto di vista pratico ti consigliamo invece di verificare le dotazioni dell'aula: tipo di sedie, apparato di illuminazione, presenza di adsl o fibra, ecc. Da non trascurare anche le dotazioni di sicurezza (indicazione delle vie di fuga, ecc.).

Un altro aspetto da specificare assolutamente in contratto riguarda la copertura assicurativa per la responsabilità civile e gli infortuni nei confronti dei partecipanti al corso di formazione: anche in questo caso si tratta di un onere a totale carico del committente. Da chiarire invece con il committente, se quale responsabile del corso di formazione, sei tenuto o meno alla presentazione di un rapporto intermedio e/o di un rapporto finale sui risultati/sui contenuti/sul raggiungimento degli obiettivi inerenti all’attività oggetto del corso di formazione;

- corrispettivo e modalità di pagamento. È molto importante specificare in questo caso se l’importo concordato è al netto o al lordo di IVA o se invece da intendersi esente IVA ai sensi dell’art.10 del DPR n. 633/72. Altrettanto importante è specificare le modalità con le quali il corrispettivo pattuito dovrà essere corrisposto;

- diritto d’autore. Può essere utile specificare nel contratto che il materiale didattico distribuito durante il corso di formazione (slides, dispense, ecc.) sono di proprietà della tua azienda e che i partecipanti, soì come il committente, si impegnano a non diffonderne il contenuto presso terzi e a non svolgere né far svolgere ad altri corsi basati su detta documentazione. Il committente può riservarsi al massimo il diritto di utilizzare e riprodurre il suddetto materiale didattico per soli scopi didattici interni;

- recesso unilaterale dal contratto. Importante, infine, indicare le modalità e i tempi di recesso dal contratto. In particolare se a recedere è la parte committente - ossia l’azienda che ti ha affidato l’incarico - è fondamentale prevedere l’impegno di quest’ultima a corrispondere alla tua azienda l’importo di tutte le spese sostenute ed impegnate fino al momento del ricevimento della comunicazione del recesso. Sarebbe opportuno, inoltre, concordare con il committente una clausola che, in conformità a quanto disposto dall’art.1671 del codice civile in materia di appalto, in caso di recesso di Parte committente, preveda la corresponsione in favore della tua azienda di un’ulteriore somma quale indennizzo per il recesso, somma che può anche essere predeterminata forfettariamente in una percentuale del corrispettivo complessivo previsto dal contratto.

Ti offriamo uno schema tipo di contratto che puoi personalizzare sulla base delle tue specifiche esigenze. Come detto, per la descrizione dell'attività formativa, con l'indicazione degli obiettivi, delle metodologie utilizzate, dei contenuti del piano didattico, ecc. si consiglia la predisposizione di un apposito documento da allegare al contratto.

Questionario per la valutazione del corso di formazione

Sarebbe opportuno rilevare il grado di soddisfazione dei partecipanti al termine del corso di formazione al quale hanno
preso parte. Tale rilevazione può essere fatta in ordine ai seguenti aspetti: organizzazione del corso di formazione, didattica dei docenti, utilità percepita, tutoraggio e materiale didattico, ricaduta professionale, ecc.

A tal fine è sufficiente somministrare ai partecipanti un questionario di questo tipo.  Questa indagine, c.d. di "customer satisfaction", ti aiuterà a capire se le aspettative dei partecipanti sono state soddisfatte e ad individuare eventuali ambiti di miglioramento dei servizi formativi offerti. Sarebbe opportuno, se non esplicitamente richiesta, che una copia del rapporto elaborato sulla base dei dati rilevati, sia tramessa al committente.

Questo, infine, il fac simile di attestato di partecipazione al corso di formazione da rilasciare ad ogni partecipante.

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