Fac simile contratto utilizzo spazi e servizi: PDF

Rinaldo Pitocco - Ultimo aggiornamento: 23/04/2025

Modello di contratto con cui una ditta/società disciplina i rapporti con l’utilizzatore per quanto riguarda l'utilizzo di appositi spazi e servizi di coworking: caratteristiche dei servizi, tariffe, orari di apertura, modalità di prenotazione, responsabilità, modalità di recesso, ecc. Il contratto di coworking è un modulo disponibile in formato DOC, dunque facilmente personalizzabile.

Cos'è il coworking

Il coworking è un nuovo modo di concepire e utilizzare gli spazi lavorativi: startupper, imprenditori, professionisti e freelance condividono uno stesso ambiente di lavoro pur conservando una piena autonomia nella gestione della propria attività.

Dunque da un lato c'è un soggetto che mette a disposizioni un locale attrezzato con postazioni di lavoro, sale riunioni, segreteria, ecc.; dall'altro ci sono coloro che avendone l'esigenza decidono di prendere in affitto una o più postazioni con i relativi servizi.

Chi è interessato al coworking

All’interno di un open space possono lavorare svariate tipologie di persone, come ad esempio

• freelance e telelavoratori
• giovani che si affacciamo al mondo del lavoro e che non vogliono sobbarcarsi le spese che un singolo ufficio comporta
• professionisti che viaggiando molto hanno bisogno di postazioni di lavoro appositamente attrezzate
• piccoli imprenditori che hanno la necessità di fare delle riunioni ma che non dispongono degli spazi necessari
• professionisti che non hanno bisogno di un ufficio tutti i giorni o che pur lavorando da casa vogliono accogliere i clienti in spazi più formali.

Insomma all’interno di un Coworking, indipendentemente dagli spazi e dai servizi che offre, c’è posto per tutti.

Come funziona l'ufficio condiviso

Il Coworking si caratterizza per essere un grande ambiente dotato di varie postazioni di lavoro. Ogni postazione dispone di una scrivania e di una serie di attrezzature e servizi: lampada, fotocopiatrice, stampante, fax, linea adsl, ecc. Sono inclusi, inoltre, i servizi di illuminazione, riscaldamento e pulizie periodiche.

A questi servizi basilari generalmente se ne affiancano altri, come:

• l’area riunioni dedicata a meeting, incontri e scambi;
• la sala corsi disponibile per organizzare workshop, seminari, incontri ed eventi;
• lo spazio dedicato a mostre ed esposizioni.

E’ possibile che i Coworking dispongono anche di una zona relax comune, provvista di un bar o di macchinette erogatrici di bevande e piccoli snack.

Alcuni di essi sono dotati prefino di uno spazio di babysitting e playground per bambini fino a tre anni, seguiti da un team preparato. Si tratta di una soluzione particolarmente apprezzata dai lavoratori dal momento che consente di conciliare efficacemente lavoro e famiglia.

Le società di coworking aderiscono in gran parte alla rete “Cowo” condividendone delle regole fondamentali come il rispetto della privacy, il tetto massimo dei prezzi e le norme di sicurezza.

Spazio coworking: quanto costa e perché funziona

Il Coworking ha successo perché consente innanzitutto di distribuire i costi. È una soluzione flessibile e low cost aperta a tutti. Essa permette di pagare le spese relative all’ufficio solo per le reali ore nel quale lo si utilizza. Basti pensare ai costi che un normale ufficio di 50-60 mq comporta: tra affitto, servizi (telefono, internet, luce, gas, ecc.), spese di gestione (manutenzione, pulizie, ecc.) e quote di ammortamento (attrezzature, arredamento, ecc.), il costo mensile può arrivare fino a 7/800 €.

Le tariffe offerte invece da un Coworking per una postazione di lavoro variano da città a città e da struttura a struttura, ma mediamente oscillano tra 15 e 20 euro per mezza giornata, 30-35 € per l’intera giornata, 300-350 € per un mese e così via. Per l'utilizzo di una sala riunioni il costo per due ore può oscillare tra 30 e 40 euro, mentre per la sala corso/workshop il prezzo può variare tra 40 e 50 euro.

Ma la convenienza economica, come si è detto, non è l’unico punto di forza del Coworking. Infatti lavorare a stretto contatto con altri professionisti permette di condividere le idee e il know how oltre agli spazi, di conoscere gente proveniente da altri contesti e con professionalità diverse. Il contatto con la diversità è sempre fonte di arricchimento personale, ecco perché chi ha scelto di lavorare in coworking continua a farlo.

Perché un contratto di coworking

Contratto di coworking: responsabilità delle parti

Il soggetto proprietario/gestore del coworking deve garantire 

• un ambiente di lavoro a norma di legge (previsione di vie di fuga e di circolazione, dotazione di un pianto elettrico a norma, assenza di barriere architettoniche, previsione di servizi antincendio, ecc.)
• l’accesso ai locali nei giorni e negli orari stabiliti;
• il funzionamento delle attrezzature (computer, stampanti, fotocopiatrici, ecc.) e dei servizi (connessione internet, riscaldamento, luce, ecc.).

Dal canto suo l’utilizzatore si impegna a svolgere all’interno dei locali attività lecite e a mantenere un atteggiamento rispettoso e collaborativo verso i presenti. Si assume, inoltre, la responsabilità per eventuali danni arrecati alle attrezzature o ai agli spazi concessi in uso.

L'utilizzatore con la sottoscrizione del contratto di coworking si impegna, infine, a sollevare il concedente da qualsiasi responsabilità connessa a: 

• furti o danneggiamenti eventualmente subiti dalle proprie attrezzature presenti all’interno dello spazio coworking;
• un utilizzo improprio e/o illegale di software installati sul computer dell’utilizzatore stesso senza che questi sia in possesso della relativa licenza di utilizzo;
• un utilizzo improprio e/o illegale della connessione internet da parte dell’utilizzatore.

Fac simile contratto di coworking

Tra le parti:
…………………..… con sede a ………………. In …………….. C.F. / P.IVA …………………….... di seguito anche “concedente”,

e il/la Sig./Sig.ra ….................................... nato/a a …................................. il ................... professione ............................ residente a ….................................... in via................................ C.F. / P.IVA …………..…….... E-mail ................................... Tel ......................... Cell. ……………

oppure:

la Ditta/Società denominata …................................ con sede a …………… in ................................. C.F. / P.IVA ……………………E-mail ............................................. Tel............................ Cell. ………………… nella persona del rappresentante legale Sig./Sig.ra …..........................................., di seguito anche “utilizzatore”.

Premesso

• che il concedente dispone di un apposito spazio dedicato ad attività di servizi denominato “Coworking” presso ……………………………..;
• che all’interno di detto spazio è presente inoltre una sala riunioni, una sala formazione …………….. (specificare altro, ad esempio una sala eventi, una sala esposizione, ecc.), come indicato nella planimetria dell’Allegato “….” al presente contratto;
• che l’utilizzatore ha interesse a usufruire dei servizi di postazione lavorativa temporanea e dei servizi comuni messi a disposizione dal concedente negli spazi succitati;

Tutto ciò premesso, le parti convengono quanto segue:

Il concedente autorizza il/la Sig./Sig.ra …............................. oppure la Ditta/Società …………………. ad utilizzare, per il periodo intercorrente dal giorno ...................... al giorno …......................, per la durata complessiva di ………. i seguenti servizi, nelle modalità di seguito riportate.

SERVIZIO DI COWORKING

Utilizzo di n°__ postazione/i presente/i all’interno dello spazio “…………………..”, come da premessa, attrezzata/e con:

• ……………………………….
• ………………………………
• ……………………………..

(specificare dotazioni e attrezzature presenti: scrivanie, sedute, prese elettriche, connessione internet, stampante, fotocopiatrice, armadietto, ecc.)

Si ricorda che in ottemperanza delle normative vigenti, ogni Coworker verrà registrato e gli verrà assegnata una password per l'accesso internet base.

SERVIZI CONNESSI

Lo spazio è dotato dei seguenti servizi aggiuntivi: una Sala Riunioni, una Sala Corsi …………….. (specificare altro, ad esempio una Sala Eventi, una Sala Esposizione, ecc.).

La Sala Riunioni, attrezzata con tavolo …. cm x … cm (max … posti), …. sedie, proiettore, connessione internet, ….………………… (specificare altro),  è utilizzabile nei giorni feriali e festivi dalle ore ……… alle ore ……… previa prenotazione. Il servizio è acquistabile a ore al costo è di € …… l’ora. Le ore non sfruttate non sono cumulabili.

La Sala Corsi, attrezzata con tavolo docente, ……. sedute, prese elettriche, connessione internet, proiettore, schermo e whiteboard, …………….. (specificare altro), è utilizzabile nei giorni feriali e festivi dalle ore …… alle ore ……… previa prenotazione. Il servizio è acquistabile a moduli di … ore al costo è di € …… l’ora. Le ore non sfruttate non sono cumulabili.

La Sala Eventi ………………………….

La Sala Esposizione ………………………….

UTILIZZO DEI SERVIZI

Tutti i sopraelencati servizi vengono erogati utilizzando lo stesso spazio e pertanto sono sempre disponibili nei limiti di orario ed alle condizioni specificate per ciascuno di essi, a meno di esaurimento della disponibilità che potrebbe essere causata dalla concomitante presenza di altri utilizzatori.

Le postazioni possono essere utilizzate esclusivamente dall’utilizzatore e non possono essere cedute a terzi a meno di esplicito accordo con il concedente.

I servizi di Coworking, Sala Riunioni, Sala Corsi e ………. possono essere pagati sia contestualmente al loro effettivo utilizzo secondo il tariffario riportato nell’Allegato “….” oppure possono essere preacquistati in pacchetti di accessi, sulla base di quanto riportato nell’Allegato “….”.

Lo spazio Coworking sarà a disposizione degli utilizzatori nei seguenti orari:

• nei giorni feriali dalle ore ……. alle ore ………..;
• nei giorni festivi dalle ore ……… alle ore ………...

Il concedente si riserva la possibilità di sospendere l’erogazione dei servizi nei seguenti periodi compresi tra il 1 Agosto ed il 31 Agosto, tra il 23 Dicembre ed il 2 Gennaio, nei giorni di Venerdì, Sabato, Domenica e Lunedì di Pasqua. L’utilizzatore si impegna da subito ad accettare tali sospensioni rinunciando da subito a qualsiasi pretesa risarcitoria o compensativa a carico del concedente.

RESPONSABILITA' DELL' UTILIZZATORE

L’utilizzatore si assume la responsabilità per eventuali danni arrecati alle attrezzature, ai locali o agli spazi concessi in uso.

L’utilizzatore accetta di sollevare il concedente da qualsiasi responsabilità, per furti o danneggiamenti eventualmente subiti dalle proprie attrezzature e/o arredi presenti all’interno dello spazio coworking, della Sala Riunioni o della Sala Corsi. L'utilizzatore s'impegna a non lasciare nella postazione denaro, computer portatili o altri oggetti di valore, sollevando espressamente il concedente da ogni responsabilità nel caso di furto, scasso, incendio danni derivanti da forza maggiore, rinunziando ad avanzare qualsiasi pretesa o richiesta di risarcimento danni.

L’utilizzatore dichiara di manlevare il concedente da qualsivoglia responsabilità dovesse derivargli da un utilizzo improprio e/o illegale di software installati sul computer dell’utilizzatore stesso senza che questi sia in possesso della relativa licenza di utilizzo.

L’utilizzatore dichiara di manlevare il concedente da qualsivoglia responsabilità dovesse derivargli da un utilizzo improprio e/o illegale della connessione internet da parte dell’utilizzatore medesimo.

L’utilizzatore si impegna a svolgere all’interno dei locali attività lecite e a mantenere un atteggiamento rispettoso e collaborativo verso i presenti.

Si raccomanda inoltre un comportamento rispettoso della privacy altrui, anche con riferimento alle altrui informazioni lavorative.

Nel caso in cui venga utilizzata la Sala Riunioni o la Sala Corsi, l’utilizzatore sarà tenuto a far rispettare anche agli altri partecipanti le regole comportamentali già richiamate.

Il mancato rispetto da parte dell’utilizzatore anche di una sola delle clausole previste dal presente accordo comporterà la risoluzione di diritto del contratto.

COSTI

L’utilizzatore è interessato all’acquisto di:

Postazione singola IL DAL AL DALLE ALLE

Costo € ALTRO (es. pacchetti):

Postazione condivisa IL DAL AL DALLE ALLE

Costo € ALTRO (es. pacchetti):

Nominativo coworker di condivisione:

Sala Riunione

Costo € IL DAL AL DALLE ALLE

Numero e nominativi soggetti partecipanti:

Sala Corsi

Costo € IL DAL AL DALLE ALLE

Numero e nominativi soggetti partecipanti:

Descrivere qui sotto il servizio richiesto se differente dalle opzioni schematizzate in tabella (es. ogni primo lunedì del mese, con pc o senza): …………………………………………………………………………………………………………………..

Il pagamento è da effettuarsi anticipatamente rispetto all’utilizzo del servizio, con bonifico bancario sul c/c n° ………… codice iban ………………….., o con altra modalità da stabilirsi.

Il concedente emetterà una fattura fiscale, a quietanza del pagamento, entro ….. giorni lavorativi dalla data di effettivo accredito della somma di cui sopra.

Per ogni e qualsiasi controversia fra le parti è competente in via esclusiva il Foro del concedente.

PRENOTAZIONE

Il servizio di postazione, previa verifica delle disponibilità, può essere prenotato con un preavviso minimo di …….. giorni, da esercitarsi con una comunicazione all’indirizzo ………..@............. o al numero di fax …………….

Il concedente garantisce la disponibilità del servizio solo ed esclusivamente quando la richiesta di prenotazione pervenga ai recapiti sopra specificati con un anticipo superiore a ….. giorni rispetto alla data prevista per l’utilizzo di tale servizio.

RECESSO

Le parti concordano di poter recedere dal presente contratto previa comunicazione scritta, con lettera A/R, con  …. giorni di anticipo.

Il concedente si riserva la facoltà di risolvere con effetto immediato il presente accordo nel caso un cui l’utilizzatore non dovesse attenersi alle predette regole comportamentali.

Il mancato rispetto da parte dell’utilizzatore anche di una sola delle clausole previste dal presente accordo comporterà la risoluzione di diritto del contratto.

Letto, confermato e sottoscritto:

Luogo e data

Firma concedente___________________

Firma utilizzatore____________________

I dati, raccolti e trattati dal concedente in ottemperanza alla legge, possono essere controllati dall’autorità' di vigilanza e sono utilizzati in forma anonima per fini statistici. Spettano agli interessati i diritti di cui all'art. 7 Dlgs. 196/2003. L'interessato può ottenere dal titolare del trattamento la conferma dell'esistenza o meno dei propri dati; può accedere ai medesimi; può conoscere l'origine dei dati nonché la logica e le finalità del trattamento; può ottenere l'aggiornamento, la rettifica o, se vi e' l'interesse, l'integrazione dei dati; può opporsi, per motivi legittimi, al trattamento degli stessi. Ricevute le informazioni di cui all’art. 13 del DLgs. 196/03, ai sensi dell’art. 23 del decreto medesimo, acconsento al trattamento dei miei dati personali.

Letto, confermato e sottoscritto:

Firma utilizzatore _________________

Si allega:

• copia del documento d’identità dell’utilizzatore;
• …………………………………
• ………………………………..