Lettera richiesta convenzione hotel: fac simile PDF
La lettera di richiesta convenzione hotel si utilizza quando un’azienda, un professionista o un ente vuole ottenere condizioni agevolate (tariffe, servizi, priorità) da una struttura alberghiera per soggiorni ricorrenti o programmati.
In cosa consiste la convenzione con un hotel
Una convenzione con un hotel è un accordo commerciale "su misura" tra una struttura ricettiva e un'azienda (un ente pubblico o un professionista), che stabilisce tariffe e condizioni privilegiate non fruibili dal resto della clientela. In sostanza, l'hotel si assicura un flusso costante di prenotazioni, mentre l'azienda ottiene un risparmio economico e un trattamento di favore per i propri dipendenti o collaboratori in trasferta.
L'accordo si basa sulla negoziazione di tariffe agevolate. Esistono principalmente tre modi per strutturare il prezzo:
- tariffa flat (fissa), ossia un prezzo bloccato per tutto l'anno, indipendentemente dalla stagione;
- tariffa ibrida, ossia prezzi fissi ma che variano in base al periodo (ad esempio, un prezzo per i mesi invernali e uno leggermente più alto per quelli estivi);
- sconto sulla miglior tariffa, ad esempio uno sconto del 10% o 15% applicato sul prezzo pubblico più basso disponibile al momento della prenotazione.
Dopo aver gettato le basi per un risparmio costante con la lettera di richiesta convenzione hotel, è il momento di passare all'azione: ecco come redigere una lettera di richiesta disponibilità hotel per verificare che le camere siano libere per le date che ti interessano.
Elementi di una buona convenzione alberghiera
Oltre al semplice risparmio sul costo della camera, una buona convenzione dovrebbe includere una serie di servizi accessori e tutele che rendono il soggiorno più semplice e conveniente:
- cancellazione flessibile, vale a dire la possibilità di annullare la prenotazione senza penali fino a poche ore prima dell'arrivo (spesso entro le 16:00 o le 18:00 del giorno precedente), fondamentale per chi viaggia per lavoro e può avere cambi di programma improvvisi;
- prezzi bloccati durante eventi e fiere, così d non subire impennate sproporzionate delle tariffe in occasione di grandi manifestazioni locali;
- servizi inclusi, come ad esempio la colazione a buffet, la connessione Wi-Fi e l'accesso a sale meeting o aree co-working siano compresi nel prezzo;
- priorità e garanzia, così da impegnare l'hotel a fare il possibile per trovare una stanza ai clienti convenzionati anche quando la struttura è quasi al completo;
- estensione ai familiari, vale a dire la previsione di sconti dedicati anche per i soggiorni personali o per i familiari dei dipendenti.
Firmata la convenzione con l'hotel, l'azienda si aspetta uno standard elevato per i propri dipendenti e collaboratori; se però l'esperienza si rivela negativa, è necessario sapere come tutelarsi redigendo una formale lettera di reclamo hotel.
Presupposti per richiedere la convenzione con un hotel
Non è necessario essere una multinazionale per richiedere una convenzione. Questi i presupposti principali:
- frequenza delle trasferte, ossia se l'azienda invia regolarmente personale in una specifica città o zona;
- vicinanza geografica, vale a dire se l'hotel si trova vicino alla sede dell'azienda, ai suoi cantieri o ai suoi clienti principali;
- volume di pernottamenti. Anche se non viene garantito un numero minimo di notti, l'hotel valuterà il potenziale di prenotazioni annue per decidere quanto sconto concedere;
- eventi ricorrenti, ossia se l'azienda organizza periodicamente meeting, corsi di formazione o partecipa a fiere nello stesso territorio.
Una volta stabilite le basi per una convenzione con l'hotel, è importante saper gestire le singole prenotazioni: vediamo insieme un esempio pratico di richiesta preventivo hotel per assicurarci che gli sconti concordati siano applicati correttamente.
Se instaurare una convenzione con l'hotel è il modo migliore per ottimizzare i costi, è altrettanto importante sapere come recedere da un impegno preso senza penali: scopriamo quindi come redigere una corretta lettera di disdetta prenotazione hotel.
Esempio lettera richiesta convenzione hotel
Spett.le
_______ (nome dell’Hotel)
_______
Alla cortese attenzione Ufficio Commerciale / Direzione
Oggetto: Richiesta di proposta per convenzione aziendale
Gentili Signori,
con la presente, la nostra Società ______________, operante nel settore ______________ con sede in _________________, Tel. _________ E-mail ___________ Sito web: www________,
desidera sottoporre alla Vostra attenzione la possibilità di stipulare un accordo di convenzione per i servizi di pernottamento e ospitalità dei propri dipendenti e collaboratori.
Data la natura delle nostre attività nella zona di __________, prevediamo un flusso regolare di soggiorni durante tutto l’anno. Saremmo pertanto interessati a ricevere una Vostra migliore proposta economica che tenga conto dei seguenti punti:
- Tariffe agevolate per camera singola o doppia uso singola, comprensive di prima colazione e connessione Wi-Fi;
- Eventuale applicazione di tariffe fisse (flat) o sconti percentuali garantiti rispetto alla miglior tariffa pubblica;
- Politiche di cancellazione flessibili;
- Disponibilità di parcheggio o servizi navetta.
Vi preghiamo di indicarci anche la durata di validità della proposta e le modalità di prenotazione e pagamento preferite (es. pagamento diretto in hotel o fatturazione mensile).
Restiamo in attesa di un Vostro riscontro o di un appuntamento conoscitivo per approfondire i dettagli della collaborazione.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome e Ruolo in Azienda]
[Firma e Timbro Aziendale]
Foto
Pixabay
