Copia autentica: come attestare la conformità all'originale di atti e documenti

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Quando si parla di copia conforme o copia autentica ci si riferisce sostanzialmente ad un atto o un documento del quale si attesta la piena e fedele conformità con l'originale. In questo post ti diciamo quando va richiesta, chi la rilascia e cosa bisogna fare per ottenerla.

Copia autentica: quando si rende necessaria

La copia autentica (o copia conforme) di un documento si rende necessaria quando un cittadino ha la necessità di esibire presso più uffici la medesima copia di un atto o quando il documento consegnato nell'ambito di un procedimento non viene restituito dall'amministrazione ricevente.

E' del tutto evidente che in questi casi il cittadino non può limitarsi a presentare una semplice fotocopia, visto che il suo contenuto potrebbe essere alterato rispetto a quello del documento originale.

Per questo motivo è necessario l'intervento di un pubblico ufficiale che dichiari che la copia è identica all’originale. Grazie a questo procedimento il cittadino ha la possibilità di non presentare documenti originali, bensì copie conforme degli stessi ma che hanno lo stesso valore legale dei documenti originali.

Copia conforme: quali tipi di atti può riguardare?

L'autenticazione documenti può riguardare

  • un atto pubblico (ad es. un atto notarile relativo ad una donazione o ad una compravendita immobiliare, una sentenza del Tribunale, ecc.)
  • un atto privato (un contratto, un titolo di studio o di servizio, una fattura, una traduzione giurata, un testo scientifico, uno statuto o un atto costitutivo di una società, ecc.)

Chi effettua l'autenticazione documenti

Si è detto che la copia autentica, detta anche copia conforme può essere validamente prodotta in luogo dell’atto o del documento originale. Ma chi può eseguire l'attestazione di conformità all’originale?

Questi i possibili soggetti:

  • il pubblico ufficiale che ha emesso il documento originale o presso il quale è depositato;
  • il notaio o cancelliere del Tribunale;
  • il responsabile del procedimento o il funzionario/dipendente competente a ricevere la documentazione, su esibizione dell'originale e senza obbligo di deposito dello stesso presso l'amministrazione procedente;
  • il funzionario incaricato dal Sindaco (presso l'URP e l'Ufficio Anagrafe del Comune), previa esibizione dell'originale dall'interessato.

A chi va richiesta la copia conforme di un atto

Partiamo dal presupposto che il cittadino che desidera ricevere da un pubblico ufficiale la copia autentica di un atto o provvedimento, deve necessariamente possedere l’originale del documento.

Ora se l'atto in questione riguarda, ad esempio, la compravendita di un immobile o una successione è chiaro che l'atto originale è in possesso del notaio che lo ha redatto. Dunque la richiesta di copia autentica dell'atto va avanzata allo stesso notaio. 

Se, invece, l'atto in questione riguarda un provvedimento di autorizzazione rilasciato dal comune (ad es. una concessione edilizia), la copia conforme non potrà che essere richiesta agli uffici amministrativi dell'ente.

Infine se l'atto riguarda una sentenza depositata presso un ufficio giudiziario, la sua copia conforme potrà essere rilasciata solo dal Tribunale che l'ha emessa.

Ma l'autentica di copia può essere richiesta non solo dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato l’originale, ma anche dal pubblico ufficiale al quale viene prodotto il documento.

Copia conforme all'originale: come si fa

Per ottenere una copia autentica occorre:

  • fare la fotocopia del documento originale;
  • presentarsi ad uno dei soggetti sopra indicati con un valido documento di identità e l'originale del documento o dell'atto di cui se ne chiede copia autentica (ad es. la fattura, il diploma di laurea, ecc.);
  • lasciare che questi attesti la conformità della copia all’originale.

A tal fine il pubblico ufficiale non deve far altro che apporre sul documento in fotocopia (generalmente in calce, altrimenti sul retro):

  • il proprio nome e cognome
  • la qualifica rivestita
  • la firma per esteso 
  • il timbro dell'ufficio
  • la data e il luogo

Se il documento in fotocopia è formata da più fogli, ciascuno di essi deve contenere la firma del pubblico ufficiale.

Attenzione: i dati, il timbro e la firma devono essere in originale. In caso contrario si avrebbe una fotocopia di una copia autenticata, che chiaramente non ha  alcun valore legale.

La copia autenticata non ha scadenza.

Richiedere una copia conforme ha un costo?

Questi i costi da sostenere nel caso in cui si richieda la copia autentica di un documento:

  • imposta di bollo di 16 euro. Se il documento si compone di più pagine occorrerà apporre una marca da bollo ogni quattro facciate (comprese quelle bianche). L'imposta di bollo non va corrisposta se ricorre un'ipotesi di esenzione, in tal caso è necessario indicare l'articolo di legge che lo prevede;
  • diritti comunali (se ci si rivolge al comune) o corrispettivo richiesto dal notaio.

La dichiarazione sostitutiva

L’Art. 19 del D.P.R. n. 445 del 2000 consente di sostituire l’autentica di copia con la dichiarazione di conformità all'originale. Si tratta di una dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà con cui il cittadino può attestare che è conforme all’originale:

  • la copia di un atto o documento rilasciato o consegnato da un’Amministrazione Pubblica;
  • la copia di una pubblicazione, di un titolo di studio o di un servizio;
  • la copia di documenti fiscali che devono obbligatoriamente essere conservati dai privati.

La dichiarazione può essere apposta in calce alla copia stessa.

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