Lettera per disdire un hotel: modello Doc, Pdf
Un esempio di lettera disdetta prenotazione albergo da utilizzare in caso di imprevisti personali o lavorativi, modifica del viaggio, offerte migliori o cambio struttura o errore di prenotazione. In presenza di "circostanze inevitabili e straordinarie" è possibile utilizzare questo fac simile disdetta prenotazione albergo causa forza maggiore.
E' valida la disdetta hotel entro 14 giorni?
Per la prenotazione delle camere d'albergo, anche se effettuate per telefono o tramite internet, non è possibile esercitare il diritto di ripensamento, ossia la possibilità di annullare la prenotazione senza spese e senza specificarne il motivo entro i 14 giorni successivi. Tale esclusione è prevista dall'art. 59 del Codice del consumo.
La disdetta prenotazione albergo è gratis?
In situazioni di questo tipo il cliente non è tenuto a pagare alcun importo all'albergo. Dunque se all'atto della prenotazione sono stati richiesti gli estremi della carta di credito, sarà da considerarsi illegittimo qualsiasi prelievo effettuato sulla stessa dalla direzione dell'hotel a seguito della disdetta della prenotazione da parte del cliente. Ciò a maggior ragione se l'albergatore ha comunque utilizzato la camera per il periodo prenotato.
C'è da aggiungere che in questi casi la direzione dell'hotel non può neppure chiedere il risarcimento per i danni imputabili all'inadempimento del cliente. Per contro il cliente ha però il dovere di comportarsi con lealtà ed onestà.
Per tutelarsi da situazioni di questo tipo, molto spesso gli alberghi si impegnano a mantenere la disponibilità della camera prenotata fino ad una certa ora. Se il cliente non si presenta entro tale ora, il contratto si risolve automaticamente.
E se è stato versato un acconto?
Come comportarsi se al momento della prenotazione ci viene richiesto il versamento di un anticipo a titolo di caparra o la comunicazione degli estremi della carta di credito? C'è da dire che non si tratta di una richiesta infrequente, specie nel caso in cui la prenotazione dovesse interessare più persone o abbracciare un periodo di più giorni.
In questo caso al ricevimento della lettera disdetta prenotazione albergo l'albergatore può non solo trattenere la caparra, ma anche richiedere l'intero pagamento della tariffa concordata per il soggiorno. Ciò in quanto se non diversamente specificato, la caparra va intesa come confirmatoria. Dalla somma dovuta dal cliente vanno comunque sottratti i costi dei servizi accessori, quali la colazione, la cena, ecc.
Se invece è stata versata una somma a titolo di caparra penitenziale, l'albergatore può solo trattenere la caparra in caso di disdetta del cliente. Per questo motivo è sempre opportuno, al momento della prenotazione, richiedere a che titolo si è versato l'anticipo e quali sono le penali di recesso in caso di disdetta.
Va comunque detto che se l’albergatore ha trattenuto l'anticipo, ad esempio attraverso un pre-addebito sulla carta di credito, senza tuttavia specificare che il prelievo viene fatto a titolo di caparra, la somma va restituita in caso di disdetta della prenotazione.
In taluni casi le condizioni generali di contratto o gli usi delle locali Camere di Commercio possono prevedere ad esempio che, se il cliente per qualche motivo si trova costretto ad annullare la prenotazione per la quale ha versato un anticipo, deve darne comunicazione entro le ore "X" del giorno precedente all'arrivo per avere diritto alla restituzione della somma pagata.
Le condizioni, le penali e i termini per l'annullamento della prenotazione alberghiera possono variare da struttura a struttura, dunque il consiglio è di inviare la lettera disdetta prenotazione albergo il prima possibile.
Se capita spesso di dover gestire imprevisti tramite una lettera di disdetta prenotazione hotel, potrebbe essere il momento di formalizzare i rapporti con le strutture più frequentate attraverso una lettera di richiesta convenzione hotel, così da garantirsi condizioni contrattuali più tutelate.
Come comunicare la disdetta della prenotazione
La disdetta della prenotazione può essere comunicata attraverso il sito ufficiale della struttura, per telefono o per iscritto (soluzione consigliata). In quest'ultimo caso la comunicazione può essere trasmessa via e-mail o PEC. Da questa scheda un fac simile da cui prendere spunto.
Esempio lettera di disdetta prenotazione albergo
Cognome e Nome
Indirizzo
CAP Città
E-mail/ Telefono
Spett.le
(Hotel)
Via ………. n…
Fax …..
E-mail/PEC …..
Oggetto: Annullamento prenotazione camera dal .... al ....
A seguito della prenotazione effettuata in data __/__/____ a nome di ___________ per un soggiorno presso il Vostro albergo dal __/__/____ al __/__/____, a mezzo della presente Vi comunico che a causa di sopraggiunti imprevisti, non mi sarà possibile soggiornare presso la Vostra struttura.
Vi chiedo cortesemente di voler confermare l’avvenuta cancellazione della prenotazione e, se previsto, di fornire indicazioni in merito ad eventuali rimborsi.
oppure
Vi chiedo cortesemente di voler confermare l’avvenuta cancellazione della prenotazione e contestualmente di procedere al rimborso della somma versata pari ad Euro _____. Il rimborso potrà essere effettuato sul conto n° ______ presso l’istituto ________ intestato al sottoscritto, Iban _______________
Distinti saluti.
Luogo e data
Firma __________________
