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Certificati e autocertificazioni: in quali casi si utilizzano

I comuni italiani più virtuosi hanno predisposto da tempo il sistema di rilascio dei certificati anagrafici e di stato civile in formato digitale, assicurando in questo modo ai propri cittadini un servizio all’avanguardia e di estrema utilità. Scopriamo insieme cosa sono, quando si possono richiedere e soprattutto quali sono le differenze tra certificati e autocertificazioni.

Certificati anagrafici e di stato civile digitali: cosa sono

Si tratta di vere e proprie certificazioni intestate a cittadini residenti e a cittadini iscritti all'Anagrafe italiani residenti all'estero (A.I.R.E.). Hanno la stessa validità di certificati cartacei rilasciati presso gli sportelli demografici.

I certificati emessi sono utilizzabili una sola volta: la riproduzione-fotocopia dello stesso certificato deve considerarsi illecita. I contravventori saranno perseguiti nelle forme e nei termini previsti dalla legge.

Grazie a questo servizio il cittadino può ottenere in poco tempo un certificato all'interno della propria area riservata (non tutti i comuni inoltrano il certificato tramite e-mail), dunque senza uscire di casa e soprattutto senza pagare i diritti di segreteria.

La richiesta di certificati digitali può riguardare se stessi e i membri del proprio nucleo familiare. Esattamente come nella versione cartacea, i certificati digitali hanno validità semestrale e richiedono, talvolta, il pagamento dell’imposta di bollo.

Certificati digitali: come si richiedono

La procedura da seguire per richiedere i certificati digitali è la seguente: dal sito istituzionale del Comune di residenza, entrare nell’area deputata al rilascio delle certificazioni ed inserire le credenziali di accesso (alcuni comuni richiedono l'utilizzo dell'identità digitale SPID o della CIE), quindi effettuare la richiesta compilando l’apposito form.

  • scelta dell’intestatario;
  • selezione del certificato;
  • inserimento dei dati del richiedente (estremi del documento di identità, patente di guida o passaporto).

In alternativa è possibile 

  • compilare un apposito modulo richiesta certificati anagrafici e trasmetterlo, unitamente alla copia fronte/retro di un documento d'identità del richiedente, all'indirizzo e-mail specificato dall'amministrazione;
  • contattare il numero telefonico che il comune ha riservato a questo servizio.

In poco tempo il sistema renderà disponibile il certificato in formato PDF, pronto per essere scaricato e stampato. 

Il certificato online ha la medesima validità del certificato tradizionale, poiché esso riporta la firma del Sindaco e il timbro digitale, una nuova tecnologia grazie alla quale l’autenticazione del documento è garantita e univoca.

In particolare il timbro digitale si presenta come un piccolo rettangolo dalla trama bianca e nera, che funge da “codice a barre” in quanto in esso è contenuto un file digitale che a sua volta racchiude tutte le informazioni riguardanti il certificato anagrafico (da chi è stato rilasciato, quando, ecc.). In questo modo, gli enti e i soggetti privati che lo ricevono, potranno attestarne la validità grazie ad uno specifico programma deputato all’analisi delle informazioni contenute nel documento e della firma.

I certificati digitali, oltre ad essere di facile reperibilità, sono anche più economici dei certificati tradizionali, poiché i cittadini non pagano i diritti di segreteria.

In alcuni casi, però, è necessario pagare l’imposta di bollo. Come fare? Comprare la marca da bollo da 16 euro presso le tabaccherie e i rivenditori autorizzati, a questo punto basta inserire nell'apposito spazio del form presente sul sito istituzionale il codice identificativo della marca, di modo che, non appena ricevuta la versione digitale del certificato, si possa stamparlo ed apporre sulla carta la marca da bollo vera e propria.

Certificati digitali: chi può riceverli

Dal 1° gennaio 2012 le Pubbliche Amministrazioni e i concessionari di servizi pubblici (raccolta rifiuti, fornitura di acqua ed energia, trasporto urbano, gestione degli edifici comunali, ecc.) non possono ricevere i certificati anagrafici o di stato civile, cha siano cartacei o digitali. Dunque con riferimento a qualsiasi istanza, il cittadino può far ricorso all'autocertificazione, un documento che sostituisce a tutti gli effetti il classico certificato e che gli da di fatto la possibilità di attestare personalmente le informazioni circa la propria residenza, il proprio stato civile, le proprie competenze e così via.

Alle pubbliche amministrazioni e alle concessionarie dei servizi pubblici, spetta il compito di verificare la veridicità di quanto dichiarato nelle autocertificazioni con ricerche d’ufficio. Nel caso in cui il cittadino firmatario di autocertificazione consegni un documento contenente informazioni palesemente false, scattano conseguenze civili e penali. Civili perché il cittadino decade immediatamente dai benefici eventualmente conseguenti per effetto della dichiarazione non veritiera; penali perché lo stesso viene denunciato all’autorità giudiziaria con la conseguente applicazione di una sanzione pecuniaria o della reclusione a seconda della gravità del fatto.

Dunque i certificati anagrafici e di stato civile, digitali o cartacei che siano, possono essere prodotti soltanto nei confronti dei privati: banche, poste, assicurazioni, studi professionali, datori di lavoro, ecc. In questi casi il rilascio del certificato prevede il pagamento di una marca da bollo da 16 euro.

Ma attenzione: dal 15 Settembre 2020 per effetto dell'entrata in vigore del Decreto 76/2020 cosiddetto "Semplificazione", i cittadini possono utilizzare l'autocertificazione anche nei confronti dei privati, indistintamente e non soltanto nei confronti di coloro che vi consentono. Detto in altri termini oggi anche i privati/aziende sono tenuti ad accettare l'autocertificazione.

Per consentire a questi ultimi di poter verificare le informazioni contenute nelle dichiarazioni sostitutive, è stata prevista la possibilità di rivolgersi direttamente alle Pubbliche Amministrazioni competenti in merito ai singoli dati che, ai sensi dell'art. 71 comma 4 del DPR 445/2000, dovranno obbligatoriamente (e gratuitamente) rispondere alle richieste di verifica se corredate dal nulla osta del dichiarante, anche con mezzi telematici. Dal nostro portale è possibile scaricare questo

Certificati e autocertificazioni: analogie e differenze

Come avrai avuto modo di capire, certificati e autocertificazioni sono due cose ben diverse, sebbene abbiano anche delle analogie in comune: entrambi, infatti, sono documenti contenenti informazioni personali sull'individuo e hanno una specifica utilità.

Inoltre sia i certificati che le autocertificazioni, possono essere presentati e consegnati ai soggetti privati, che come detto - con il Decreto Semplificazioni del 2020 - hanno l'obbligo di accettare le autocertificazioni.

Chiaramente le differenze ci sono eccome. La prima risiede nel soggetto che emette il documento: il certificato è rilasciato dalla pubblica amministrazione, mentre l’autocertificazione è un documento autoredatto dal cittadino, che sottoscrivendolo si assume tutte le responsabilità di quanto dichiarato.

Inoltre i certificati possono essere presentati presso tutti i soggetti privati che li richiedono, mentre non possono essere accolti dagli uffici pubblici, ai quali sono riservate le autocertificazioni.

Altra differenza tra i due documenti riguarda l’imposta di bollo: a differenza di quanto accade con i certificati, infatti, sulle autocertificazioni non è previsto in nessun caso il pagamento dell’imposta.

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